林婷婷

摘 要：我国对教育十分重视，加快了高等教育的改革步伐，让我国高校建设开始遍地生花，高校开始成为盘活地方经济的关键手段。政府运用高校知名度在各地支持高校办学，推动城市的经济能力，让异地办学成为新时期高校发展的新方向。但是，在发展过程中，许多高校为了能够得到更多的资源以及为了学校自身的发展考虑，都在多个地区建立了不同的校区，这也就是说高校不得不面临异地档案管理难的问题，本文便以该问题作为主要研究对象，提出有助于高校异地多校区档案管理的方式方法，期望能够促进高校档案管理的便捷性和有效性。

关键词：高校;异地;多校区;档案管理;一体化

近年来信息化技术不断更新发展，如今的计算机不仅可以高效储存、快速计算，还能够实现光速传播，成为数据时代所不可或缺的关键设备和技术。在“互联网+”的时代，信息化技术是实现高校异地多校区档案管理一体化的关键技术，能够将高校档案管理工作由纸质统计，变为数字化统计管理，既能够保证数据信息的准确性，又能够保证数据信息的完整性，让数据信息能够被高校利用。同时，数字化统计管理能够保证档案管理和统计信息的实时性，比如档案调动等情况能够得到快速的上传数据并且进行整理。如今，众多校区内开始应用办公自动化管理系统，简称OA管理系统，还有UNMS管理系统等，让档案管理实现全新发展。

一、高校异地多校区档案管理一体化的重要性和现状

1.重要性

档案管理一体化即当档案或文档发生时起，计算机及网络技术便会对其进行数据收集工作，可有效避免档案重复记录及储存工作，该种管理方式从档案建立时起，到档案的保存节约大量的时间，且让管理人员能够以更加规范化的形式进行管理，因此档案管理一体化的模式对于高校档案管理具有积极的现实意义。高等教育院校为我国培养众多优秀人才，其发表的学术内容具有权威性和科学性，档案在教学过程中都能够作为重要理论依据。尤其是学生档案的统一化管理更为重要，能够清楚的知道学生学籍情况，减少查找过程。并且，对学生来说，档案往往跟随学生一辈子，是他们人生发展过程道路上很重要的东西，学校如果无法做好学生的档案管理工作，在学生档案管理过程中出现纰漏，不仅仅是对学校正常教学活动造成一定程度的影响，更是对学生的不负责任和对学生未来发展造成影响。因此，在高校异地办学发展时期，传统的档案管理公式已经无法有效适用，必须要学会利用大数据技术，对档案中的信息数据进行统一化管理，这对于高校异地办学也具有重要的现实意义，更是对学生和学校的负责表现，有利于推进高校的异地办学活动更有助于高校异地办学的发展。

2.现状

首先，高校异地多校区办学的档案管理混乱，主要原因是由于异地办学时间较短，管理制度没有主校区的完善。大多数异地校区都成立不久，很多配套设施和管理经验还不够完善，有待于进一步的提高。同时，异地校区在建校初期并未将档案管理延伸到学生的日常在校情况，学生的日常在校学习情况得不到及时反馈和落实，导致后期在整理过程中，信息缺乏全面性。其次，管理分散，不同校区甚至执行不同的档案管理标准，出现这种问题的主要原因是缺乏成熟的管理制度，由于我国档案管理一体化开展实践较短，所以并未有較为可借鉴的科学管理制度，以至于高校各个校区的档案都是自行管理，较为分散，逐渐该种形式成为管理的常态化，最后，管理效率低下，校区档案管理分散导致档案规整工作时间较长，不能再档案建立的一刻起开始进行收集，给后续的收集工作带来一定的困难。尤其是异地已经毕业的学生，相隔较长时间去打印自己的毕业证明时，异地校区无法办理，还需到主校区之内进行办理，十分浪费时间和资源。

二、当前高校异地多校区档案管理工作面临的困境

1.材料整理流程复杂，难以全面收集档案信息

高校异地多校区的特点是档案管理工作一个重要的难题，档案资料需要及时整合收集才能进行后续的管理，但是档案管理工作者目前面临的归档数量是非常庞大的，而且不同校区的档案在收集过程中也会出现混乱、无序等问题。这种情况对档案管理人员的挑战性比较大，而且结合已经归档的档案进行合并整理又是一项非常庞大的工程，档案管理工作人员的工作状态面临并校等问题是非常不稳定，大部分档案都不能按照原有的工作形式进行处理，工作本身要求工作人员具备较强的责任心和耐心，高校多校区合并的特殊情况让工作人员的工作强度不断提升，对其专业能力和心理素质是一个重要考验。目前 管理工作涉及到各个环节，收集档案信息的环节是最难处理也是最基础的，没有立卷的文件材料需要仔细查阅之后进行收集，并且对所有杂乱无章的档案进行梳理之后还要编写目录，安排具体的存放方式。档案管理人员面临庞大的工作压力很容易出现细节错误，档案信息容易出现交叉或者没有得到安全存放的特殊情况，这对高校学生和各个工作部门来说都是非常严重的事故，容易让后续的组织工作无法正常进行，学生们也会受到不良影响。目前档案管理组织工作环境比较松懈，高校负责人在并校过程中需要对各个工作环节进行排查，组织管理工作很容易出现空白，档案管理工作也比较容易出现错漏情况，档案工作人员面临的困难可想而知。

2.校区分散，档案难以实现集中化管理

因为异地校区比较多，所以档案信息比较分散，两校合并之后档案机关和教学主校区需要积极配合收集信息，校方领导层要重视档案管理工作，积极调整相关档案资料收集工作。但是目前档案信息过于分散，档案部门难以集中对其进行管理，维护档案的安全性和完整性是档案管理部门的主要目的，但是分散校区成为了档案管理工作的重要阻碍，部分档案无法收集，相关性质也无法保障，合并过程中档案没有一个固定的存放地点，将档案集中在一个地点进行管理的目标很难实现。原始院校大多数都在不同地区，而且相距比较远，分区管理的模式让校区档案形成了部分集中，整体分散的局面，高校发展过程中面临很多工作任务，档案管理工作和教学硬件配备、相关研究项目资金支持等任务相比受到的重视是比较弱的。校方没有给予足够重视就会造成档案管理工作的层次不同，工作效益也难以统一，影响了管理工作的有序进程。