吴尚芸

摘 要：近年来，随着信息技术的发展和应用，计算机辅助设计成为科研活动的常用手段，从而产生了数据、图形、文本等电子档案，如何有效管理电子档案，使其得以充分利用，成为人们的研究重点。本文首先分析了电子档案的特点，然后分析了影响电子档案利用率的因素，最后探讨了提高电子档案利用率的对策。

关键词：企业；电子档案；利用率

随着网络通信、计算机技术的发展，电子档案逐渐成为人们获得信息的途径，以纸质为载体的档案馆也凭借检索方便、传播快速等优势，向数字化方向发展，馆藏结构也随之变化，使得电子档案占有量逐年增加。但是受使用者能力、网络环境等方面影响，电子档案利用率有所降低，这就要求企业领导深入分析影响电子档案利用率的因素，并提出针对性的对策，推动电子档案管理工作开展。

1 电子档案的特点

1）操作简便易行。在电子文件形成档案前，其删减、修改等操作过于方便，删除、修改后也不会留下痕迹，而且页面也比较整洁。另外，电子档案具有规范性，检索起来很方便。

2）存储空间小。由于纸质档案累加式的收集，使得档案库房需求量得以扩大，而电子档案仅需占据少量空间，对库房没有特殊的要求，便于携带。

3）复制效果好。纸质档案在拷贝、复印时，常出现信息丢失、字迹不清等问题。而电子档案经过拍照、扫描等处理后，复印件几乎和原件一致。

4）载体多样化。电子档案的形态多样，包括影像、文字、图形等，都可以合成电子档案，相较于纸质档案，更加生动和全面[1]。

5）资源传递快捷。针对纸质档案，利用者只能在接触档案时才能查阅，而电子档案由于处理环境特殊，能够随时随地的查阅、浏览。另外，电子档案能够同时发给多个用户，但纸张档案只局限于某个用户，无法共享。

2 影响企业电子档案利用率的因素

1）电子档案资源未得到整合。企业的档案管理系统未和办公自动化系统、其他业务平台，建立有效、合理的信息互联，致使电子档案资源处于封闭状态。电子档案资源未得到有效整合，一方面影响着电子档案资源的加工层次，限制着档案知识增值、整合的实现。另一方面使电子档案资源的检索、使用出现鸿沟，降低利用率。

2）档案编研利用水平不高。很长一段时间，企业电子档案的管理处于无压力、无目标状态，造成基础业务欠缺。尽管馆藏数量增加，但是多数情况下仍处于无序状态。面对无序、松散的管理情况，企业电子档案的编研利用更是无处着手。信息时代下，对电子档案的编研、利用，提出了更为严格的要求，根据档案利用率的调查结果，多数档案用户认为：使用现代的检索工具，找到某条资源并不是很难，但是多数情况下很难对其进行妥善的加工整理，而且所包含的资源也未得到有效提炼，信息资源也无法满足企业的经营、发展需

求[2]。

3）档案工作者的本领有待增强。现阶段，企业档案工作者有80%以上为大专、本科学历，初步形成了初、中、高级的阶梯衔接，技能型、管理型相匹配的档案队伍。随着电子档案资源网络化、数字化的加深，不断提高着对档案人员综合能力、技能水平的要求，多体现在档案人员的信息能力提升上。在现代化的管理格局下，企业档案工作仍处于重视管理、忽视利用的现状，档案人员不够了解信息技术，会管理、懂业务的优秀人才匮乏。在信息化建设中，档案人员的专业技术水平也不高，工作意识和能力难以满足信息时代下的要求。

3 提高企业电子档案利用率的对策

为了使提高电子档案利用率的方法和思路更加科学和系统，推动档案管理工作开展，企业可从整合电子档案资源、优化编研工作、培养档案人才等方面着手，具体表现如下：

1）有效整合电子档案资源。对于电子档案资源的整合，要区分各类档案资源、网络信息资源。对于馆藏档案资源的整合，要将其电子档案、其他档案共同纳入馆藏目录，完成电子档案、其他档案的有效衔接，为工作人员提供一个方便、简洁的检索界面，实现一站式的服务。对于网络资源的整合，是针对网络信息资源的复杂、检索方式多样等特征，对其进行综合处理，在主页的衔接上建立导航系统，将网络上无序的信息资源，转变为有序的增值信息，使其成为补充馆藏的有效资源。同时，加强对电子档案资源目标的控制，除使用相应工具检索档案资源外，还要对其进行人工标引，以此提高电子档案资源的查准率和利用率。

2）优化档案编研工作。企业根据不同的利用需求，对电子档案资源进行有效分类，在此基础上形成特色化的资源。电子档案经过深入编研、数据梳理后，为企业的生产、运转和管理，提供强有力的支持[3]。比照企业档案的建设规划，在下一阶段的信息化建设中，集中分析和筛选信息资源，细化电子档案资源的利用需求，基于各部门和用户的相关需求分析，将编研完的资源成品用互联网工具推送，在用户、电子档案资源间建立系统化、个性化的沟通渠道。

3）注重培养档案人才。电子档案工作人员，在企业档案管理中扮演着推动者、践行者的角色，面对新形势下的电子档案工作变化，企业可从这样几点加强对电子档案人才的培养：一是加强业务技能、专业知识的培训，用业务讲座、集中办班等形式，从上到下的分层培训。二是加大电子档案的宣传力度，树立大服务、大档案的意识。三是提高档案人才的服务意识、信息处理能力，从重视资源利用率、整合效率等方面着手，切实提高电子档案工作人员的信息获取、利用能力。在此基礎上，将被动服务转变为主动服务，将单向服务转变为多向服务，坚持将有序、高效的电子档案服务，融入到企业的生产经营中。四是重视本学科的发展趋势，为企业高效服务[4]。不断接受信息学知识、计算机知识等方面的继续教育和岗位培训，及时更新、补充相应知识，使其成为高素质的档案管理人员，更好的为企业科研、生产服务。

4）加大软硬件建设，改进服务方式。随着电子档案资源使用人员的增加，电子档案资源种类的增多，软硬件建设也要随之扩大，从而满足档案利用者的需求。一方面，计算机的数量要有所保障，运行速度要跟得上，要有供利用者自行检索、使用的资源，供利用者使用的各种检索工具。同时，还要配备下载光盘、打印、扫描等服务，便于接纳各层次的档案利用者。另一方面，扩大网络覆盖面，企业网络具有传输速度快、距离短、成本低等优势，要达到不同地点的计算机和电子档案系统网络相连，以共享各类资源[5]。档案馆还要开设电子阅览室，在档案系统网络提供检索服务，实现网络检索、浏览全文和办理借阅预约手段等服务，逐渐实现网络化、电脑化查询，尽最大限度的为企业员工提供高效、优质的服务。

4 小结

综上所述，企业电子档案的管理和利用，是一个长期、系统的工程。作为档案工作人员，要以企业产品生产、开发水平为目标，采用有效、科学的方法整合档案资源，加大宣传力度。同时，改进档案馆的服务方式，加大软硬件的建设，重视档案人才的培养，为企业档案信息化的建设注入新鲜活力，提高电子档案的利用率，推动经济建设进步。

参考文献

[1]韩继红.关于创新企业档案利用服务工作的思考[J].现代企业文化，2018，26（11）：177.

[2]蒋鹏.怎样提高企业电子档案的利用率[J].档案时空，2018，18（6）：8-9.

[3]陈君萍.加强电力档案利用工作的管理与实践[J].百科论坛电子杂志，2019，11（3）：395-396.

[4]李妍.谈企业电子档案的归档管理[J].科学与信息化，2017，23（34）：179-180.

[5]董梅.企业电子档案的安全问题与解决方案[J].网络空间安全，2016，7（11）：28-30.