王杰珍

【摘 要】计算机网络技术的不断发展，为各项工作的开展带来了福音。高校作为重要的人才培养基地，在我国的建设与发展中有着重要作用。高校档案管理工作作为高校建设的关键环节，只有实现网络化、信息化与数字化才能得到质的飞跃，才能为数字校园建设提供助力，做到信息的快速处理与传输，为我国教育事业做出更大贡献。

【关键词】高校;档案管理;信息化

【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2019）11-0297-02

1 现阶段我国高校档案管理中的问题

1.1 管理意识不强，管理方法落后

现阶段，很多高校将工作重点放在教育规模与教育质量的提升上，因此将更多的人力、物力与时间投入其中，对其他工作有所疏忽，这对高校档案管理工作尤为不利。一些高校领导人甚至未认识到档案管理工作的重要性，有些人觉得档案管理工作无关紧要，能缓就缓，将档案管理工作定性为简单档案保存与记录，没有认识到档案管理工作的作用与价值。同时，由于未投入相应的资金，档案管理工作的硬件条件始终得不到良好的改善与提升，导致服务质量上不来，整体规划与实际情况冲突较大。此外，现阶段高校档案管理工作的形式与方法比较落后，现代化管理手段运用较少，档案管理工作者安于现状，缺乏积极性，导致档案管理效率与质量较差。

1.2 利用效率低，档案功能少

一般情况下，高校虽然不重视档案管理工作，但是档案数量惊人。档案管理人员意识不强、学校不重视等因素导致档案的利用率十分低下，档案管理效率低、价值低。在高校中，很多人认为档案管理工作的实际意义不强，只是简简单单的保存工作，这也是高校档案管理水平始终提不上来的主要因素，因此高校相关工作者必须重视档案管理的重要作用，逐步增强档案管理人员的意识，转变思维方式，才能更好地服务于广大师生。

1.3 思想落后，管理水平不高

现阶段，我国很多高校都将科研作为学校管理中的要点环节，因此对于档案管理工作未能给予相应的重视与把控。学校大部分领导都认为档案管理工作缺乏变化，操作起来较为简单，同时，一些老领导接受新事物的速度较慢，思想观念相对落后，跟不上时代的发展要求，对于信息技术等新兴技术存在抗拒心理。此外，许多档案管理人员片面地认为档案管理工作就是对院校档案记录与保存，这是其从业多年所形成的惯性思维，一时半会儿难以有所改变，也不愿意去改变现状，不愿意花时间与精力去学习、改革与适应新的工作方式，难以突破与创新。正是相关工作者与学校领导的这种观念，严重制约了高校档案管理工作的开展，使得高校档案管理工作难以满足实际需求，导致高校档案管理工作的信息化发展速度较慢。认识上的不足直接导致许多高校在档案管理方面的投入力度较小，不愿意消耗资源来建设相应的档案办公区域或相关库房。当然，现有的档案管理设备不具备信息化建设要求，因此导致档案管理工作始终踏步不前，缺乏发展动力，经常会出现档案分类混乱、档案缺失等问题，不利于学校各方面工作的开展。

1.4 缺乏协调机构

现阶段，虽然有很多高校开始实行信息化档案管理，但是由于受到学校内外多因素的影响，绝大多数高校都是独立完成档案管理工作，相互之间缺乏沟通交流，更没有能够协调与统筹规划的独立部门来充分利用学校档案信息的优势资源，各个学校之间都有着自己的特殊管理方式与网络系统，想要实现集中管理较为困难，这也为信息共享带来了诸多阻碍，不利于我国高校整体档案管理水平的提升。

2 高校档案管理信息化建设措施

2.1 创新档案管理模式

要想做好高校档案管理工作，充分发挥档案功能，就应对传统档案管理模式进行创新，切实做好档案收集工作。一方面要出色地完成档案的归纳整理工作，另一方面要逐步建立健全档案收集与管理办法。档案收集不仅要从一般性资料入手，更应该突出高校特点，以学校工作中心环节、学校办学特色及重点任务等为要点，探索体现本校发展特殊性的特殊档案。首先，相关部门对于本部门的档案一定要心知肚明，不能随意留用，要注意收集整理，随时做好整理与归纳工作。其次，要对档案征集工作进行把控，不仅要进一步扩大宣传力度，更应鼓励个人主动向学校档案管理部门进行捐赠或移交，并且适当运用奖励手段，给予捐赠者精神或物质奖励，如荣誉证书等，但是不能强行违背他人意愿，逼迫他人捐赠。最后，要如实记录高校内发生的大事，完善高校档案信息，凸显特色。同时还应对传统档案征集方式进行改革，通过有偿购买等方式调动相关人员的捐赠积极性，有助于学校文化与历史的还原与保留，为学校的长远发展奠定坚实的文化底蕴。

2.2 做好高校档案信息库建设工作

随着信息技术的不断发展，各个大数据库之间的联系更加紧密，高校资源丰富，要想充分发挥其最大价值就不应该只限于自身使用，而是要将自己的数据库与全国甚至全世界各大高校的数据库联系到一起，逐步实现现代化信息建设。高校独立开展的档案管理工作，只是有助于管理学校特色资源档案，而提供给其他高校的档案数据则可以实现资源共享。所以，高校之间应积极交流沟通，切实实现资源共享，统一建设档案信息管理机构，对各个高校的档案信息资源进行规划，不断完善档案网络，逐步实现档案资源共享。为此，学校更应加大投入力度，从硬件设施与人员两个方面入手，切实提高档案开发能力与计算机运用能力，实现纸质档案的数字化留存，提供更加全方位的服务。

档案管理工作的开展是重中之重，高校有关人员要积极运用信息技术，建立健全信息数据库，方便档案的存储与管理。首先，在管理档案时要秉持档案管理的3个原则，进行有效管理，保证档案联系性与整体性。其次，对馆内一些特色档案进行重点把控，必要时可设立独立部门，由专员进行管理，但也可将案卷散開存放，且需要设立目录，方便日后查找与使用。最后，逐步建立档案数据库，丰富数据库内容。档案信息资源库的内容主要来源于对现有一些学校特色档案的扫描与数字化加工，将原先纸质文件以电子文件的形式呈现出来，方便管理的同时符合高校信息化建设要求。

2.3 做好档案管理团队建设工作

高校档案管理工作要符合时代发展需要，与多个单位之间形成联合体，促进资源共享。这种不同于傳统的档案管理工作的转变对于相关工作人员的专业能力与技术水平要求更高。因此，高校应做好档案管理团队建设工作，培养一批熟悉先进管理方式、有着超前管理意识的专业人员，可通过招聘与培训两种方式组建档案管理团队。首先，高校应建立健全招聘制度，提高薪资待遇，吸引优秀人员。其次，高校应做好培训工作，逐步提高档案管理人员的专业水平与管理能力，为其创造更多外出学习与进修的机会。最后，应建立健全奖励机制，全面调动工作人员的积极性，使其自发掌握更多先进管理知识，自主提高信息技术应用能力，为高校档案管理工作的开展奠定必要的基础。

2.4 完善高校档案信息化系统

档案管理信息化的实现离不开完善、健全的档案信息化系统，因此高校有关工作人员要想实现信息化，就必须从档案管理系统的建立与健全做起。相关人员要利用计算机技术开展档案管理工作，采用特殊的专业系统对档案进行全方位把控，实现对档案的每一个操作，如档案信息录入、档案整理与档案分类、档案保存与检索等，通过利用相关硬件与计算机软件逐步实现档案信息化管理，切实提高信息化的技术水平。此外，有关人员应建立健全信息库，保证信息库完整，保障信息的精准性与可靠性。在实际操作过程中，要认识到计算机技术是一个不断发展与变化的新兴技术，那么计算机软件或硬件都有着较快速度的发展，因此相关工作人员不仅要做好信息库建设工作，更要定时对硬件与软件进行更新与升级，保障信息库的运算速度与整体质量，只有这样，才能让整个信息库更加方便、快捷。这不仅需要档案管理工作者的不懈努力，更需要专业从人员对软硬件系统进行定期维护与升级，确保整个系统的正常运转，提高档案管理效率，为资源共享奠定基础。

2.5 做好网络安全化建设

虽然计算机网络技术为人们带来了诸多便利，但是我们还是要从事物的两面性对其进行分析，看到其利弊所在。网络安全是一个老生常谈的话题，一些网络黑客严重威胁网络安全，也给许多企业带来了不小的经济损失，信息被恶意窃取的攻击现象常有发生，因此高校档案管理工作必须面对网络安全这一问题。这就要求高校必须做好网络安全建设工作，保证档案安全，对管理系统进行维护与更新，做好网络安全监管工作，尽最大努力防止信息被窃取。档案管理人员在工作中要严谨、认真，避免因工作失误而造成档案信息错误或者丢失;对于一些有保密性要求的档案，一定要严格遵守规定，对其采取保密措施，并按照保密程度进行分类：秘密、机密、绝密，对不同保密程度的档案采取的保密措施也不同。

3 结语

综上所述，不难看出高校档案管理信息化建设的重要性，有关人员一定要积极探索，加大投入力度，全面提高档案管理信息化水平，为高校长远发展提供助力。

参 考 文 献

[1]张学.浅谈高校档案管理信息化建设[J].办公室业务，2013（21）：145-146.

[2]谭春霞.高校档案管理信息化建设现状及对策研究[J].科技资讯，2015，13（11）：144.

[3]李娟.试论高校档案管理信息化建设[J].山东档案，2019（1）：53-54.