基于ERP的采购业务管理与控制

2019-07-14中国船舶重工集团公司第七一二研究所贺洁

中国商论 2019年3期

中国船舶重工集团公司第七一二研究所贺洁

企业为了获得更高的利润，必须要对企业展开全面的管理，首先需要进行的就是成本的管理，只有控制好了成本，才能让企业获取更高的利益。在企业经营成本中，物料成本占据着大部分比重，企业中也存在着繁杂的采购业务，有着较大的工作量，很容易出现管理漏洞。因此，必须要加强对采购业务的管理，做好成本管理工作。

1 采购业务流程

在企业中，采购管理是为了让生产计划和销售计划得到实现，在合适的质量和价格条件下，选择合适的供应商，采购适量物料，在这个流程中展开的管理和控制活动。面对信息和竞争一体化发展形势，企业在采购理念和采购职能上都得到了更新，已经从原来的职能管理转变为现在的流程管理，从原本的采购管理转变为供应管理。企业通过应用ERP系统能够对采购业务的全过程展开管理，在每一个管理环节都需要将采购单据进行管理，如采购订单、到货单、入库单以及付款单等单据。在采购管理的全过程中，涉及到财务部门、采购部门、仓库以及质监部门等多个部门，采购业务是一项复杂的工作，只有对采购业务展开全面的管理，才能让采购业务的效率和质量得到全面的提升。

在ERP系统中，针对采购业务展开的管理需要由管理系统进行承担。采购管理系统不仅能够针对采购业务进行，还能同时对库存、销售、合同以及质量等多个方面展开综合管理。从采购业务流程就能了解到，针对采购业务展开的管理涉及到多个管理环节，需要进行分散控制。使用ERP系统能够让采购管理和其他功能模块实现集成，让采购业务获得集成化的管理平台，采购业务也获得了高效的管理和控制。

2 基于ERP的采购业务管理与控制

2.1 制定采购计划

在企业采购会议上，采购主管面对着诸多原料和产品，但是对于原料的存量和在途量并不了解，会议上提出的采购计划并不足够科学。由于采购计划的不合理，在生产环节中就容易出现原材料的不足或者过剩的问题。在ERP系统中，实现了采购、销售以及需求分析的统一，系统能够根据销售的订单对销售进行预测，需要综合考虑产品在结构以及库存量的情况。由需求规划对材料产品的计划量进行计算，采购供应主管需要根据计算情况制定出采购计划，选择出采购原料形成采购的订单，对采购的任务进行下达，从而能够更加快速的编制出准确的采购计划，避免出现盲目采购的情况。

2.2 管理供应商

在采购业务中，对供应商进行选择的时候，由于不能及时了解供应商实际情况，造成不能选择最合适的供应商，容易造成产品延期交货、影响企业名誉的情况。在ERP系统中，通过对供应商存货情况进行完善，通过设定货品质量、货品价格以及交货效率等指标的衡量，对供货商进行评估。

首先需要对供货商的供货资格进行审批，在发展新供应商的时候，需要根据供应商审批表上的内容进行全面的考察，经过合格认证的供货商将会被记录在供货商档案中，得到企业的集中管理[1]。这样能够避免出现不合格供货商出现的采购行为，让采购业务的风险得到降低。在ERP系统中，整理了全部的供货商档案，不仅包含着供货商的基础信息，也包含着供货商信用情况以及联系方式。ERP系统有着集成信息的优势，能够对存货档案进行管理，根据档案记录找到供货单位。在系统中，清晰的记录了货品与之对应的供货商，根据供货商也能够在系统中找到该供货商提供的货品。

其次需要对采购进行比价。在系统中记录着供货商提供的价格表，在系统中能够了解供货商对同一种产品不同时期提出的价格，还能了解同一时期同一产品不同供应商的价格。使用系统对价格进行分析，能够选找出性价比最高的供应商，产生采购订单。在系统的应用下，能够帮助采购业务提升了工作效率，让采购成本得到降低。针对一种产品存在诸多供应商，企业要想大量采购一种产品，必须要和多个供应商保持采购业务，需要在供应商之间分配采购比例。

最后需要对供应商进行交货管理。在采购之后需要根据仓库中产品展开质量检测，对产品进行质量上的分析，根据质量检测部门提供的质量检测单据，能够形成产品质量的分析报告。再根据订货和到货的情况，能够对供应商供货情况进行分析，针对逾期还未交货以及临近交货期限的供应商需要分发催货函，督促供应商进行交货[2]。通过对比供应商提出的价格以及质量等多方面情况，能够对供应商在交期、服务、质量以及合同等多个方面形成供应商的评价结果，对供应商进行把控。

2.3 管理采购合同

企业在进行大型的采购业务中，需要在采购之前签订合同，包含订单、交货、入库以及付款等多个环节。假设无法对合同的执行情况进行跟踪，就无法了解合同在执行过程中产生偏差，就容易造成增加采购成本，同时对于企业和供货商合作关系带来不利影响。在ERP系统中，针对各个环节的文件展开的跟踪，包括签订合同、下订单、交货、入库以及付款等环节，展开了全程的管理。能够全面了解各个环节合同履行的情况，让采购的风险得到降低。若采购环节中出现和合同不相吻合的出入情况，系统可以自动发出预警。在工作台上还需要将合同变更的情况进行详细的记录，让合同不会由于变更而出现混乱的情况。

2.4 监控采购过程

在采购环节中，部分采购人员为了能够拿回扣，选择进价比较高的产品，造成采购环节中出现漏洞。使用人工方式进行询价和比价，不仅需要繁琐的环节，可能会造成采购成本过于高。由于采购主管经常需要出差工作，无法实现及时进行单据的审批，整个审批流程也不够严密，难以避免影响到采购环节中，让生产受到影响[3]。使用ERP系统进行采购业务的管理，最主要是从价格、数量以及质量三个方面进行考虑。

(1)采购价格的控制。

在系统中使用多种控制手段，第一种是最高进价的控制，在采购业务中对采购工作实施最高进价的控制，所采购的货物若超过最高进价系统必须要作出警示，自动进入到审批的流程中，在采购主管完成审批之后，才能进入到采购环节中。如果在输入密码的时候出现错误，使得采购单据无法被保存，那么就采购流程也就无法得到正常的履行。第二种是自动比价生单，根据采购物料，将供应商中存货价格表上保存的价格找出来，自动进行比较生成采购的清单，这样能够从本质上控制好进货源头，能够完成货比多家，让采购成本得到降低。第三种是价格政策，需要选择获取订单、发票以及货单的方式，系统中提供了人工录入方式、供应商存货表方式以及地区历史记录等。这样能够避免采购人员在采购环节中定价的随意性，能够避免高价采购的问题，让资金浪费的情况得到避免。

(2)采购数量的控制。

在系统中设置了是否允许超订单到货这一选项，如果允许，需要在入库数额上按照存货档案的比例设置上限。如果不允许需要根据到货单以及入库单，不能超过订单上的数量。例如：如果入库超过了订单10%的数额上限，需要在超额上限的位置输入0.1。如果根据采购订单将到货单和入库单采购上去，输入的数量需要超过超额的上限，在保存的时候系统能够自动发出提醒。

(3)采购质量的控制。

在人工管理中，若发现到货之后的验收并不合格，在使用的时候发现包装存在不足，或者是有些材料存在以次充好的情况，有些材料被浪费，这些情况都造成了成本的增加。在ERP系统中，通过对不同存货实施检验，系统能够提示采购单、到货单以及检验情况，没有经过检验的产品决不能允许入库。另外，供应商能够根据交货的质量对其进行分析，将产品质量最好的供货商选取出来，从源头上对质量进行把关，对采购的风险进行控制。

2.5 管理采购资金

在人工管理的方式中，企业有着众多供应商，在无法科学评价供应商重要性以及送货情况之下，可能会产生不当的支付顺序，采购资金不能得到高效的利用，容易造成企业信誉出现下降。在ERP系统中，经过分析供应商的综合情况，确定最合理的付款顺序。在合同中规定的到货进展以及付款情况的基础上，严格依照合同对货品进行付款，让付款的规范性得到保障。

2.6 控制金额额度

为了企业更好的展开采购管理，需要审批人员能够对采购订单赋予审批权限，针对不同权限的级别设置不同采购金额，才能让分级管理和控制得到实现[4]。针对采购订单对金额的审核控制可以从两个方面展开：首先是通过控制金额数据控制权限；其次通过审批流程进行材料控制。通过金额权限进行控制需要经过：首先设置审批级别，通过岗位的设置能够给操作人员进行不同的级别。其次，为了让金额控制能够发挥出实际作用，需要在采购管理中使用金额审查方式实施。在审核采购订单的时候，若订单的金额不超过设定的金额级别，系统能够加工单据保存下来，同时将操作人员的信息记录下来，将订单的状态记录变更成为已审核的状态。若订单金额超过了设置的金额级别，系统则会自动弹出信息，提示未通过审核。

2.7 设置采购报警

在系统中设置的采购和报警功能，能够针对即将到期以及逾期未交货的订单全部筛选出来，管理人员可以设置预警和报警的天数，到达天数的时候系统主动对管理人员进行提示，以便于员工采取相应的措施进行处理。在人工管理的时候，并不能完全掌握每一单采购业务，在执行采购计划以及控制资金总量上，都存在一定的困难。在ERP系统中，在采购管理系统中对入库表、综合统计表以及余额表进行查询，这样采购部门和生产部门能够更加及时的掌握采购业务执行情况，让员工能够对采购订单执行的综合情况进行了解。通过分析货品采购成本、货品资金比例以及货品费用等信息，能够让企业更加清楚的了解资金在运行上的效率，让成本费用能够得到更合理的消耗。