冯爱花 段振华

1. 前言

目前，计算机技术已经深入到人们的日常生活与工作当中，给人们的生活带来了极大的便捷。Office的出现，使人们的生活方式、思维方式均发生了巨大变化。近年来，各个高职院校的学生在不断的增多，管理学生的日常事务也成了十分棘手的事情。将Office办公软件应用到学生日常事务的管理中，可以帮助高职院校以简单、科学的方式进行对学生的日常事务进行管理，进一步提高管理的效率以及管理质量。

2. 通过Office办公软件对基础数据进行采集

随着我国教育水平的不断发展，现阶段的学校已经不仅仅只是管理学生成绩那么简单，且现今的学校，大部分都是寄宿学校，因此，学校在管理学生成绩的同时也会对学生的生活方面加强管理，对管理工作方面的要求也越来越高。为了能够高效的管理学生的日常事务，学校应该做到与时俱进，充分利用各种先进的技术手段，对学生的日常事务进行管理。Office办公软件的加入，可以帮助高职院校改变传统的管理模式，可以轻松采集学生的基础数据，大部分管理实务都需要依靠所收集到的基础数据进行参考。例如：可以使用Office办公软件的excel应用软件建立一个关于学生的基础数据库，excel具有十分强大的数据处理功能，能够在最短的时间内将所输入的数据进行分类、整合，可以帮助学校在今后的日常事务管理中更加便捷，实现对学生日常事务的高效管理。比如在对学生的性别进行分类时，可以直接在excel电子表格中选取性别这一行，假设性别一行在C2单元格，则直接选择C2，随后只需要进行排序就可以将学生的性别进行分类，通过这种方式，可以让学生的基本信息变得一目了然，进一步提高了工作的效率以及工作的质量。

3. 通过Office办公软件对数据进行录入

在高职院校中，不同教师所带的班级有着不同的学情，学校在进行日常事务的管理时，对奖学金管理、助学金管理、特殊学生的情况管理以及奖惩数据的管理等，虽然这些管理的内容比较简单，但是却需要管理人员不断的将各种数据进行输入、填写，这种反复性的工作内容需要花费大量的时间才能完成。且这种工作内容十分枯燥，极容易让管理人员在工作的过程中丧失耐心，同时还会打击管理人员的工作激情，这种现象一旦发生，容易出现错误。而利用Office办公软件中的excel电子表格，可以轻松的录入各项资料，同时还可以轻松的对数据进行排列和处理。例如：在录入奖学金的学生名单时，可以使用拖动填充柄自动填充的办法，首先要将所需要的例数段进行设置，设置成数字、文本以及日期等属性即可，最后在填充是拖到填充柄就可以进行自动填充。若需要增加序列，可以直接单击“文件”——选项——“Excel选项——高级——编辑自定义列表——“输入序列”中输入新设置的序列，最后按回车键，并选择添加即可。”

4. Office办公软件在学生管理中的优势

Microsift Office办公软件主要包括Excel、Word以及Power point等幾个应用软件，这三个办公软件主要是可以通过文字、表格以及幻灯片对资料进行处理，随着我国计算机技术的不断发展，Microsift Office办公软件现在已经在大部分领域被应用，而现在很多学校为了方便在进行办公管理时开始使用Microsift Office办公软件系统，在学校应用该系统极大程度上方便了学校的日常运转。

4.1 利用Office办公软件进行教学

教学过程中，教师可以利用Office办公软件对学生进行教学，将课文内容与实践内容进行融合，通过这种方式突出知识的实践性，可以帮助学生提升自身的实践能力与操作能力。例如：在进行计算机等科目的教学时，教师可以让学生自己动手操作Office办公软件，通过动手实践的方式进行教学，让学生在掌握知识的同时，还能提升自身的动手操作能力。教师还可以利用Power point将抽象的知识制作成幻灯片，并在教室利用多媒体投影仪进行投放，以此来激发学生的视觉以及听觉，通过这种方式可以让学生进一步掌握Office办公软件的操作方法，有效的提高了教学的质量。

4.2 利用Office办公软件处理信息

高校学生管理工作是高校日常事务的重要组成部分，直接影响到高校的发展，在高校的管理中，要秉承一切为了提高学生素养，一切为了学生的全面发展的理念。在高校的建设中，应不断创新管理理念，以更加科学和高效的方式管理，将高校建设成为教育中一道亮丽的风景线。由于高校的学生过多，因此学校在管理学生的日常事务时，就需要管理多个方面的事务，主要管理内容包括学生的基本资料管理、贫困档案管理、学习成绩管理以及评优评选管理等，这类事务的管理十分繁琐，若直接采用人工进行管理，就需要消化大量的时间，而且采用人工管理的方式，可能会由于人为因素导致数据出现偏差，且人工管理的效率也十分低下，效果始终达不到预期。教师可以充分的利用Office办公软件对这些事务进行处理。例如：可以在Excel应用软件中制作几个文档，将学生的基本资料、贫困档案、学习成绩以及评优评选等内容分别录入到文档中，将其打造成一个信息管理平台，在信息技术的指导下，可以将各类数据以及信息进行整编，有利于各种管理事务的展开，为今后的其他管理工作奠定良好的基础。

5. Office办公软件在学生管理中的应用分析

5.1 Excel的综合应用

Excel是日常办公中常用的软件，它在数据的记录、处理、对比、分析方面有着强大的作用。随着计算机时代的到来，Excel在日常办公中已经成为了不可或缺的办公软件。电子表格本身的功能十分强大，并且有许多操作的技巧，可以解决日常办公中的许多问题，将Excel运用到高职院校的学生日常事务管理当中，可以有效的提高管理的效率。Excel本身具有极大的优势，例如制表、排版、打印、数据管理、数据分析、数据统计以及制作图表等，教师可以在开学时，利用Excel的制表、排班等优势，将学生的基本资料制作成各种表格，让学校可以快速了解学生的基本信息。同时还可以建立一个关于新生的档案数据，方便调用以及储存，并每个学期更新这份档案数据，保证数据的真实性与准确性。

5.2 Word的综合应用

Word对于学生日常事务的管理可以发挥强大的作用，Word是一个具有强大文本编辑的应用软件，且计算机Word课程是高职院校计算机基础课程之一，也是高职学生所必须要掌握的知识。Word除了文本编辑强大这一特点之外，同时能使用邮件对批量的文档进行合并与处理，在教学的过程中，教师可以利用Word来对学生的信函、成绩单等信息批量进行处理，通过这种方式对文档进行处理，可以有效的提高工作的效率。

结语：由于我国高职院校的学生数据较多，导致学生日常事务的管理变得十分繁琐，若直接使用人工管理的方式，管理的效率以及质量都比较低。可以通过Office办公软件的运用，对需要管理的数据以及信息进行快速分类、处理，通过这种方式，可以帮助高职院校提高管理的质量以及管理的效率。

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