王正阳

【摘 要】数字时代基建档案的表现形式、存储介质等与传统档案有着明显的区别，这也对数字时代基建档案归档提出了新的要求。本文简要分析了数字化背景下基建档案呈现的新特点，分析了归档问题及其原因，并提出了数字化背景下提升基建档案归档率的具体举措，为实现100%归档率提供借鉴和指导。

【关键词】归档率;基建档案;数字化概述

基本建设档案（简称“基建档案”）是指构成項目从规划、决策、设计到建设投产全过程中产生的具有保存价值的文件资料。“三率”（归档率、完整率、准确率）是衡量基建档案管理水平高低的量化指标。其中，归档率（实际归档的档案项目数/应当归档的档案项目数×100%）是前提和基础，没有归档率，完整率和准确率就失去了依托而无从谈起。为此，《企业档案工作目标管理办法》明确要求“归档率”达到100%。随着大数据、云计算、计算机信息技术的应用，基建档案管理步入了数字化时代，可以在电磁介质上存储，以二进制编码为主要存在形式，能够被计算机识别并被互联网传输的数字档案大幅增长。数字时代基建档案的表现形式、存储介质等与传统档案有着明显的区别，这也对数字时代基建档案归档提出了新的要求。

1数字化背景下基建档案特点

1.1数量多、高价值性

基建项目规模大、建设周期长，由此所产生的档案数量众多，少则数百卷，多则上千卷。此外，基建档案包括各种先进的生产工艺、建设理念，技术含量高，具有很高的参考利用价值。因此，基建档案归档突出表现为归档数量多，且具有很高的价值性。

1.2周期长、门类繁多

基建工程项目周期长，短则数年，长则数十年，这就使得基建项目档案归档工作呈现出长周期性，且，基建工作涉及勘察、地质、水文、消防、施工、设备安装等不同专业门类。综上，数字化背景下，归档的形式主要表现为纸质归档和电子归档。前者，主要是根据既定分类大纲做好纸质载体基建档案归档;后者，主要借助磁带、光盘、移动硬盘等设备归档，借助OA办公系统等软件以及“云盘”等平台进行归档。基建档案数量庞大、门类繁多、环节众多，增添了归档工作的难度，也对及时、完整归档提出了更加严格要求，需要基建项目监理单位、基建部门和档案馆共同签署收集归档审查意见，确保基建档案归档的完整性和准确性。

2数字化背景下基建档案归档问题及其原因

数字化背景下基建档案在数字环境下收集归档，还面临着传统背景下基建档案归档所不曾面临的问题。

2.1归档意识较薄弱

当前部分单位在基建档案管理中依然采用传统管理模式，很多单位基建档案仍然以纸质材料为主。随着单位基建档案信息化的不断推进，对基建档案工作也提出了更高要求，要求单位基建档案管理向数字化转型，推进档案数字化进程。但当前很多单位仍然沿用纸质存储模式，不仅不利于单位基建档案保管，也在一定程度上增加了单位基建档案的负担和风险，特别是在单位基建档案查询上耗时费力。数字化背景下单位基建档案管理应向数字化转型，而单位基建档案数字化转型需要软件设施和硬件设施支持。但配置软硬件设施及相关技术，需要单位给予一定的资金支持，而这部分资金很难在短期内看到效用。因此，很多单位对于基建档案数字化资金支持力度不足，导致单位设施配套不到位，硬件配置水平落后，不仅很难满足单位基建档案管理的现实需要，也在一定程度上制约了单位基建档案管理的现代化。

2.2归档制度不规范

档案资料缺少原件。基建档案一定要确保材料的原始性。从档案角度看，任何复制件都无法与原件相比，但在单位基建过程中项目施工方也非常注重施工过程中形成的一系列原始材料，但很多时候只是将复印件交给单位基建部门。由于单位基建档案管理人员无法直接参与到项目建设之中，对于收集上来的档案资料也无法用专业角度进行判断，很多重要的材料并没有收集上来，部分档案材料缺少原件，在一定程度上影响了单位基建材料的完整性、真实性和准确性。

3数字化背景下基建档案归档率提升措施

实现基建档案100%归档率，是基建档案工作的重要指标性要求，也是基建项目量化考核的重要考核因素之一。针对数字化背景下基建档案归档面临的形势和任务，要切实从思想、制度和基础等方面抓起，确保基建档案100%归档率。

3.1加强宣传教育，确保归档及时性

通过举办业务培训班、业务知识讲座等形式，利用微信、微博等新媒体平台，切实加强对基建项目施工单位、设计单位，以及监理单位档案管理人员的业务知识培训，尤其是要重点做好《档案法》《企业档案工作目标管理办法》等有关基建档案管理领域相关知识的宣传普及，还要明确针对每个基建工程项目制定的档案归档范围。通过宣传教育，不断提高基建项目设计方、建设方、监理方等各参与方对于基建档案，尤其是基建档案工作中的归档工作重要性的认识，形成基建各参与方在归档工作中的合力，提高基建档案收集、归档、移交的主动性。思想上重视，有利于加大基建档案归档软硬件设施的投入资金力度，以及专业人员力量配备，为基建档案及时归档奠定扎实基础。

3.2把握形成环节，确保归档完整化

根据基建项目档案形成环节的不同，以及不同环节归档的要求和内容的差异，切实做好各个环节档案资料归档工作，确保“应档尽档”。一个基建项目资料一般按照可行性研究应、工程设计、施工、监理、竣工验收、概预算、审计结算等顺序进行整理立卷归档。此外，还要注重每个环节中的归档细节，例如，竣工验收环节，要确保施工图完备、材料目录属实、竣工图逐一加盖竣工图章及施工单位名称印章;制作归档审查表，包括工程名称、工程地点、施工单位、监理单位、设计单位、勘察单位、工程基本情况、归档情况，以及监理单位、基建部门、档案管理部门三方意见。

3.3完善规章制度，实现归档规范化

基建项目建设周期长、参建主体多，使得基建档案数量庞大、类型多样。为此，首先要将档案管理纳入合同签订范畴，约束各方在基建项目中关于归档的责任承担，以及相应的违约责任。其次要根据每一个基建项目的实际情况，制定详细的归档细则和归档范围，明确工程项目阶段，不同阶段的归档文件、归档单位，以及归档移交人、接收人和具体日期，并针对各个环节所产生的文件材料特点，明确相应的归档责任主体和责任人。要求档案管理人员提前介入，根据基建项目建设进度，实时做好基建档案移交归档。

3.4夯实归档基础，实现归档信息化

为适应数字化背景下基建档案归档工作的实际需要，应大力推进信息化建设进程，建立基建档案数字化管理平台，配备相应的基建档案管理软硬件设施，按照《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》《电子文件归档与电子档案管理规范》《中国档案机读目录格式》等，对及时收集到的基建档案进行数字化信息采集、录入、归档。细化基建档案归档流程，建立具体的基建档案目录数据库，确保应归尽归，防止基建文档遗失。

4结语

数字化时代对单位基建档案管理工作提出了更高要求，也为单位基建档案归档率提升提供了现实条件，各类单位应充分重视基建档案管理工作，并从单位基建档案归档工作实际出发，制定和完善单位基建档案归档相关制度，大力推进单位基建档案数字化管理平台建设，更好地发挥单位基建档案的独特作用，推动单位的建设和发展。

参考文献：

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（作者单位：辽宁恒鑫源工程项目管理有限公司）