迟晓霞

摘 要：随着信息技术的广泛应用，我国的信息化建设也随之迅速发展。尤其在事业单位档案管理中，信息化技术也逐渐普及，为事业单位档案管理带来了一些优势。但不可避免的，在事业单位档案管理信息化建设过程中，由于各方面存在一定的原因，给信息化建设工作造成了一定的阻碍，本文就事业单位档案管理信息化建设过程展开探讨。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

在事业单位中，档案管理是必不可少的一项工作。针对事业单位的人员档案、机密档案等都需要进行妥善的处理和保存。随着时间的推移，档案的内容越来越复杂，且数量越来越庞大，传统的档案管理模式已经不能满足当前事业单位档案管理的需要，而信息化技术又处于飞速发展期间，将信息化建设与事业单位档案管理相结合，推动档案管理实现信息化，促进单位档案管理的发展。

1 推动档案管理实现信息化的重要意义

1.1 改善档案管理途径

在传统的档案模式下，档案管理途径主要以人工录入为主，不仅费时费力，而且极容易出错。推动方案管理实现信息化，建立以网络平台和信息技术为媒介的智能化管理模式，改善档案管理途径，拓宽信息保存以及信息收集的方式，提高档案服务质量，从而提高档案的利用效率。

1.2 方便开展档案管理

推动档案信息实现信息化，将纸质档案转为电子档案，不仅利于档案的保存，而且可以节省空间，有利于档案管理工作朝着规范化的方向前进。同时在提供档案服务时，将智能检索替代人工查询服务，短时间内即可获取相应的档案资源，不受地域和时间的限制。且电子档案更容易保存，出现遗失和损坏的现象极少，能确保档案保存处于安全的环境中。

2 事业单位档案管理信息化建设过程中存在的不足

2.1 缺乏专业的工作人员

纵观我国大部分的事业单位，在推进档案管理朝着信息化方向发展的过程中，仍然存在部分缺陷，比如在录入档案时，会出现标题欠缺、目录不全等现象，出现这些现象的原因，除了事业单位内部缺乏严格的管理制度以及管理标准之外，另一大主要原因就是工作人员的专业素质不够。大多数单位认为档案管理部门只是辅助部门，并没有起到太大的作用，所以在安排档案管理工作的人员时，一般都排后安排，可能是退休老员工进行监管，也可能是兼职人员进行监管，总之，基本不是专业人员。非档案管理专业人员，缺少专业的档案管理知识，且对于如今的信息化技术接收程度缓慢，无法合理的将档案管理与信息化建设结合起来，严重阻滞了档案管理工作的进行。

2.2 信息化建设进程缓慢，档案服务率低

虽然当前在大多数的档案管理工作中，已经有了信息化建设的意识，但在实际应用中，并没有将信息化建设与档案管理做到完美融合。目前档案服务的方式主要是通过人工或者计算机，档案服务率低，若想提高档案服务效率，必须引入现代信息化技术工具，加快检索效率，为用户提供更好的服务质量。且工作人员的素质方面也是一大问题，其没有相应的专业知识，不足以支撑档案管理工作的进行。不仅如此，管理人员的管理观念仍然沿用传统理念，谈不上创新，也就无从改变。

2.3 缺乏资金支持

事业单位在开展资金配置时，因为对档案管理缺乏相应的重视，所以对档案管理工作的资金支持力度不够。档案管理想要实现信息化，不可避免的需要大量的资金投入去建设基础设施，从而为信息化建设提供必要基础。然而现在档案管理工作得不到相应的资金投入，单位的基础设施建设不完整，缺乏先进的技术与设备，无法开展信息化建设，严重滞后了档案管理工作的发展。

3 如何促进档案管理信息化建设

3.1 提高工作人员的综合素质，打造专业人才队伍

档案管理需要专业的工作人员来操作，工作人员的素质高低直接影响着档案管理水平的高低。首先单位应加强对档案管理信息化建设的重视程度，为档案管理信息化建设提供良好的发展氛围。其次在单位内部组织相应的培训活动，内容涉及设备操作、信息安全等各类知识，为档案管理人员提供再学习的机会，提高档案管理工作人员的综合素质。最后，为了提高档案管理水平，单位要引入相应的新鲜专业人才，可以与当地的高校相合作，优先录用相关专业人才，为档案管理工作提供人才支持，促进档案管理朝着信息化的方向发展。

3.2 完善事业单位档案管理制度

為了提高档案服务效率，促进档案管理工作的进行，最大程度发挥大信息的价值，就必须完成事业单位档案管理制度。档案管理制度必须合乎我国相关法律法规的要求，不得出现与法律相悖的现象，另外在制定之后不能随意修改。完善的事业单位档案管理制度可以为开展档案管理工作提供方向，提供依据，是下一步的信息化建设的重要环节。

3.3 重视档案管理安全问题

加强档案管理信息化建设就必须要考虑其安全问题。因为在事业单位内部，许多档案都具备机密性，一旦泄露，后果不堪设想。在信息技术广泛应用的今天，信息资源的安全问题一直是众人焦点。在事业档案管理过程中，管理人员应提高档案安全意识，加强网络信息安全防护建设，比如防火墙等，为档案信息安全加设保障。另外为信息设立权限和身份验证，多方面加强安全防护，保证信息档案的安全性。

3.4 加大资金投入

为了更好地加快信息化建设的进程，事业单位要加大对档案管理部门的人力、物力、资金投入，完善档案管理部门的基础设施，提高对档案信息化的重视程度，以上带下，带动广大工作人员相应的加强对档案信息化的责任心。在信息化建设过程中，需要多种信息化设备，比如计算机、扫描仪、投影仪等各类设备，需要大量的资金投入，在添置完设备以后，需要专业的工作人员合理利用，做到人尽其才，物尽其用，促进档案管理信息化建设的进展。

4 小结

如今，信息化技术已经运用到了各行各业中，且取得了显著的成效。在事业单位档案管理中运用信息化技术，通过完善相应的管理制度，购置完善的基础设施，提高工作人员的综合素质，做好网络安全防控，为档案管理信息化建设保驾护航。

参考文献

[1]蔡雨轩.事业单位档案管理信息化建设探讨[J].办公室业务，2019（16）：91.

[2]颜锐，杨帆，董键.事业单位档案管理信息化建设问题[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2019（08）：36-37.

[3]甄美英.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].现代经济信息，2019（14）：63.