润滑油企业供应商考察实战解析

2019-05-08邸朝霞

石油商技 2019年2期

邸朝霞

中国石化润滑油有限公司

在当今经济全球化、产业链国际化的环境下，大多数润滑油企业不需要以“自给自足”的方式来自行创造和生产所需的资源，同时“术业有专攻”使得润滑油企业必须要从外部供应商处获取技术更先进、品质更佳、成本更低的原料和服务。供应商的开发与选择、管理与控制、评估与优化这一系列管理工作，是润滑油企业物资供应部门的重点工作，也是保证物资供应稳定、确保采购质量、降低采购风险和成本的关键性工作。

供应商考察的定义

供应商考察是当今世界各国企业普遍采用且行之有效的方法，是采购方通过“对供应商相关供应服务能力进行的现场符合性审查”来确定能否与其进行业务往来的一种方法。它不同于普通的拜访和参观，是带有一定的目的、采用规范的流程、使用科学的方法所进行的一项专业性“技术工作”。在ISO9001质量管理体系标准中，第8.4.2条款要求“组织应确定必要的验证或其他活动，以确保外部提供的过程、产品和服务满足要求”。供应商考察就是采购方进行验证活动的方法之一。

供应商考察的意义

润滑油企业作为采购方，通过对供应商进行实地考察，能够了解和掌握供应商的真实情况，根据所存在的问题及具备的优势，科学地、理性地对其供货保障能力进行评估，有助于做出采购决策，有针对性地对供应商进行控制和管理，并帮助和指导其提高管理水平和质量保证能力，最终体现在企业能够“控制风险、降低成本”［1］，且能从供应商那里借鉴和学习到好的管理方式和运作经验。

所谓控制风险，包括3个方面：

◇控制法律风险，规避因供应商的主体资格、生产许可资质、知识产权等方面的问题，造成企业与供应商的交易无法律效力、产生侵权行为或承担连带责任；

◇控制质量风险，将原料质量缺陷和不合格品消灭在供应商发货之前；

◇控制交付风险，将供应商的交付及时率控制在采购方的可接受范围内。

控制住上述3方面的风险，自然带来相应的成本降低。通过控制法律风险，消除因供应商违法违规造成的原料供应中断和停产违约的损失，以及因侵权或承担连带责任而引起的赔偿和被处罚的损失；通过控制质量风险，保障了企业所生产产品的质量，避免因原料问题引发的投诉和索赔，并可降低进货检验频次直至免检，从而减少检验费用的支出；通过控制交付风险，能确保企业对其客户的交付及时率，甚至有助于实现“Just In Time”订单驱动的生产模式，降低企业原料和成品的库存资金占用。

从供应商的角度看，通过接受润滑油企业的考察，可以明确地了解到润滑油客户的特殊需求和要求，保持与企业的“同步共振”，既能持续保持供货资格，又能通过不断提升产品和服务质量逐步提高供应商等级，进而扩大供货份额并争取到更多的合作机会。

因此，供应商考察是一个使供需双方都受益的事。

供应商考察的策划和设计

考察目的

润滑油企业进行供应商考察，其目的通常有以下4种：

◇在选定新供应商时，以及计划从现有供应商处采购新的产品时，都要进行供应商考察。此考察是要确认该供应商是否有能力向企业供货，在签约前必须完成现场考察。

◇为对供应商进行日常管理和监控，定期开展现场考察，以掌握供应商动态变化，并传递企业新的采购需求和管理要求。这会列入企业每年度的供应商考察计划中，根据供应商的业绩表现和所供原料的重要性制定周期性的考察计划，一般对关键原料供应商每年考察1次，对重要原料供应商每2～3年考察1次。

◇当供应商产生供货问题时进行考察，如出现连续多批次的不合格品或质量指标负偏差，发生多起未按期交付造成企业调整生产计划、停产甚至违约，供应商异常地价格调整等情况。这时去考察是要与供应商共同查找问题出现的原因、协商解决措施并督促其整改，以确认该供应商是否有能力继续供货。这种考察侧重于纠正偏差，根据所出现的问题设定不同的考察重点。

◇当供应商自身发生变化时进行考察，如供应商组织机构重大调整、产地搬迁、采用了新的生产工艺、更换了主要原材料供应源等情况。此种考察是要确认这些变化是否会对其持续稳定的供应造成影响。这种考察注重事前预防，供应商所变化的内容是考察的关注点。

考察类型

供应商的考察类型主要分3种：

◇体系审核：对供应商管理体系的各个业务过程进行全面、系统地检查，类似于第三方认证机构进行的ISO9001质量管理体系审核。

◇过程审核：针对企业所采购的产品品种，按该品种的“产品设计→原料进厂→产品生产→产品检验→产品销售→售后服务”这条产品实现过程的业务主线来检查。

◇专项审核：选取产品实现过程中的某一个或几个业务单元进行深入地检查。

考察定位

在进行策划时，润滑油企业要根据考察目的来选择适当的考察类型，将2方面综合起来确定每次的考察定位。一般而言：

◇在选定新供应商时，或为对供应商进行日常管理和监控而开展年度考察时，主要采用体系审核来评估供应商的整体综合能力。可按照ISO9001、ISO/TS16949的质量管理体系标准进行考察，也可使用本企业自行编制的标准进行考察，一些大型企业如德国奔驰、日本丰田、DELL、飞利浦、沃尔玛等公司都有自己的供应商考察标准和流程。

◇计划从现有供应商处采购新的产品时，主要采用过程审核重点考察该新产品实现过程的质量保证能力。可参考汽车行业质量管理体系标准ISO/TS 16949的过程审核方法，也可采用德国汽车工业联合会VDA6.3的过程审核方法，也可编制本企业的过程审核标准。

◇当供应商出现供货问题以及自身发生变化时，往往开展专项审核即重点针对问题点和变化点进行检查，辅之以受影响的其他业务单元的检查。由于问题和变化是千差万别的，因此这种考察具有鲜明的定制化特点，需要编制适用于当次情况的检查表。

考察侧重点

如何在众多供应商中选择考察重点对象，如何分配考察的精力和时间，实施考察时提出什么要求、要求到什么程度，按供应商不同的响应程度采取怎样的对策，这些都是润滑油企业在进行考察之前，要根据所采购原料的不同特点、供应商的不同类型来进行思考、判断和设计的。

根据以下差异情况“区别对待”才是实事求是的理性行为。

因“料”而异

润滑油企业所采购的原料分为关键原料（如基础油、添加剂、化工原料）、重要原料（如包装物、分析仪器、生产设备）、一般原料（如分析试剂、后勤保障类物资等），相应的供应商考察的频次和覆盖范围要向关键原料和重要原料倾斜。

另外，不同的原料有不同的技术特性，考察的关注点要随之而不同。以中国石化润滑油公司为例，该公司按照“化工、材料、煤炭、设备、电仪”五大类分别制定供应商资格审查标准。

因“商”而异

按供应商为企业提供产品和服务的属性不同，可将其分为生产商、代理商、流通商、物流商、监造商［2］，进行考察时应按供应商的不同类型分别设计审查标准。

同时，对润滑油企业而言，供应商分为“可影响型”和“难影响型”2类，对此应采取不同的策略：

◇“可影响型”供应商主要为有意愿进入企业供应资源名单的新供应商，处于充分竞争市场或丰富供应资源市场的供应商，以及为企业提供配套产品或服务的供应商。在这种企业占主导地位的情况下，考察时可将自身的需求与要求明确传递给供应商，请其予以配合和支持。

◇“难影响型”供应商包括生产规模大和市场占有率高的“行业领袖型”供应商，技术领先或具有专利的“技术专家型”供应商，享有独家上游资源和行业许可资质的“行业垄断型”供应商，客户指定采购源的“难以更换型”的供应商，以及企业的采购规模对其影响较小的供应商。面对这些供应商，企业的影响力有限，实施供应商考察时在提出采购需求和要求的基础上，与供应商共同探讨互惠互利的合作方式。

现场考察的准备工作

“凡事豫则立，不豫则废”。润滑油企业要事先做足功课，才能保证考察工作的有效开展。

成立多职能联合考察组

润滑油企业的物资供应部门除了参加具体的考察工作外，更重要的是要做好考察的策划、组织与协调工作。牵头组织成立由多职能单元组成的联合考察组并分配考察任务就是其重要职责。

要根据当次考察的定位和侧重点来选取参加考察组的各职能单元。每个职能单元从各自的专业角度进行检查、提出要求。如技术部门会要求供应商对基础油、添加剂的关键指标进行批批检验，这样企业可进行周期性检验或免检，又如储运部门会关注供应商对每次送货的多批次原料是否能够明显标识，以方便企业在进货验收时准确识别并在发料时做到先进先出。诸如这些管理要求都会借由供应商考察来现场确认其达到这些要求的能力，以及供应商是否真实而准确地执行了这些要求。

中国石化润滑油公司针对技术复杂、单一来源、采购风险大的采购业务实施了“专家采购”制度，是物资采购活动中充分发挥多职能专家专业优势的典范。

收集信息和编制考察表

即便采用既定的考察标准和通用的检查表格，每次考察前也要根据当次的考察定位来收集信息，由考察组成员按各自的专业背景分工编制考察表，这样才能做到有的放矢，查重点问题、抓主要矛盾。

所收集的信息包括但不限于：

◇上次供应商考察所发现的问题，供应商的整改措施，企业的效果验证结论；

◇近期发生的质量和交付方面的问题；

◇近期新增的涉及到供应商的管理要求，包括企业新增要求、国家法律法规的新增要求、需要传递到供应商端的企业的顾客所提出的新增要求；

◇如供应商能将其管理体系文件或规章制提前提供给考察组，会节省因了解供应商管理规定而耽误的现场检查时间。

实施现场考察的实战技巧

依据检查表进行现场提问、观察并记录，看似简单，实则里面深藏技巧。

重视沟通

考察人员会与供应商各层级、各岗位人员进行交流，为了达到高效沟通的目的，要使用通俗易懂的语言来提问，不要采用ISO9001、ISO/TS16949、VDS6.3等标准中的原话照本宣科，避免使用润滑油行业内的专用术语和定义，要将这些“特殊语言”转换成供应商迎接考察的人员能听懂的话，避免因沟通不到位而出现双方都没有理解彼此所表达的内容。

有序有效地实施检查

检查表是围绕考察任务设计的，现场考察时不能偏离检查表，要注意节奏的把握和时间的掌控，以保证各项检查内容能有序地按计划进行，并采用封闭式提问与开放式提问相结合的方法，力争用最短的时间获取最有效的信息。这需要考察人员在长期的实战考察中加以练习，在本企业多参加内部质量体系审核是训练这种能力的有效方法。

合理抽样

现场检查是用“抽样”的方法寻找客观证据的过程，因此“抽样”应合理。不要凭考察人员的个人爱好和专业兴趣收集信息，要由考察人员自己选取样本而不要让供应商“送样”，选取样本时抓住直接影响产品质量的关键点而不寻求“面面俱到”，特别注意不要以“非查出问题不可”为目标，即在正常抽样没有发现问题时仍继续增大抽样数量而直到查出问题为止，这种做法会偏离考察目标并影响考察进度。

注意“接口”和“变更”

“接口”和“变更”是最容易出现问题的地方，在检查时由此入手会收获很大。接口包括企业与供应商的接口，供应商内部各职能单元及各业务过程间的接口，供应商与其上游供应商（含外包方）的接口3部分。当出现“变更”的情况时，接口间的信息传递和反馈是否到位和及时？变更的事项和内容是否落实在作业指导文件和记录中并予以执行？是否存在接口断裂的管理真空区域？是否存在多头管理却无人负责的情况？例如，企业传递给供应商销售人员一份润滑油添加剂变更技术指标的文件，这份文件在供应商内部是否传递到其技术部门进行技术文件的修改，是否传递到生产部门进行工艺参数的调整，是否传递到检验部门进行出厂检验标准的重置？又如针对润滑油企业进厂车辆的HSE安全管理规定，供应商是否向其运输服务的外包方传递，使得送货车辆进入厂区后能够遵守规定？再如企业的紧急采购订单在供应商内部的传递和处理过程是怎样的？

关注相关报告

考察时要会“借力”，既要关注近期质量管理体系认证机构对该供应商的审核报告、其他客户对该供应商的考察报告、供应商自己的内审报告。这有4方面的好处：

◇供应商整个管理系统的有效性是质量管理体系认证机构审核时的关注点，借助其审核报告能看出供应商存在的系统性问题；

◇如果其他客户的考察报告中发现的问题也是本企业目前所面临的问题，说明问题不是偶然发生的，具有普遍性，应引起警惕；

◇若3类报告都先后针对某一业务过程检查出了问题，说明该业务过程在持续性地出现失效，这势必对供应商保供能力构成影响；

◇借由这3类报告能扩大“考察视野”，从而节省考察时间。

充分考虑供应商的实际情况

要尊重供应商自身特有的管理制度、资源状况及其所在行业的特点和整体水平，不要以润滑油企业的操作方式、固有经验和行业习惯强行要求供应商，应根据供应商所处行业的特点以供应商能否达到企业的管理要求为原则进行判定。例如中国石化润滑油公司具备先进的条形码扫描系统，而其部分包装物供应商由于资金能力所限没有建立这套系统，其靠人工方式也能保证出库产品的品种和数量准确无误及先进先出，这时考察人员不能将其作为缺陷而判定供应商没有供货能力，而应作为一个持续改进的方向提给供应商，希望其能在此方面配置更多的资源从而提高效率和准确性。

多方搜集客观证据

考察人员要少讲、多看、多问、多听、多记录，收集“正”、“反”两方面的客观证据，供应商存在的问题和表现优秀的方面都要记录，才能为最终做出考察结论和判定供应商能力提供充分的证据支持。

保密责任

考察人员对接触到的供应商文件、数据等资料信息负有保密责任，未经供应商许可不得透露给第三方。

态度中立

考察人员要公正、客观、中立，不做供应商内部矛盾和争执的裁判。

考察结果的总结与应用

供应商考察结果的总结与应用是最终体现考察价值的地方。要避免考察工作的虎头蛇尾，否则既达不到考察的目的和意义，又是对资源和时间的极大浪费。

考察结果的总结与应用工作有6项：

◇检查表的整理和评分，考察组集体讨论并达成共识；

◇编写考察报告，得出考察结论；

◇提出不合格问题和改进建议并传递给供应商；

◇收集供应商的整改措施并评审措施；

◇收集供应商整改证据并验证效果；

◇内部传递考察及验证结果，据此做出采购决策或调整采购策略。

前3项工作可于考察当天在供应商现场完成，这视企业对考察流程的规定以及考察人员的经验能力而定。

在评审措施和验证效果时要从“纠正”和“预防”2方面入手，既要“就事论事”整改被检查出的问题，也要“追根溯源”解决问题产生的原因，更要“举一反三”消除类似性质问题发生的可能性。检查供应商是否将措施固化在其管理体系文件和记录表格中以及是否进行了内部培训是有效的方法。

根据考察结果做出采购决策或调整采购策略，包括选定新的合作供应商、实施供应商奖惩和激励措施、调整供应商等级、重新分配采购份额、给予或减少新的项目合作机会、改变采购定价策略等。

对润滑油企业采购人员的建议

通过开展供应商考察工作能提髙润滑油企业采购人员的综合素质，包括系统思考能力、组织协调能力、分析判断能力、沟通表达能力，对其开展物资采购的各项工作都有很好的促进作用。建议采购人员都能接受质量管理体系标准知识和内审员培训，学习质量管理知识和现场审核的方法技巧，并积极参加供应商考察工作，只有实战才能不断提高考察水平和能力，才能使采购工作质量和绩效得到提升。