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一、X县政府办公室秘书人员的基本情况

在中办1980年出台的《关于中央领导同志机要秘书工作的暂行规定》中就明确规定，正省部级以上领导才可以配专职秘书。所以本文中的“基层秘书”，并非指的是在县乡、(镇)、村中担任专职秘书的人员，而是指在党政机关中承担秘书职责的人。比如在县委、县政府、人大、政协、检察院、法院和各乡镇的办公室工作的人员，还有在各村的包村干部，他们都承担着秘书人员“书办谋管”的职能，所以都可以称之为基层秘书人员。X县的党政机关众多，机构设置完善。所以涉及到的秘书人员数量较多，其职能范围和工作内容也存在一定差异，所以笔者选取X县政府办公室秘书作为主要研究对象，来分析基层秘书工作的主动性。政府办公室共36人，分为三个类型。

首先，政府办公室的领导班子由7人构成。均为男性，有三位的年龄在37——40岁之前，这几位均为本科学历；有四位的年龄在40岁以上，这几位均为大专学历，并且毕业后的初始工作均为教师，因为教师的文字水平较高，所以便被调到了政府办公室工作。这7位政府办公室的领导，虽然因为在办公室担任主任或副主任的职务，但是政府办公室的工作都是围绕着县长展开，所以这7位办公室领导的工作同样是秘书工作，只不过相较于其他秘书人员，这几位可以称之为高级秘书，因为他们的职能已经从“书办为主”转为了“谋管为主”，在日常工作当中，这几位主任更多的是把领导交办的工作派分给下面的科长和科员，自己负责管理和监督工作。

其次，政府办公室一共有12个科室，每个科室都有一个科长。这些科长一属于职能较为全面的秘书，他们既要负责文字材料的拟写与办文办会办事，又要负责所在科室的管理工作。同时其中有些科长还属于领导的专职秘书，所以也要承担专职秘书的工作。

最后，办公室有12个科室，每个科室都有1到3名科员，这些科员主要负责“书办”的工作，对于“谋管”方面的工作涉及较少。由于各个科室的职责不同，所以各个科室的秘书人员所承担的秘书工作也各有侧重。

(1)研究室的工作围绕县长进行：在“书”方面主要负责综合类文稿(将下面科室的文稿进行整合)、讲话稿、报告、信息等。在“办”的方面，所有县长接收或者下发的文件都经由研究室传递、沧州市的研究室和信息部门所需要的材料也由研究室整理而出。筹办政府全体会议、政府常务会议、政府办公会议、县长碰头会等县长参加的会议都需要研究室的准备和参与。由此可见，研究室的工作在对县长负责的同时，既要面对市里的单位，也要面对下面科局。工作重要而且繁多，研究室的秘书人员平时工作繁忙，压力很大。

(2)行政科的工作以“办文”和“接待”为主。在办文方面，行政科就是整个政府办公室的文件中转站。所有发出的公文都从研究室形成，所有需要各单位领取的文件都问行政科领取。在“接待方面”，所以参加政府全体会议、政府常务会议、政府办公会议、县长碰头会等的人员有行政科接待，市里的检查组、其他来访人员都由行政科接待。所以，行政科一边要和各种文件打交道，一边要和各种人打交道。行政科也会写文，一般以通知类的为主。

(3)研究室和行政科属于综合部门，而其他科室有各自负责的专项工作。他们有些科室服务于某一副县长，在工作职能上，同样以“书、办”为主，几乎不涉及“谋、管”。他们的写文的类型也主要集中于通知和纪要。因为县长和副县长所下达的工作任务有这些部门开始落实，所以他们的文字材料主要是告知下级如何落实的通知

二、X县政府办公室秘书人员发挥主动性的现状

很多人把秘书人员定义为“领导的助手”，并且认为“被动性”是秘书人员的一大属性，这就造成了很多秘书人员在工作中缺乏主动性。笔者通过对X县政府办公室36位秘书人员进行调查和访问，发现基层秘书人员在工作过程发挥着一定的主动性，但是在某些方面也存在着主动性不足的情况。因为基层秘书人员的工作多数以“书办”为主，很少涉及到“谋管”，所以笔者将从“书、办、”两个方面依次分析。

(一)书：文字工作

文字工作是政府办公室秘书人员工作的重中之重，在政府办公室的12个科室中都会涉及到文字材料工作

1.在“书”中发挥主动性主要体现在两方面：一是语言，公文语言具有严肃性、不能过分华丽、标新立异，所以文公读起来都大同小异，可是在实际工作中，秘书人员往往会就一个主题或者材料拟写多篇公文，又或者很多领导会针对同一个问题来谈话，这两种情况都要避免出现雷同的公文，以免给领导带来尴尬和麻烦。政府办公室秘书人员在拟写文字材料的时候往往能发挥主动性，在公文语言多留心，多创新。二是材料，在领导讲话稿、调研报告、请示等文字材料拟写的过程中会使用一些材料来说明问题，这时候政府秘书人员也能够在众多材料中去粗取精，选出最适合的材料和事例。在公文拟写的过程中，X县政府秘书人员往往能够发挥在语言和材料的使用上发挥主动性，使文字材料达到领导的要求。

2.在“书”中缺乏主动性就表现在调研报告的拟写上。政府办公室有以文辅政的职能，要在总结和报告中发现问题、为领导提出建议。秘书人员应该在日常工作中发挥主动性和创造性，把发现的问题或者建议形成总结报告交给领导，发挥以文辅政的作用。因为秘书人员是最靠近领导的人，应该通过文字材料发挥参谋辅助的作用，但是在实际工作中，X县政府近8年来的调研报告和总结，都是在接到领导的任务后被动行文，没有一篇是秘书人员主动发现问题、提出建议的。所以，在以文辅政方面，基层秘书人员极度缺乏主动性。

(二)办：办文、办事、办会

1.灵活协调，发挥主动性

X县县长政府经常开的会议有政府常务会议、政府办公会议、县长碰头会、民主生活会，在这些会议当中往往需要报告和发言稿等文字材料，同时会务信息的传递有需要与各部门沟通协调，所以办文、办会、办事往往是相互交织的。在这一系列复杂的过程中经常会出现很多矛盾和意外。X县政府办公室的秘书往往能够主动协调，化解矛盾。以下是真实案例。

原定在2018年7月4日下午2:00举办政府办公会，县长和7位副县长将在会上讨论环保工作，可是在当天11:00的时候县长突然通知各位副县长秘书提交一份副县长近期的工作报告，以便下午的会议上更好地部署工作。当研究室的小王通知各副县长秘书时，他们表示现在正在准备一份市里需要的紧急材料，没有时间提交报告。市里所需的材料重要且紧急，下午县长又需要了解现在副县长们的工作情况，各位副县长秘书分身乏术，纷纷抱怨说根本完成不了，这时小王当机立断，通知各位副县长秘书把各位副县长近期的工作用几句简短的话分条列项的概括起来，交给小王汇总。就这样，各位秘书副县长用了十几分钟的时间就把信息发给了小王，小王利用中午的时间便把信息整理汇总完成，交给县长，既确保了下午会议的正常召开，也按时提交了市里所需要的材料。

政府办公室是一个综合性极强的部门，高强度和高要求造就了秘书人员的高素质，所以在日常工作中，基层秘书人员往往能主动协调，灵活办事。

2.重标轻本，缺乏主动性

虽然在办事的过程中，X县政府的秘书人员往往能主动的去沟通协调，但是从长远来看，大多数的秘书仅仅被动地完成领导交办的任务和指标，但是常常会忽略是否达到了数字背后的效果。举一个真实的案例来说：为响应中央的号召，X县大力开展扶贫工作。为了做到精准扶贫，政府办公室的一些秘书人员也被分配到了相应的扶贫任务，任务规定了工作人员要深入贫困户了解情况、多次探访，以帮助贫困户脱贫。可是大多数的工作人员只是按时地去贫困户家里探访、聊天、拍照。从表面上看，这些人员确实是完成了上级交代的任务，但是并不能真正地帮助贫困户脱贫，甚至还引起了群众的反感。像这样的现象：只注重表面数字，却不能达到背后利国利民的效果，在基层秘书人员的工作中比比皆是。不管是写调研报告、接待来访，还是上传下达，秘书人员只顾眼前，便只能造成一个繁盛却又空虚的假象。每一个秘书人员只是被动地管好自己的一亩三分地，便会使百姓的利益大打折扣。

三、基层秘书缺失主动性的原因

秘书人员并非完全没有主动性，在基础工作中大多数的秘书都发挥着主动性，但是在更重要、更长远的工作上，秘书人员的主动性其实是缺失的。造成这种现象的原因有两个方面。

一方面是因为秘书人员自身的品德和能力低下，多数秘书人员是因为缺乏高尚的情操和忧国忧民的情怀，自私自利，总是希望工作能轻松一些，不愿意去主动承担责任；还有一些秘书人员也有理想和抱负，但是自身能力不足，没有主动发现问题的能力，哪怕发现了问题他也无力解决。这便造成了自身的主动性缺失。

另一方面是因为上级的管理存在问题。现在基层过于强调问责制，只要出现问题，就一定会追究负责人的责任，影响责任人的薪资和升迁，所以在领导身边的基层秘书全都人心惶惶，害怕自己负责的工作出现纰漏，从而无暇顾及其他长远工作。同时，问责的标准是冷冰冰的数字和指标，而不是真正的人民福祉，所以秘书人员千方百计地达成领导下达的任务指标，而忽略是否这些数字可以达到想要的效果。