娄红

摘要：传统的村级档案管理针对的都是行政村或者自然村，当前很多地方在农村都成立了社区。社区成立之后，行政村虽然被撤销，但自然村长期存在。在工作中，社区和自然村都会形成档案，构成了两个立档主体，这种双元结构是当前村级档案管理中最急需破解的问题。解决这个问题，不能只着眼于村自身，而应从外部着手，社区和乡镇政府应承担起更多的责任。

关键词：村级档案社区档案档案管理双元结构

《村级档案管理办法》公布以后，各地都启动和加强了村级档案管理工作，很多研究者也针对这项工作做了探讨，比如王春玲[1]、马红岩[2]、闫鹏[3]等最新的研究成果很多都对村级档案管理的现状做了分析，并提出了解决的对策，但多数研究者没有注意到当前村级档案管理实际上是双元结构的，存在村和社区两个主体，提出的对策也多是从原则层面考虑，缺乏现实针对性。本文从村和社区两个层面来分析村级档案管理的新问题，并提出解决对策。

一、村级档案管理的新问题：双元结构

传统的村级档案管理针对的都是行政村或者自然村，当前很多地方在农村都成立了社区，例如笔者所在县级市在2007年开始推行农村社区服务体系建设，并规划建设了208个农村社区。社区成立之后，行政村虽然被撤銷，但自然村长期存在。在日常工作中，社区和自然村都会形成档案，构成了两个立档主体，这种双元结构是当前村级档案管理中最急需破解的问题，其在现实中有两个突出的表现。

（一）档案管理工作中村和社区权责不清

农村社区的成立，是为了给广大村民提供更优质、便捷的服务，但在客观上对档案工作带来了不小的负面影响。社区成立以后，村在很大程度上被弱化了，笔者在调查中发现，有的村负责人认为行政村撤销了，档案工作应该由社区来承担，本村不需要再立档，并因此停止了立档工作。自然村虽然每年还会形成档案，但很多都零散地保存在村干部个人手中，原有档案的保管也陷入混乱之中。

实际上，当前社区只是一个服务部门，没有替自然村立档和保管档案的职能，同时有很多社区办公场所很紧张，有的还借用村里的办公用房，加上社区事务繁多，工作人员不足，也缺少立档的动力和热情。社区在管理自身档案方面也常常捉襟见肘，更无暇顾及村档案工作。因而，自然村档案工作事实上形成了全靠村干部自觉的情况。村干部重视档案工作，本村档案工作就开展得很好，不重视档案工作，档案工作就陷入瘫痪状态。

（二）档案工作两极分化严重

在20世纪八九十年代，各地曾掀起村级档案工作的热潮，很多村子都设立了独立的档案室，理顺了档案工作体制，建立了相对完善的档案工作制度。社区成立以后，原有的行政村变成了自然村，有相当数量的村失去了办公场所，经费紧张，人员减少，各项工作都陷入被动，档案工作也受到影响，出现了很大的滑坡。只有少数的村子因为经济条件好，人员相对稳定，档案工作一直延续良好的工作传统，至今仍然保持较高的水准。有的村子不仅有独立的档案室，还建立了村史馆、革命历史展馆等档案文化设施，取得了很好的效果。但这种村子凤毛麟角，只占极小的比例。

相比自然村，农村社区有办公场所，人员也相对稳定，档案工作总体情况好于自然村。但因为社区本身是一个新生事物，很多工作都在逐步探索和完善之中，在现实中也有相当数量的社区档案工作非常滞后，档案保管条件差，文件材料收集不齐全，甚至有少数社区成立十几年都没有实质性地开展档案相关工作。无论村还是社区，档案工作都呈现出两极分化的现象，且优少劣多。

（三）双元结构中社区优于村

经过不断的发展完善，社区的各项功能日益完善，在经费、人员等各个方面将更加充足，档案工作也呈现出好的趋势。相比之下，村的职能被弱化，很多村子面临没有经费、没有场地、没有人员的“三无”困难局面。因而，在当前村级档案管理的双元结构中，社区档案工作总体优于村。在加强村级档案管理工作过程中，社区档案管理相对容易改善，而自然村档案管理则难度极大。

二、如何破解双元结构难题

村和社区的双元结构是当前村级档案工作中最大的难题。农村社区是未来发展的趋势，但因为经济、历史、文化认同等各种原因，自然村仍将长期存在，社区和自然村并存的情况还将持续很长时间。由于很多自然村面临“三无”的局面，而且很多村子人口外流现象严重，自然村向社区所在中心村聚集融合居住的情况也已经非常普遍，在这种情况下再去要求所有自然村建立独立档案室，管理好各类档案，是非常不现实的，也是一种不负责任的表现。破解自然村档案管理的难题不能只着眼于村自身，而应从外部着手，社区和乡镇政府应承担起更多的责任。

（一）理顺村和社区各自的职责

鉴于当前很多村干部对社区职能和档案管理的认识存在偏差，在开展村级档案管理工作过程中，首先应明确村和社区在档案工作中各自承担的职责，纠正部分村干部思想中存在的档案管理属于社区、与村无关的错误观念。档案行政部门、乡镇政府应出台明确的文件，告知各村，村干部是本村档案工作的负责人，每个村都必须保管好本村日常形成的文件材料，做好立卷归档工作。

（二）强化乡镇政府和社区的责任

在当前村级职能弱化、条件较差的情况下，应突出社区在档案管理工作中的中心功能。针对当前农村社区存在的实际困难，乡镇政府应该承担更多的责任，在经费、人员、技术等方面为社区创造更多的便利条件，加强对辖区内社区和村档案工作的指导监督。

在日常工作中，乡镇政府应督促社区和各村保管好文件材料。对于条件较差、没有办公场所的村，可将文件材料寄存在社区。

在传统村级档案管理工作中，各村档案的收集和整理是以村为单位独立开展的，鉴于现在自然村各项条件普遍较差，各村单独收集文件材料和立卷的方式已经变得非常不可取，难以保证案卷质量。因为社区人员不足，工作繁杂，而且社区工作人员也并不具备立卷的专业知识，由社区承担全部自然村立卷工作，也是不现实的。考虑到每个自然村都有相对固定的村干部，最为可行的立卷方式，应为乡镇、社区、村三方合作，采取集中立卷的方法。在每年三至四月，乡镇政府以社区为单位，制订立卷计划，在规定时间内，社区将辖区内的各村干部召集到社区，由乡镇档案员指导，社区和村集中立卷，由乡镇档案员监督归档的进度和质量。这样既可以破解村档案各自为政、无人监管的情况，也可以提高社区和村档案工作的水平。

（三）社区集中保管村档案

农村社区因为各方面情况比较好，大多具有保管档案的条件，即使暂时条件达不到要求的社区，未来也有希望改善条件，因而各社区档案可以由社区自行保管。

对于自然村而言，硬件条件的完善是非常困难的，所以首先应该区分各村的不同情况。对于经济基础好并且重视档案工作的村，可以由其自己保管本村档案，这样更便于使用。对于条件较差的村，则不应再做硬件方面的要求。针对村档案保管条件普遍较差的情况，在具体的工作中，应倡导村档案就近寄存和集中保管。有学者已经认识到了这个问题，比如闫鹏提出，要因地制宜，推进乡村档案规范有序，通过加强乡镇档案馆建设、各村交界成立联合档案馆等解决村级档案管理的难题。[4]

档案集中保管在企业中已经是一种比较常见的方式。集中保管既可以方便管理，也可以极大地节约成本。在国外，不具备保管条件的政府将档案寄存在上一级档案馆也被视为一种有效的方式，比如，法国规定，省档案馆可以代管市镇档案。[5]在现实工作中，也存在村档案交由其他机构代管的情况。比如笔者所在的县级市，就不乏村档案保存在村企业的例子，但这种由企业代管村档案的方式只适用于有大型企业的村，并不具有普遍性。笔者在调查中还发现，村档案最重要的是经济类档案，而此类档案有相当数量是由乡镇经管站代管的，也有的规模很小的村将本村档案寄存在临近规模大、經济基础好的村的档案室。这两种方式在短期内是可行的，但从长远来看，其可持续性是无法保证的。较为可行的方式是以社区为单位，建立社区中心档案室或者档案馆，并设立专职档案员，由社区集中保管各村档案，这样可以确保村级档案的长期有效保管，同时也可以减轻各村的负担，避免重复另建档案室造成浪费。

总之，当前村级档案管理的关键难题在于村和社区的双元结构，破解村级档案发展的瓶颈也应从双元结构着手。

注释及参考文献：

[1]王春玲.做好新形势下村级档案工作的思考和建议[J].山东档案，2018（3）：36-37.

[2]马红岩.规范村级档案管理服务乡村振兴战略[J].山东档案，2018（3）：73-74.

[3][4]闫鹏.档案工作服务乡村振兴战略的实施路径研究[J].北京档案，2019（7）：32-35.

[5]王增强.管窥法国省级档案馆[N].中国档案报，2015-9-17.

作者单位：山东省诸城市档案馆