老年大学学籍档案管理问题研究

2020-01-10

中文信息 2020年11期

（山东省青岛市黄岛区老年大学，山东青岛 266400）

引言

当前在我国，老年人口的数量逐年上升，人们的生活观念也在随着时代发展不断变化，教育事业不断深化，越来越多的人开始重视终身发展的教育，老年大学得到了人们的认同及推广，其为老年人提供了接受教育与学习发展的平台，有效地为其丰富了晚年生活，可以说老年大学的设立有非常重要的社会意义，然而由于老年大学隶属于政府相关部门所开展的公益性事业机构，导致其实际的教学管理工作存在许多不足之处，学籍档案管理尤为突出，其严重影响了老年大学运行的质量及效率，因此，为了能够促进老年大学教学管理的科学化、专业化及规范化发展，相关人员必须要重视对于学习档案的管理工作，从而有效推动老年大学教学与管理的实际水平提升[1]。

一、老年大学学籍档案管理工作中存在的问题分析

1.对学籍档案管理缺乏认识

老年大学学籍档案管理工作中存在许多不足之处，其中教学管理人员对于学籍档案管理工作的认识不足，不够重视较为显著，多数老年大学都普遍存在这一问题，其并没有正确认识到学籍档案的重要作用，其多数管理人员都认为老年大学并非像普通院校那样开展正规的学校教育，其所针对的教学对象并不存在就业以及升学压力，因此导致对于学籍档案管理工作并不具备健全完善的管理机制，且没有针对其进行人员及设施的合理配置，很容易造成老年人的学习档案信息缺失或错漏等问题提出现，严重影响了老年大学教学管理水平的提升。

2.档案管理方式相对落后

由于认识上的不足以及思想上的不重视所影响，学籍档案管理工作在实际的开展过程中，并没有针对其进行过多投入，而是沿袭着传统的纸质档案管理方式，通过纸质档案的整合归档进行资料的储存，这就为学籍档案实际的整理保存以及查询调档等各项工作带来了诸多阻碍，从而使学籍档案等资料的实际价值难以发挥，并在很大程度上增强了学籍档案管理工作的成本，在此基础上，部分老年大学已经逐渐开始尝试档案的信息管理，其主要依靠计算机进行档案资料的录入与存储，但由于并不具备完善的档案信息管理系统，从而导致档案信息资料的统一较为滞后，降低了档案信息管理工作效率。

3.档案管理人员综合素质不足

档案管理工作人员是学籍档案管理工作的根本，但现如今，多数老年大学的学籍档案管理工作人员普遍存在综合素质与管理能力不足的情况，从而使实际的管理人员配置以及各项管理工作的实际落实缺乏异性的合理性，此外，由于其意识上的不足，使其在实际的工作中缺乏相应的工作积极性以及责任感，从而难以及时地进行相关工作的落实，导致老年学员实际的学籍档案资料的真实性以及准确性受到一定的影响，难以保障档案管理工作质量[2]。

二、优化老年大学学籍档案管理工作问题的有效策略

1.健全完善学籍档案管理制度

为了落实不断提升老年大学学籍档案管理工作水平的目的，首先需要一个完善科学的档案管理制度作为支撑，基于此，老年大学可以组建专门的档案管理部门，并针对实际工作开展过程中所涉及的流程进行合理的规划与管理标准制定，从而为档案信息管理工作中的各个环节提供合理依据，确保学籍档案信息的真实性与完整性，在此基础上，还可以提倡部分有能力的老年学员实际参与到学籍档案管理中去，借助其在退休前工作中所积累的管理经验与能力为实际档案管理工作的落实提供切实的指导，从而推动该工作的朝着系统化、规范化发展。

2.创新优化学籍档案管理方式

管理方法的有效创新也是提升档案管理质量的有效手段，时代发展背景下，老年大学可以全面贯彻落实信息化的学籍档案管理工作模式，从而彻底实现传统纸质档案管理模式朝着电子化档案资料管理模式的转变，立足于此，还要重视对于档案信息管理系统的构建，从而进一步优化档案管理工作流程，其通过对纸质档案信息的数字化处理，借助信息管理系统实现对其的整合、分类、归档等操作，并根据实际的学员变化进行修改与补充，从而确保档案信息的准确性与先进性，与此同时，档案信息管理系统需要落实一定程度的公开性，从而根据相关学员以及管理人员的实际管理工作进行相应的权限划分，由此实现老年大学学籍档案管理工作的全面化发展，更好地保障其的管理质量及管理效率。

3.提升档案管理人员专业素质及能力

学籍档案管理工作人员的专业能力、管理经验以及综合素质会直接影响到管理工作的实际管理效果，因此，相关部门需要重视对于档案管理工作人员的专业培训与学习，从而利用多样化的方式，促进其的经验总结并不断提升自身的管理专业知识与相关计算机应用能力，另一方面，针对这一工作，还需要建立相关的考核制度以及激励机制，从而使其实际工作成果与相关的绩效挂钩，不断激发其的工作积极性以及责任心，并充分发挥其主观能动性，去不断优化完善自身的专业素质，由此促使老年大学学籍档案管理工作团队的专业化水平不断提高，始终胜任不断发展的学籍档案管理工作，为其相关管理工作的实际开展与落实奠定坚实的基础[3]。