（山东省烟台护士学校，山东 烟台 264000）

中职学校每年都有数以千计的在校师生，而师生们每年都会进行大量的教研活动和科研项目，如此庞大的人员构成和项目构成为学校档案管理增添了不小的压力。而且有的档案十分具有历史意义和保持价值，有的档案非常有用，时常被人查阅。随着时间的积累，档案越来越多，其工作量和工作难度也在逐渐增加，传统的管理方式已经不能适应于当今时代，中职学校急需建立信息化档案管理模式，来适应新时期的发展需求。本文对中职学校档案管理的信息化建设的重要意义以及推进其信息化建设的策略展开探讨。

一、中职学校档案管理的信息化建设的重要意义

作为培养各类专业技术人才的院校，中职学校档案通常涉及建校以来的各大重要事项的资料保存，也涉及一些学术性的研究成果以及师生们的学习工作活动情况等，内容种类非常多。传统的高校档案管理包括了档案收集、档案保存、档案查阅等，在档案收集的过程中由于需要经过多个部门的审批和流通，使得档案管理的效率并不高，还涉及多部门的工作人员，操作起来难免有失误的地方，档案的质量得不到有效的保障。在师生进行档案查阅的过程中，不仅需要相关的手续，也需要进行反复地查找和比对才能找到想要查看的资料，过程较为繁复，花费的时间也较长，有不少人因为档案查询效率低而选择在网上进行资料查阅，也导致高校档案中的大部分无人问津。而高校档案作为高校的核心所在，不仅是历年师生的智慧结晶，也是学术领域的珍贵资料，为了适应新时期科技信息技术的发展，为了给高校师生提供更加便利的查阅条件，为了让中职学校的档案管理工作更加规范化、科学化，学校应当重视档案管理的信息化建设，采取科学有效的管理措施，促进学校档案管理的水平，提高学校档案的利用效率。

二、新时期档案管理信息化建设的策略

档案资源是学校众多资源当中最为珍贵的财富，它隐含的价值无法用金钱来直接衡量，如何进一步挖掘出已有档案资源的内在价值是当今中职学校所探索的问题。在新时期，引入先进的信息技术手段对学校档案进行数字化建设、信息化管理，既符合师生需求，也贴合了时代要求。

1.建立中职学校档案管理信息资源库

当前，在网络时代的背景下，许多中职学校的档案管理虽然建立了一些信息查询管理系统，但档案存放仍以纸质档案为主，不仅效率慢而且工作繁杂。因此，我们应当进一步加强学校档案管理信息资源库的建设，逐渐改变传统的纸质存档，从而适应新时期的中职学校教育事业的发展要求。这就需要档案管理工作人员转变思维、与时俱进，借助“互联网+”的时代优势，按照实际情况，应用新技术、新手段，进一步完善学校档案管理信息资源库。

首先，对师生档案、教学活动等信息资源进行详细的录入和整合，把信息库和档案目录库进行有效的整合，搭建出较为完善的综合性强的信息检索平台，将内部资源有序展现在平台之上，进而方便学校各部门工作人员及师生进行查看，有效实现资源共享，同时，平台还能提升资料查找效率、节省单位人力物力。同时，利用电子标签可以实现档案信息的快速录入和读取，并根据需要进行分类和统计等，通过利用新时期的相关信息技术，不仅提升了档案的合理利用率和档案管理效率，还进一步提升档案管理水平。

其次，配备能够对信息库进行管理的新技术人才。电子版档案的管理需要实时收集信息、更加依赖互联网技术和信息技术，对档案管理人员的技能要求也更高了。不仅要求档案管理者能够维护好信息库的正常使用，还要求他们能够在分析整理的过程中核实资料、查找问题、修正错误。档案信息库的完善是信息化管理的基础，也是对档案管理模式的创新。让学校师生都参与到信息化建设中，教育学生树立信息化意识，引导职工学会使用信息库，从而促进档案资料信息资源库的建立。通过拓宽档案管理的新型管理模式从而促进档案信息的保管和应用，提高高校档案管理工作的效率。

最后，重视档案管理信息资源库的安全性，管理者可以在信息平台上设置严格的访问权限，明确层级和部门共享等问题，根据权限进行资源查找，确保信息化建设中档案的安全。同时，要做好对计算机病毒和网络黑客的防范工作，提高档案管理人员的安全意识，时刻警惕档案资源被不法分子所利用。

2.建立档案管理信息服务平台

档案信息服务平台不仅服务于本校师生，还可以服务于其他学校以及企业和社会团体，为有需要的人提供服务。中职学校之间可以联合开展相关活动，在服务平台发布合作项目等相关资源信息，在交流之中增强了学校之间的互动，也分享了各校的优势资源和先进的研究成果，也为企业引进人才等提供便利。在服务平台的建设过程中，首先要做好衔接，将校内外各个模块做好有效衔接，各责任部门也要定期进行更新、扎实开展好信息服务工作等，共同造就一个服务于更多人群的、便捷高效的档案信息服务平台。同时，该平台还可以和全国性的各类共享平台进行超链接，让师生在本平台上不仅查询到本校的相关资源，还可按照需要直接跳转至其他有相关资源的平台上，加快了师生档案资源的搜索效率。作为共享平台，学校要将有用的资源分享出来，让社会企业能够进行开发运用，将理论转化为实践，真正地将中职学校档案资源衍生出应用价值。

结语

总之，在新时期，大数据技术、云计算等先进技术的带动下，中职学校档案管理迎来了变革之机，学校要抓住机遇，有效利用科学化的手段，增强自身档案管理水平，以切实可行的举措更好地为师生、为社会服务。中职学校一方面可以构建数字化的档案资源库，做好档案资源永久保存，另一方面还可以搭建起一个综合性强的档案信息服务平台，挖掘档案资源利用的内在价值，让库存档案“变废为宝”，为中职学校教育水平和管理水平的总体提升提供保障。