■ 杨庆树

近年来，云南省档案馆在数字化的基础上，为最大限度地延长实体档案的寿命，采用了档案保管的新方式——封存档案。封存档案是建立在以档案安全为基础，以档案数字化为前提，以档案消毒为保障，以全新密集架保管装具和标准化的恒温恒湿档案库房支持下的档案保管方式。

省档案馆档案封存工作始于2011年。截至2018年年底，封存档案总数已达到209 个全宗，32 万余卷。为做好这项工作，省档案馆对档案封存方法、档案封存先后顺序等进行了研究，设计了封存档案盒。

省档案馆的档案封存以数字化后的全宗档案为单位，对需封存档案逐卷进行清点，清点后形成清单，然后对照馆藏档案目录再一次对档案数量进行确认，确保档号唯一性，不重号。经过多年的实践和研究，我馆已探索出一套较为科学高效的封存程序：一是做好档案封存前准备工作，包括确定封存全宗、定制购买卷盒；二是对拟封存档案进行消毒处理；三是工作人员流水作业协同合作清点档案装盒并将档号等信息录入计算机；四是检查核对录入信息是否准确完整，打印封存盒标识信息，包括全宗号、机构名称、案卷号、盒号4 个内容；五是封存装盒档案入库上架。

省档案馆为档案封存特别定制了新型封装盒，该封装盒具有保护档案、检索信息完整、尺寸统一、美观耐用等特点。2019年，我馆还采用具有喷墨打印技术的喷码机，用于档案封存盒的打印，喷码机打印取代了原来的手工盖章工序，大大提高了工作效率并且字迹清淅美观易读。

通过封存档案，省档案馆档案保管水平迈上了一个新的台阶：一是减少了档案原件利用，更好地保护了档案；二是封存前的档案消毒处理对档案病虫害起到了很好的防治作用；三是通过不断配置新型档案管理装具，提高了档案的安全性和档案存放信息查找的准确性；四是提高了库房档案存放的美观和整洁度，有效解决了档案存放大小不一、不规范，在库架上难查难找的困难；五是大幅降低了工作人员进出档案库房的频次，确保了库房的恒温恒湿，更加有效地保护了档案的安全。