有关档案信息化建设的实践理论分析

2020-01-10

中文信息 2020年11期

（山东省日照市结核病防治所，山东日照 276800）

档案信息化建设是对传统的档案管理模式的重大革新，对于推进档案管理工作质量提升意义重大，目前，档案信息化建设在许多企业中积极推行，并取得了显著的成效，但是在多种因素的不利影响之下，档案信息化建设中遇到了诸多的问题，影响了档案管理质量与水平提升。基于此，如何开展档案管理信息化建设是企业当下面临的重点问题[1]。

一、开展档案信息化建设的重要意义

首先，理论意义。推进档案信息化建设，既满足了社会发展的需要，也是满足自身的发展需要统。通过加大对档案信息化建设的研究力度，进一步地完善档案管理体系理论，对档案管理和信息化建设两者的结合的分析意义重大。

其次，实践意义。通过对档案管理以及信息化建设的分析与研究，分析存在的问题并探究问题解决对策，提升档案信息化建设水平，开拓广泛的服务领域，促进信息服务质量与水平提升[2]。

二、现阶段档案信息化建设过程中存在的问题

1.对档案信息化建设缺乏正确认识

档案管理中运用信息技术的价值体现在以下几个方面：其一，加强档案信息化建设，提升档案查阅与管理效率，提升工作质量与效率；其二，促进档案资源的贡献，提高组织效率；其三，推进管理信息化建设，提升各个部门职能效率。然而，当前大多数人员在思想上不重视档案信息化建设，难以认识到其对企业发展的重要价值，阻碍着档案信息化建设的进程[3]。

2.对运用信息资源存在错误观念

传统档案管理思想重档案的保存与管理，以便于日后对档案资料进行查阅，而信息化档案管理重视对资源的贡献，档案管理理念由以往的重保存向重利用转变。然而，目前绝大多数管理工作人员受到传统思想影响较深，仅仅是重视对档案资料的保存与管理，而不重视对档案资源的开发与利用，影响了档案管理工作质量与效率[4]。

3.档案部门信息化水平存在差异

我国各地的经济发展水平差异化大，相应地档案部门的管理人员在专业水平方面差异明显，很大程度上使档案部门信息化水平差距较大，给档案管理的质量与效率带来极为不利的影响。比如，个别部门的信息化水平高，在开展档案管理工作中应用了计算机技术，相反，有的部门仅仅是进行简单的单机操作，资源共享难以实现，影响了档案管理信息化水平提升，无法发挥出信息技术的价值，而由于存在档案化管理水平差异化这一问题，无法实现对档案资源的充分利用。

三、加强档案信息化建设与档案管理的几点思考

1.加强电子文件的管理

随着电子文件数量不断地增加，必须对电子文件进行妥善管理，实现对重要信息的妥善保存，充分地发挥出档案信息价值，具体可以从以下几个方面入手：首先，组织成立专门的电子信息管理与档案资源维护的部门，保证电子文件归档的专业性与规范性，提升电子文件管理水平；其次，加强对电子文件处理，做好电子档案接收、处理、保存以及格式更改等各项工作，提升电子文件管理水平；最后一点是，加强对电子文件的保存，尤其是针对长期储存的各项文件，必须进行定期的复制，以免造成档案信息的丢失。

2.建立网络档案

为了进一步地提升档案管理的质量与效率，有必要加快对网络档案的构建，具体可以从以下几个方面入手：其一，加快档案网站的构建，积极建立起公众服务平台以及内部网站等，提升档案管理的服务水平，广泛展开网络档案信息宣传，提升档案信息的利用效率；其二，做好相关硬件设备设施采购工作，诸如计算机设备等，为实现网络信息共享与交换等奠定基础。相关的调查研究显示，通过开展网络档案建设工作，使档案管理更为可靠与安全。

3.提高信息化管理手段

要想促进档案管理的质量与效率的全面提升，要重视改进信息化管理手段，具体可以从以下两个方面入手：第一，构建起完善的管理制度，根据档案管理的规章制度，科学地开展档案管理工作，使档案管理工作能够有章可循，从而保证了档案管理的质量与效率；第二，积极转变传统落后的管理模式，重视对现代化管理方式的应用，根据工作重点提供相关信息，由此促进信息化管理手段的优化。

4.提高档案管理人员的业务素质

在开展档案管理工作中，档案管理人员发挥着至关重要的作用，针对当前的档案管理人员整体素质不高这一问题，对其进行专业化与系统化培训是非常必要的，具体可以从以下几个方面着手：

第一，聘用高素质的档案管理人员，保证其专业水平与综合素质符合要求，作为一名档案管理人员，除了要负责档案处理工作，还要能够借助于网络技术的运用进行档案的接收、存储以及格式修改等，只有保证了当档案管理人员的专业能力水平，才能够提升档案管理工作质量；第二，组织开展定期的培训活动，时代在进步与发展，作为档案管理人员也要与时俱进，不断地加强对新知识与技能的学习，从而满足新时期档案管理工作需要。与此同时，有必要对档案管理人员实施定期的培训，不断地丰富其知识储备，提升人员的业务能力；第三，构建起竞争机制，保证岗位设置的合理性，充分地发挥出人员的重要价值，调动人员工作的积极性与主动性。