(重庆理工大学 重庆 401320)

一、导论

(一)引言

2015 年 9月，国务院颁布《国务院关于加快构建大众创业万众创新支撑平台的指导意见》中明确要求“允许将电子发票作为报销凭证”，这保证了电子发票与纸质发票拥有相同的的应用效力；后续国家出台了多个文件指导电子发票的流通。随着电子发票的推广，传统纸质发票的会计核算办法在处理电子发票时就出现了一些新的问题：在会计实际工作处理中难以保证其入账的唯一性等。现在国内各企事业单位针对电子发票重复报销的问题还没有研发出成熟的系统应用于实际，因而本文基于A公司现有的报销情况，针对其电子发票报销问题提出解决办法，对实务工作中具有一定的借鉴意义。

(二)国内外文献综述

袁显朋(2017)总结提出推行电子发票的优点在于提高工作效率，降低发票运行成本，提高纳税遵从度，保护消费者权益，为国家决策提供数据支持；障碍在于安全问题，会计核算问题，信息档案的管理问题几个方面；并从电子发票的法律地位，建立电子发票服务平台等方面提出了建议。于蔚、李倩(2018)在《内控与审计》中综合对比建立 EXCEL电子发票报销台账和建立电子发票报销管理系统后，认为电子发票报销管理系统更有利于高效便捷的处理电子发票重复报销的问题。首都经济贸易大学葛增林提出将电子发票系统与企业 ERP 系统协同对接，并模拟设计了对接流程，建设性地针对可能发生的问题提出了自己的解决办法。国内学者围绕电子发票报销的问题大多都提出了会计工作者核验难的问题，以及通过设计相关的查验系统的办法。但是实际操作中大多仍停留于理论设计阶段，因为适用于企业的系统开发困难，且存在跨区域数据对接核查、以及开票信息上传及时性等诸多问题。

美国在电子发票应用上走到了国际前列。上世纪 60 年代末率先在航运业使用电子数据交换系统(EDI)。EDI是一种在企业、银行之间通过点对点或互联网方式传输订单、发货和银行结算等信息的无纸化贸易系统。2013 年初，美国在采购环节推广电子发票，目前大约有80%的大公司应用电子发票系统。

二、内部控制和电子发票理论概述

(一)内部控制理论概述

企业内部控制是企业为达到特定的目标，由主体对客体发出的控制，存在于企业内部的各个方面，凡是具备约束、监督、引导、权衡的因素，都可以认为是内部控制的一部分，发挥制约力。内部控制理论与会计、审计紧密相关，审计的研究为会计提供指导，会计工作又会推动内部审计的变革，两者相互“缠绕”是为了形成内部控制结构，更好的服务于企业的生产经营活动。同时也保证了企业财务报告和会计信息的真实可靠性，确保企业内部人员遵循本企业的规章制度，使得企业经营活动正常运行。通常包括内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督在内的一系列自我约束，自我调整，自我规划，自我评价以及自我控制，贯穿于企业全部生产经营过程，可以在很大程度上降低企业在生产经营过程中所面临的风险。其中控制活动是以控制环境和风险评估为基础建立起来的所实施的控制程序；而本文主要是通过分析A公司现有的报销制度从控制活动的角度发现相应的报销控制程序存在的问题并提出改善方法。。

(二)电子发票理论概述

电子发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，以电子数据为信息载体的用于开具、传递、存储的收付款凭证。电子发票采用全国统一编码，统一技术防伪，由各地区主管税务局为发放主体提供给需求方使用，开具模式主要包括：通过电子发票服务平台开具电子增值税普通发票；通过增值税发票升级版系统开具电子增值税普通发票。

电子发票具有无纸化的特征，是增值税普通发票的无纸化形式与电子影像，因而理论上可以减少森林砍伐与发票的印制、领用、缴销等环节，但是实际工作仍旧需要打印纸质的报销，并没有避免森林的砍伐；信息化特征，其的推行实现了开票信息与税务管理的互通，使得数据开具、传输、信息的传递更便捷，也更利于国家税务机关对网络交易的监管；统一化特征，由国家税务总局统一发放，其发票号码进行全国统一编号，采取统一的防伪技术，且都有税务局的电子签名机制。

三、A公司及现有报销制度分析

(一)A公司简介

A公司是国有企业的全资子公司，物资贸易公司注册资本1000万，主要经营业务有钢材、管件、电解铜等大宗物资、油料、有色金属销售等业务，采取以销订购的经营模式。

(二)公司报销制度

公司大致的报销流程是：报销人粘贴报销单据并填写费用报销单→部门领导审核签字→分管领导签字→董事长签字→财务报销人员审核制单→财务主管审核→出纳付款。

各类报销严格按照公司文件控制支出事项和金额，若有特殊情况，需要写情况说明相关领导审批同意以后才能报销。差旅费报销中，严格控制出行标准，出差期间的费用票据日期只有与出差的期间相吻合的才可以根据文件规定在标准内报销。食宿超出标准、不属于出差期间正常活动范围的不予报销，鼓励员工乘坐公共交通工具，尽量开取增值税专用发票。

报销的发票必须是三个月内的，否则不予报销。此外电子发票需打印出来，报销人和部门经理都必须要在上面签字，以示对报销票据负责。

(三)现行报销制度执行情况及问题所在

1.执行情况

在制度执行过程中基本遵守了报销流程，报销审批均是线下审批，不存在不遵守流程违规报销的情况。但是以下几种情况存在较大问题：

(1)只能报销3个月内发票：由于报销延迟、报销单据填写不合规、领导公差无法签字等原因可能会导致超出票据超出报销期限。

(2)员工对报销新规执行不到位：新规发布施行后，员工仍旧遵循旧规报销，因此经常出现即便流程完备但是到了财务也不能完成报销的情况。从而导致需要报销的员工意见大，容易产生沟通上的摩擦的问题。

2.电子发票报销存在的问题

(1)电子发票核查作量大且没有效率

日常电子发票的报销由于没有相应的系统对接，只能由财务报销人员去查验发票的真伪以及是否重复报销。通过国家税务总局全国增值税发票查验平台查验，但需要输入发票代码、发票号码、开票日期、开具金额(不含税)、验证码多个信息。而全公司的报销电子发票量大，加上查验真伪耗时长，因此工作效率低。其次对于检查电子发票是否重复打印报销的问题就更加困难了。财务人员经手大量的的报销，再者需要检验是否重复，在没有系统的情况下，用EXCEL输入统计筛查，工作量太大，因此难免疏漏

(2)电子发票延迟申请开具，开票日期不等于业务发生日期

这个问题在差旅费报销中比较突出，因为现在滴滴打车、神州优车等打车及车辆租赁很方便，出差时员工也经常使用。但是由于这些出行的发票都是要自行提申请开具发票的，工作人员由于出差工作的缘故经常会忘记当日出行后及时开票，就会导致发票日期不在出差期间，因而到财务审核时就会出现问题。这样一来，不报销的话员工得自行承担损失，势必不满。但是如果类似的情况也予以报销的话就会违反财务制度，会影响报销制度在内部控制上的效力，个别员工可能会钻空子乘机报销无关费用。

(3)对于报销的费用是否用于公务更加难以把控

开票只需要在活动发生时、提供公司税号等信息便可以开票。比如汽车加油开票，给私家车加油也可以在网上提交公司税务信息，开具公司抬头的发票拿到公司报销。类似的行为财务人员是无法分辨的。

以上所有存在的问题都会影响到公司对费用、资金使用的控制，会严重的影响公司的内部控制活动的实施，给公司造成损失。

四、从内部控制角度的针对性意见

(一)发票重复报销问题

1.建立报销票据Excel台账。报销的电子发票员工先自行查验后将相关信息登记在公司统一使用的电子发票台账中，以便核查。其中开票日期，报销日期，活动内容必填，这样也有助于员工自行检查发票是否超出三个月的报销期限。这个检查可通过在台账中的开票日期输入公式进行限制(开票日期与录入台账的日期不得超过90天)，严格限制逾期发票报销。如果是差旅的报销也可以设置出差期间和票据期间的核查参数(若不一致则无法录入)，因为差旅费信息中机票，火车等票据日期是活动实际发生的日期。这样一来也有助于员工自查报销单据填写问题，而且也方便财务人员的核验。

2.二级复核。员工在录完电子发票信息后申请部门负责人签字同意时，部门负责人就要对报销发票进行复核(是否录入台账、抽查重复情况)。最后到了财务审核制单报销时，财务人员在进行一次搜索复核、查重。少数领导和部门负责人的电子发票由监审处人员进行一级复核，财务进行二次复核。

3.制定并实施相应权责划分明确的内控制度。出具文件明确说明相关人员(报销人员、审批人员)对票据负担的责任，如若重复报销票据或者报销非因公发生的票据要全额退还报销金额并做出相应的处罚(罚款、通报批评等)。

(二)票据日期不等于实际业务发生日期问题

首先外部开票问题上希望相关部门可以就此问题提出解决方案，比如在客户订购相关货物、服务时就针对发票开具提交相关信息，然后履约完成后平台自动开具票据并根据客户的联系方进行传送。

由于针对此问题外部环境不可控，本文关注的重点是公司内部控制角度的解决方案。内部控制上来说还是只能依靠制度的设置、施行来影响员工，让员工注意及时开票报销。当然，考虑员工难免会出现遗漏、忘记的情况。在制度推行初期还是要给员工一个适应期，比如在制度推行的前3个月，特别是差旅活动产生的电子发票可以宽限开票日期晚于实际活动发生的2日内且不超过重大金额标准(具体标准依据公司实际情况设定)的可以予以报销，让员工形成及时开票的意识。3个月过后，一律不报销。

(三)报销票据是否用于公务问题

针对此问题，目前企业实际工作中大多都只能依靠员工的自觉性来回避，但是今年由于经济形势略紧不少国企效益下降，福利待遇下降、工资低，可能会诱使员工通过报销非因公开支费用损公肥私。公司也可以在报销时对报销单据作出要求在一定程度上规避此问题。例如报销滴滴打车发票时提供相应的行程单，部门用车报销特殊零星油票报销时附用车单等。当然了这一列的措施都需要公司各相关部门的积极配合、衔接。

文章以上观点，均来是结合实际工作情况做的分析，仍旧存在不足。但就针对电子发票的实际报销问题有一定程度上的借鉴意义。