张常强 朱应文

摘要：目的：讨论档案统计工作的指标原则及任务意义。方法：重点讨论档案统计指标的主要内容，在一定地点、时间、条件下实际作用的数量表现，进行统计调查、统计整理和统计分析。为制定档案工作方针、进行决策、计划和检查工作以及总结经验教训提供数据。结果：档案统计是用数字的形式來描述档案工作中的现象、状态、水平、进程以及它的发展程度。结论：档案统计工作既是档案工作中一项独立的工作环节，同时也是保证档案工作质量，提高档案下作水平的一项有效方法。档案统计在整个档案工作中具有重要的意义。

关键词：档案统计;指标原则;任务意义

中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：2096-5249（2019）04-206-002

有关馆（室）藏档案情况的主要内容。这一指标大体包括三类内容：一是档案馆藏档案总量。二是对不同种类、不同历史时期、不同保管期限、不同制成材料、不同整理状况档案数蕈的分别统计。三是馆（室）藏资料情况。随着档案工作的发展变化，档案统计指标还会发生更新与变化。各地各系统的档案工作部门也可以根据需要设立一些补充指标。

1档案统计工作的任务和要求

档案统计工作的任务是：经常、及时地对档案和档案工作的规模、水平、普遍程度、结构、速度、比例关系以及档案形成规律，在一定地点、时间、条件下实际作用的数量表现，进行统计调查、统计整理和统计分析。为制定档案工作方针、进行决策、计划和检查工作以及总结经验教训提供数据;并为反映档案事业发展的速度和状况，向国家提供丰富而又准确的统计资料。

档案工作基本情况的统计报表是档案统计的一种方法，除此之外，还有专题普查、抽样调查、重点调查和典型调查等多种方法，应该根据需要，把这些方法结合起来运用。

2选定档案统计指标

档案统计工作的进行，基本上可分为三个步骤：选定档案统计指标、进行档案统计调查、档案统计资料的整理与分析。统计指标的确立是进行档案统计的基础。档案统计是通过统计指标来表现档案工作领域中现象的数量方面。档案统计是用数字的形式来描述档案工作中的现象、状态、水平、进程以及它的发展程度。它具有固定指标，如档案机构、人员数、保存档案的数量、销毁档案的数量、比倒、提供利用的人次、卷次、档案馆建筑面积、库房设备等等。然而，实际工作中并非需要对档案工作的每一项内容都进行统计，也不是档案工作中的任何数量表现都有必要制定相应的统计指标。

3确定档案统计指标的原则

3.1选定的统计指标，必须与档案工作中一定的数量表现联系在一起。反映说明档案上作的现象、过程及其发展规律的数量表现，一般称为综合指标。比如反映档案馆现存档案总量的统计指标是用“馆藏量”，反映提供利用工作情况的可用“利用次数”“调卷数量”来作为统计指标。档案统计指标必须有数量表现，档案统计指标如果在档案工作中找不到它的数量表现，也就失去了它本身的意义而没有存在的价值。

3.2统计指标的选定要注意统一性和稳定性。从全国范围来讲，对档案工作中的一些主要数量表现，应该有全国统一的档案统计指标，这些指标应反映的综合情况和总体现象，而不是个别情况和局部现象。同时在档案统计中全国要有统一的计量单位，比如馆藏量是用长度米，辅以案卷数，库房面积平方米，利用情况是利用档案的次数和调卷数量等。档案统计指标一经确定，在相当长时期内就不得轻易变动，保持档案统计工作的相对稳定性。

3.3统计指标要具有可比性。统计指标是通过对档案统计的绝对数、相对数和平均数来表现的，绝对数是档案工作领域中一定现象具体量的表现，是总量指标，它又是后两种指标的基础。同时，相对数是从两个有联系指标的对比中得出的一种指标。从部分到整体、实际到计划，一个时期对另一个时期，一个地区对另一个地区等指标的对比中，都可以得出相对数。保证指标的可比性是运用相对数的基本原则。在运用相对数时，必须检查所用指标是否具有可比性。例如：档案馆计划库房建筑面积，就要对档案的收进和销毁做出预测，并要计算出经过鉴定的档案总数与应销毁档案案卷的百分比。在档案、统计中用这种对比的方法，反映档案工作中某些现象的联系，就能深入地分析绝对数所不能充分说明的问题。

3.4统计指标运用平均数，必须遵循总体同质性的原则。平均数是对现象总体各单位某一数量标志进行平均，用这个结果来反映数量变化的一般水平。在统计上只有同类的现象才能计算平均数。

4档案统计工作的意义

档案统计是用定量的方法对档案工作进行量的抽象，通过从质、量联系中对数量的观察和研究，以指标数字揭示档案和档案工作中诸现象的发展过程、现状及其一般的规律性。

档案统计工作既是档案工作中一项独立的工作环节，同时也是保证档案工作质量，提高档案下作水平的一项有效方法。档案统计在整个档案工作中具有重要的意义。首先，档案统计是档案事业建设的一项莆要基础工作，它是了解和掌握档案的形成、管理、利用情况和档案事业发展的重要手段。长期地、系统地积累档案统计资料，开展管理研究和综合分析，可以进一步认识和掌握档案工作的基本规律，为促进提高档案的科学管理水平打下基础。其次，档案统计是制定有关档案工作的方针、政策和计划并检查其执行情况的重要依据。档案统计数字的形成，准确地反映出档案工作部门的真实工作情况和档案管理活动的规律，从而为

保证上级决策的正确性和对所属部门的工作进行指导、监督和检查，提供了可参考和借鉴的统计资料。再次，档案统计也是对档案事业发展实行监督的有效工具。统计监督对于保证国家的整体利益，对于加强各地区、各部门、各单位贯彻执行党的各项政策，完成国家计划的责任心，对于维护财经纪律，同违法乱纪行为作斗争，保持正常的工作程序，都是不可缺少的。通过档案统计可以客观地反映档案工作发展水平，从中发现问题和选出典型，表扬先进，揭露并寻找后进原因，采取有力措施，予以改进。最后，档案管理业务环节的工作，要取得档案统计的密切配合。同时，档案统计可为提高档案学理论水平创造条件。档案工作各业务环节的工作，应该做到胸中有数，也就是对情况和问题一定要注意到它们的数量方面，要有基本的数量分析。任何质量都表现为一定的数量，没有数量也就没有质量。