（福建中医药大学后勤管理处，福建 福州 350122）

一、档案在后勤管理工作中重要性或推动作用

1.高校后勤档案管理是高校后勤廉政风险防控的重要手段

高校后勤档案不仅真实、准确的记录着后勤所做的工作和所举办的活动的全部过程，而且后勤档案信息还记录并如实反映后勤工作的真实情况，这就使得后勤工作可以做到有据可依、有迹可循、有证可查。比如基建及改造工程、物资采购、服务引进等项目档案记载了该项目的全部材料，从立项、确定经费来源、确定实施方式、遴选施工（供货、服务）单位到概算、预算、审计、支付、结算等工作的方方面面。在这些记录中，不仅可以学习前者的成功经验，总结前者失败的原因，更能从这些档案材料中发现高校后勤工作的风险点、防控点、不足点，加以整改、完善、夯实，并持续落实、监督，形成廉政台账档案。这些都为高校管理者在廉政的防控、正确的决策、科学的管理、合理的沟通方面提供了重要依据。

2.高校后勤档案管理是提升高校后勤管理水平的推手

随着科技不断地进步，学校不断地发展，师生们对后勤服务的要求也逐步提高。而作为后勤工作强大的信息库，后勤档案记录着高校设备、设施的启用时间、运行情况、维修情况、破损程度等信息，为高校设备、设施的管理、更换期限、定期维修提供重要的依据；同时后勤的信访档案、投诉台账、整改台账等档案信息，为促进后勤服务多元化、提高后勤服务水平提供了夯实的数据基础。合理有效的运用这些档案信息，可以使高校后勤工作在日常工作中节省人力物力、扬长避短、资源最大化，既能使设备、设施得到最有效的使用，又能使高校后勤工作的工作效率得到提高，同时采用科学化的档案管理水平也是后勤服务水平的体现。

3.高校后勤档案是后勤文化的重要组成部分

高校后勤档案记录着后勤的发展历程；同时也是后勤文化的重要组成部分。后勤文化是后勤精神文化与价值观的一种体现，是任何一个团体不可缺少的精神凝聚力。高校后勤工作中的管理者与一线员工是一个共同体，后勤的文化精神可带动所有员工共同前进、共同发展，赋予员工使命感。而利用档案材料（如视频、照片等），学习后勤历史、学习前任经验是高校后勤精神的一种传承方式，是高校后勤文化的一种传播方式。一张张真实的照片，一段段真实的影像，都是真实的经历，也是员工的珍贵回忆，它展示着后勤工作的热情、团结的氛围、“乐在人后，勤于人先”的后勤精神，因此它在后勤文化中有着无可取代的重要地位。

二、目前我校后勤档案管理存在的问题及原因分析

1.管理方式落后，信息化水平不足

高校后勤档案在后勤工作中非常重要，但在当前工作中，并没有重视对后勤档案管理，仍采用传统的纸质存档形式，有些甚至连编号、目录都没有。我国现已有许多档案管理软件，但由于各单位办事流程及归档需求不一样，导致档案管理软件多样化，虽有针对性强的管理软件，但却适应性不广，普及性不高，导致至今仍旧以纸质档案为主，数字化为辅。而且许多所谓数字化仅仅将文件名称做个数据收集，并未统筹管理，存在许多不足。而高校后勤的档案管理，不仅有行政档案材料，还有专业项目材料以及大型图纸材料，存档文件的多样化，信息存储量大，使得检索困难，系统化管理要求提高，需要专业性强的软件及配套设备实现数字化管理，提高工作效率，达到预期的效果。

2.储存方式单一，文件易损毁难恢复

传统档案管理方式，采用纸质储存，对存储环境的温度、湿度以及通风性都有很高的要求。但作为高校管理配置，许多高校仅学校综合档案室能达到该要求，并未设置专门的后勤档案室。若将材料统一存放学校，存在查找不方便、程序繁琐，影响工作效率。若由后勤部门单独存放，容易存在存储环境不佳，导致文件受潮、虫蛀等情况，一旦受损，难以恢复。

3.管理制度不到位，缺乏专业管理人才

由于对后勤档案管理缺乏重视，在后勤档案管理工作中，时常因管理制度不完善，缺乏专业档案管理人员等原因，出现许多管理问题：第一，对存储文件要求不明确。时常出现需要的文件没归档，存储的文件不需要的情况。第二，管理不规范，导致借阅文件时未及时返还，文件丢失或不知去向。第三，档案存储不系统，管理人员缺乏专业知识，对文件存储类别判断不清晰，导致文件归类错误，查找困难等。

三、高校后勤档案工作的特殊性

高校后勤档案工作有别于普通综合档案，根据其自身特点，它在存储内容上、软件需求上以及服务器、局域网络都有其特殊需求。

1.后勤档案的特殊性

1.1 工程设计施工图存储

工程设计施工图属专业软件画图，印刷成纸质也属于大型文件，图片占用空间大。无法用一般扫描仪器扫描，数字化较难。若仅用限纸质存储，将会因年限、保管问题，导致图纸受损、受潮，影响图纸 清晰度。同时也因复制困难，导致借用过程中受损、丢失。

1.2 项目材料跨年度

后勤工作除一般行政工作外，还涉及许多专项项目，许多项目会跨年度完成，无法当年归档。

1.3 系列材料囊括种类多

后勤专项项目档案是作为一系列材料一同录入归档的，从项目申请、立项、概算、预审计、设计招标、施工招标、施工监管材料，到验收、结算、付款以及各类图纸、相关会议纪要等都作为同一个项目材料进行存档。

2.对档案管理软件的需求

因高校后勤档案的特殊性，传统的纸质管理模式已无法满足其需求了，引进数字化、科学化管理模式势在必行。选择一款适合自身的管理软件首当其冲。根据高校后勤档案的特殊性，要求该管理软件应具备：（1）能兼容存储图纸文件、照片等非文本材料。（2）在检索功能上需设有多维度的查询功能。（3）同一项目文件应有关联性。（4）根据使用人不同设置不同的调阅、存储权限，同时可实现授权功能。

3.对局域网络及服务器的需求

高校后勤是为全校师生服务的，因此后勤的办公区域遍布整个校园：食堂区域、宿舍区、教学区等地，这也就要求后勤档案管理需设置局域网，便于各点利用软件录入材料，随时调用。从现代档案管理的整个体系要求来说，要求的是，文件形成初期之就应使用计算实现有机性联系，并按其其处理方法将档案分成若干个系统实档现处理，并按统一的规范和标准进行处理，再通过子系统当中的逐次分类有技术，使其成为可在网上共享的档案信息。一般档案录入仅限于名称、页数、编号、关键词等基础信息录入，数据量不大。但一旦加入了附件电子文件及图纸文件，那便需要更强大的后台服务器去支持该软件的存储及运作。因此，只有真正使档案管理工作实现服务网络化，才能使档案利用的要时效得以有效提高。这就要求档案管理部门按照档案管理标准，建立符合高效、保密等基本要求的局域网络系统，使用者可根据权限，调阅权限范围内的文件，达到文件共享的目的，又可以防止外来人员进入网络，导致档案信息泄露。

四、改进管理档案管理的方法及技术路径

随着高校不断发展，师生对校园美好生活的向往和后勤工作发展不平衡不充分之间的矛盾愈加突出。这就要求高校后勤管理工作需根据自身特点与需求，制定适合自己的管理模式。

1.档案管理的模式实现

就目前高校后勤档案存储现状而言，主要以传统的纸质材料存储方式为主，仅对文件名称加以数据录入。这种现状使得存储材料模糊化、可信度降低。传统的档案管理具有真实性、有效性的优势，同时也存在提取效率低、共享性不强、占地空间大的缺点。而数字化档案管理，具有共享性高、提取便捷、占地空间小等优势，但同时受扫描、存储设备影响导致材料模糊、易丢失，真实性差等缺陷。因此，作为高校后勤档案管理，应取长补短，采取二者相结合的模式。从未来大数据管理的要求出发，现在后勤档案管理系统应在当前纸质及电子文档存储为基础的情况下，利用软件自主学习功能提练重点数据，形成数据索引。让后勤档案尽快实行纸质化、数字化、信息化到大数据化的进阶。为打通数据孤岛后的数据大整合、利用大数据应用、提高数据竞争力打基础，从而驱动以增强服务对象满意度、提高生产效率为目的的管理进阶，实现精细化管理。

2.制定档案管理办法

档案作为一种信息资源，作为高校后勤工作的真实记录和一项基础性工作，同时作为与部门同步发展的无形资产，在后勤管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化的档案管理，是后勤部门必须做好的一项基础性工作，为使得档案工作的发展不置后于部门发展速度，建立一套适应本部门业务特点、体现部门规范化、科学管理水平的档案体系是势在必行的。它将为部门各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。

3.档案管理专职能力考核

因涉及档案的安全性、规范性，避免材料的丢失、泄露。高校后勤档案管理均需设专人管理，考虑到工作量问题，也可由其他岗位管理人员兼职。在档案存储时，会因录入人员的主观因素所影响、不同人员的理解的差异、导致信息录入标准不统一。调取使用时又因调取人员主观因素，也会导致查询结果不一致，或查询不到之前录入的文件。因此，作为档案管理人员，均需定期进行专业的档案管理培训，熟悉档案管理规定、以提高档案管理综合操作能力，配合、规范后勤档案的管理，提高存储、调用效率。

4.挖掘档案资源效益，实行档案管理可持续发展

档案资源是数据的集合，是一个未被开放的宝藏。通过对档案数据的挖掘不仅可以提高管理水平也可以提升人、财、物等一系列资源的使用效率。