董婉婷

摘 要：怎样做好医院电子文件的长期保存工作，成为医院电子文件工作当前急需解决的问题。本文详细的分析和研究医院电子文件长期保存工作中存在的问题，如电子文件流失相对严重、储存载体不安全、思想认识不足、管理工作滞后等方面的问题。并提出有针对性的对策，为我国医院电子文件长期保存工作提供一定的借鉴。

关键词：医院;电子文件长期保存;发展战略

随着信息化时代的到来，医院的文件管理方式也越来越多样化。促进了电子信息技术的广泛应用，使文件保存管理从传统的手工管理模式向电子管理模式转变，通过科学、合理的分类等方式变得不断完善，因此，医院电子文件的长期保存将会提高医院综合管理能力。目前，我国的医院不断加快信息化的建设，非常重视新技术的应用。

一、医院电子文件保存的要求与特点

电子文件是在数字化终端设备和环境中生成的文件，一般以数字形式存储在硬盘、磁盘等载体上。一般主要依赖于计算机来读取和处理，并且可以通过通信网络传输，方便查找相关文件，大大提高了工作效率。医院电子文件主要是指医院行政部门根据工作需要，进行发布的、各职能部门创建的电子文件。这些电子文档主要应用在医务人员和患者之中，在医疗数据的收集和查询以及工作的传输中起着重要的意义。医院电子文件保存的形式具有多样化的特点，主要包括文本、图像、视频、音频等。但是，为了确保在查询和使用中的方便，需要根据不同的形式和类别进行科学的、严格的保存。我国医疗相关法律法规规定，医疗机构门诊病历保存期不得少于15年，住院病历保存期不得少于30年。此外，由于醫院在日常电子文件长期保存工作中，存在科室多、种类多等特点，因此，准确科学地分类对于电子文件的整理与长期保存至关重要。

二、医院电子文件长期保存工作存在的问题

1.电子文件流失相对严重

医院的电子文件保存有其自身的特殊性、复杂性。许多的相关人员没有形成电子文件归档和保存的概念。有些科室或部门的对待电子文件没有科学、合理的保存规章制度，没有按照分类进行科学保存，仍然处于随机存储状态，导致电子文件一直都是“自生自灭”，甚至是被随意删除。此外，在进行回查电子文件时，事后也存在没有进行记录登记，如果没有对文件进行备份，如果计算机受到病毒的感染，将会导致电子文件无法找回。

2.存储载体不安全

电子文件作为新产物，已经被各大医院接受和使用。然而，没有明确规定电子文件保存的范围。对于有价值且已经过处理的电子文件，没有得到适当的分类、收集和识别，只是被转换成电子形式。由于医院在信息化设计方面，没有与本医院的实际情况相匹配，也没有考虑电子文件本身的特殊性，电子文件只存储在计算机的硬盘上，很可能会受到长期存储和病毒侵害等问题的考验。如果系统管理规则不能很好地建立，损失可能无法弥补。

此外，在电子文件管理过程中，医院相关管理人员在选择存储载体时过于随意，不够严谨，很容易造成电子文件的丢失和损坏。如果电子文件直接存储在硬盘、u盘、磁盘等载体中，一旦系统出现故障或被病毒感染，硬盘或u盘中的电子文件将被损坏，造成无法挽回的损失。此外，由于磁盘、硬盘等属于精密设备，一旦被刮伤、折叠等损坏，直接导致不能被读取和使用。在使用过程中，它还会导致电子文件信息的丢失的可能性。这些问题的存在将影响电子文件保存和管理的安全性。

3.思想认识不足

在电子计算机和网络设备应用融入档案管理后，纸质文件逐渐被具有独特优点的电子文件所取代，并在医院中得到了广泛应用。然而，许多医院工作者对此并不重视，他们的思想认识过于传统保守，对信息技术保存方式不放心，认为纸质文件保存起来还是比较安全。因此，他们不愿参加相关培训，不接受新事物，仍然是以原有的旧方式对待文件保存管理，对医院电子文件的长期保存产生不良的影响。

4.管理工作落后

目前，对于电子文件的保存，国家没有制定具体的法律法规。许多医院在电子文件管理中，只停留在原始纸质文件的管理水平上，没有科学、合理、规范管理规章制度来规范电子文件的归档和保存管理。此外，虽然有些医院有管理规章制度，但在实际操作中却不能与计算机相融合，导致在最终操作时，出现许多不协调、不融合的局面。医院电子文件保存管理工作并没有跟上计算机技术发展的步伐，这也成为医院电子文件归档和保存进展缓慢的重要因素。

三、医院电子文件长期保存工作对策

1.严格鉴定电子文件的真实性

首先，在归档电子文件之前必须对其真实性和完整性进行严格验证。由于电子文件存在不同类型的格式，一定要科学、合理的进行分类的保存医院电子文件。例如，一般采用JPG格式来保存图片类的电子文件;采用DOC格式保存文本类的电子文件;采取AVI格式来保存视频类的电子文件。并且在同一格式之前，确定电子文件对格式的可读性与完整性，避免归档保存之后，电子文件出现不完整和缺失的问题。此外，医院对电子文件应当重视文件归档，档案管理人员在进行归档管理时要对电子文件进行认真鉴别，保证电子文件的真实性，以便日后保存的文件方便查找。

2.有效提高电子文件储存载体

在医院电子档案管理中，电子文件的归档依赖于存储载体，因而存储载体的安全性会直接影响到电子文件的归档管理，可以通过以下两种方式确保电子文件存储载体的安全性：（1）加强对存储载体存放环境的保护。电子文件的存储载体有一定的使用期限和使用寿命，而且对气温、湿度等环境因素有一定要求，一旦存放环境不利于存储载体的存放，存储载体就有可能产生损坏，因此一定要严格把控存放环境，确保存储载体得到最好的保护。（2）尽量降低意外情况对存储载体的影响。电脑故障或者病毒感染等意外情况都会影响存储载体，轻则部分电子文件损坏，重则遗失全部电子文件，管理人员可以通过备份电子文件、设置防火墙和防止改写保护程序等途径来降低意外情况对存储载体的影响。另外，可利用云技术保护重要资料信息，将相关信息存储到云端。即便存储载体出现问题，也能从云端调入相关数据信息，保证数据信息的安全。通过多种途径实现电子文件存储，进一步提升电子文件存储安全性。

3.提升电子文件的归档与保存意识

针对医院管理人员，应当加强电子文件归档管理意识，应对其明确电子文件的收集范围，规范归档管理工作，使其详知电子化办公等工作软件，通过有力的管理措施，从而使医院相关管理人员能够有效提高归档意识，有益于提升医院电子文件保存工作效率。（1）定义电子文档的收集范围。根据我国电子文件归档管理的规定，结合医院的实际情况，界定电子文件归档管理的范围。（2）规范电子文件的归档管理。加强管理人员工作的规范化，制定相应的规章制度和归档管理工作流程，使其了解自己的工作职责;（3）熟悉办公自动化等软件，促进管理水平的提高，使他们能够熟練使用办公自动化软件。通过以上加强各种措施，医院档案管理人员可以有效提高电子文件归档意识，从而使电子文件保存管理更加顺利。

4.加强电子文件保存的保密管理工作

由于各医院都有自己特殊而重要的电子文件，为了避免这类文件被人破坏，档案管理人员应做好电子文件归档的保密处理工作，确保电子文件的管理不受影响。例如，可采用最先进的加密技术。加密的电子文档，其存储载体或配件需要标记能够反映其检索内容的标记。考虑到部分医院的电子文件可能涉及患者隐私，载体和配件应特别标明保密期限和加密级别等。医院档案管理人员在对如此重要的电子文件进行加密的基础上，还应按照保密法律法规的要求进行科学合理的管理。加密的归档处理，确保每一份重要的、特殊的电子文件都不会遗失。

四、结语

电子文件整理和保管是一项技术性很强的工作。它涉及计算机技术、保管环境、耐久性、可靠性等多项技术指标。因此科学地整理是电子文件提供利用的前提，否则，电子文件会因技术、设备等原因在保存后而无法读取和查询。电子文件档案管理和保存工作，也是医院档案管理的重要关注点，要求档案工作者要严格执行文件保存的规定，要充分了解电子文件档案管理工作流程，进行科学的分类管理，关注解决电子文件保存管理实践中可能遇到的细节问题，对档案管理和医院的发展起到了重要的推动作用。

参考文献：

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[2]陈继英.医院电子档案管理系统浅析[J].中共乐山市委党校学报，2018

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（作者单位：济宁市第一人民医院）