刘浩 刘晓燕

摘 要：电子信息技术被广泛的应用在档案管理中，促使电子档案理念逐渐成熟，从根本上提升了档案管理的效率与质量。本文从流程管理概念入手，深入进行分析，结合实际情况明确现阶段电子档案管理系统中存在的问题，提出流程管理的应用策略，以供参考。

关键词：电子档案；管理系统；流程管理

随着时代不断发展，档案管理的重要性逐渐凸显，促使人们逐渐改变传统的档案管理方式，实现电子档案管理，从整体上提升档案管理质量。信息技术的创新应用，促使电子档案技术水平逐渐提升，管理模式呈现出复杂性，流程管理被广泛应用，以满足当前的需求。

1 流程管理概念

流程是指将当前一个或者多个输入转变为对用户有价值的输出活动，属于一系列结构化的可测量活动集合，为特定的用户或者市场提供特定的输出，以用户自身为导向，重视人本的作用，充分发挥出人本价值，满足当前管理需求，为用户提供优质的服务。例如，当前的流程包含要素较多，如活动、输入资源、输出结果、结构、价值以及用户等，实现电子文件的归档、流转、使用、保管以及移交，提升档案管理质量与效率。

2 电子档案管理系统中存在的问题与解决策略

2.1 安全问题

安全问题是现阶段电子档案存在的主要问题，其实质是指档案信息载体的传输性安全与信息载体安全，因此在进行电子档案管理过程中，工作人员应结合实际情况明确电子档案与传统档案之间存在的差异性，如电子档案是以磁盘、光盘、磁带等为载体进行信息存储，存在较多的种类，并且其种类复杂，容易受到外界环境因素干扰，造成不良的影响。例如，网络环境的干扰导致电子文件存在不稳定性，受文件的流转、生成等过程影响容易出现失真情况，甚至硬件系统、软件、病毒等也会对信息稳定性产生影响，造成文件丢失，影响电子档案的整体质量。

2.2 可识读性问题

受电子档案自身的性质影响，在应用过程中主要是以计算机技术为基础，利用系统的优势进行信息的利用，以实现最终的目的。与传统的档案存在不同之处，电子档案不能单一凭借载体外表进行判断，可能因为外界数字环境因素导致其外表良好，但实际信息存在失真情况，导致存储信息无法被识读，影响档案的应用质量[1]。

2.3 问题解决策略

针对电子档案管理系统存在的问题，可以灵活进行创新，优化当前的管理理念，从整体上进行完善，为用户提供优质的服务，具体来说，可以从两方面入手：一方面，积极进行安全建设，注重网络优化，营造健康的环境，如可以合理的设置身份验证，保证用户信息安全，同时还可以设置等级权限，灵活利用当前国家相关网络安全规定进行管理，实现整体的保护，合理进行网络隔离，保证数据档案库的安全性。灵活利用当前有效的杀毒软件与技术，避免计算机受到木马病毒攻击，杜绝档案信息的泄露。另一方面，有效进行档案备份，加强对其重视，并不断进行创新，如档案部门应积极进行设备更新，不断进行完善，以保证电子档案具有长时间的存储性与可读性，保证信息资源安全。通常情况下，当前的登记备份应实行三套方式，进而实现保存、使用以及备份的需求。

3 电子档案管理系统中流程管理的有效应用

在当前的时代背景下，电子档案在发展应用过程中应积极进行创新，合理进行设计规划，根据当前发展要求引入流程管理，从整体上提升其安全性，满足当前的需求，具体来说，应从以下几方面进行：

3.1 灵活应用流程管理手段

在进行电子档案管理过程中，应及时进行有效的创新，明确电子档案资源管理的标准与电子档案管理的特点，积极进行创新，从整体上完善，尤其是对于档案管理来说，整个过程较为复杂，涉及的内容较多，范围较广，管理人员应及时确定管理任务与方向，构建完善的档案管理平台，灵活应用先进的管理手段与理念，实现数字化发展，并加强对资源的开发利用，从整体上进行完善创新，以电子档案要求为标准，发挥出信息技术优势，高效进行信息的整理，将档案管理与技术进行整合，改变传统的管理理念与方式，为用户提供优质的服务。积极进行档案管理系统建设，优化档案管理业务流程，如注重电子文件与档案资源数据信息的收集，并合理对传统档案进行数字化处理，不断进行优化创新，实现数字资源的整合与开发，提升资源的时效性。电子档案管理系统自身肩负着重要的管理任务，尤其是在当前的背景下，需要强化档案的管理核心，积极进行有序的建设，保证数字收集、数字信息处理以及资源的有效利用均实现以人为本，深化现阶段的人本原则，强化档案的功能，为用户提供优质的档案服务，实现创新发展，满足当前的需求[2]。

3.2 灵活利用流程管理降低风险

在流程管理过程中，工作人员积极对当前的档案业务流程进行创新，并不断进行调整优化，明确流程中各环节之间的关系，实现业务流程目标的改进，实现电子档案的创新发展。通过合理的流程管理，可以从根本上降低其风险，并降低电子档案建设的成本投入，实现创新应用。以现阶段的国家标准为基础，不断进行创新。从整体上进行优化，实现档案信息资源的安全存储，通过流程管理控制避免档案信息资源出现失真情况，降低系统自身的安全风险，充分发挥出电子档案的管理优势，提升档案管理质量。例如，当前电子档案在管理过程中存在明显的安全问题，其主要的原因在于网络环境因素产生的影响，增大了信息泄露的风险，灵活利用流程管理可以促使电子档案的价值得到评估，并合理采取有效的措施进行管理，避免档案出现失真情况，降低风险层面对信息产生的影响，实现前端控制，优化各个流程环节，以促使其呈现出较高的管理效能，为人们提供高质量的档案信息。前端控制是流程管理的重点，也是当前各业务环节的重点，工作人员应加强重视力度，优化整体成本的投入，促使档案管理实现信息化发展。

3.3 根据实际情况建立管理模型

现阶段在进行电子档案管理过程中，应根据要求建立完善的管理模型，并积极进行创新完善，充分发挥出数据模型的优势，进行合理的数据档案筛选，并进行档案数据信息分析，将相关的内容进行一一记录，如档案归档时间、内容、范围以及档案种类等，将重要的信息进行相对应的录入，以实现高质量的存储。针对当前的档案被保存时间，可以建立完善的价值检定小组，定期对档案信息进行分析，利用专业人才制定档案信息清单，并针对不可直接公布的信息进行跳进，灵活利用其优势提升档案信息的安全性，并经过上级部门审核后对档案信息清单进行编制，形成完整的數字档案，根据要求设置权限，保证其访问合理，及时进行备份与更新处理，充分发挥出流程管理的优势，提高档案管理的效率与质量。例如，在某管理人员建立完善的系统模型，实现了整体的优化，促使其档案可以根据归档日期进行自动的分析，明确其归档要求，其存储时间、存储空间等得到初步的确定，经过工作人员进行专业的鉴定，对信息的来源进行确定，编制符合当前要求的数字化档案，并进行检索设置，加强对电子档案流程管理的重视力度，满足当前的需求[3]。

4 结论

综上所述，随着时代不断发展，电子档案逐渐灵活应用信息技术，合理进行改革创新，优化其整体管理流程，因此工作人员应不断进行完善，加强电子档案的推广与应用，引入流程管理理念，减少档案管理工作中存在的错误，降低整体管理风险，从根本上提升档案管理的质量与效率，为人们提供优质的电子档案信息服务，发挥出资源优势。

参考文献

[1]王雁声.浅析流程管理在电子档案管理系统中的应用[J].才智，2019（04）：211.

[2]赵宁.基于云计算的多类型电子档案数字化管理系统客户端设计与实现[D].南昌大学，2016.

[3]朱建兴.浅析流程管理在电子档案管理系统中的应用[J].办公室业务，2016（01）：147-148.