朱立萍

摘 要：随着社会的不断发展，传统档案的管理理念与模式已经不能适应时代的发展。所以，档案管理信息化建设是必然的发展趋势，对提高档案管理工作的质量与效率有着十分重要的作用。本文就简要分析了档案管理信息化建设的策略，以期为相关从业者提供一些参考借鉴。

关键词：档案管理;信息化建设;策略

现如今，信息技术在各领域中都有着广泛的应用，并推动了各行业的快速发展。对于档案管理工作而言，加快信息化建设是很有必要的，既是档案管理工作的现实需求，也是新的应用趋势。借助信息技术来开展档案管理工作，不仅可以更好地存储档案信息，保证其完整性与可靠性，也提高了档案的利用价值，减轻了工作人员的工作压力，符合当前时代发展的要求。

1 档案管理信息化建设的现实需求

1.1 时代需求，档案管理创新的必然趋势

当前，我们已经步入信息化时代，社会的生产、生活中随处可见信息技术的应用，而档案管理也应该加强信息化建设，提高该项工作的质量与效率，以此来更好地适应时代的发展变化。在具体工作开展过程中，相关部门及人员要按照我国关于档案管理的政策内容與法律法规进行信息化建设，要立足于具体的档案管理内容与类型，合理应用信息技术，优化与完善传统档案管理工作的不足，提高整体管理工作的水平。

1.2 行业需求，档案管理创新的必然性

根据现阶段档案管理活动的发展趋势来看，信息化建设是一条必经之路，对优化传统的档案管理工作具有积极的作用，能够有效解决传统档案管理中的问题，提高管理工作的整体效率[1]。随着社会的发展，档案管理面向的群体规模越来越大，传统的工作模式显然已经无法适应时代的发展，所以应该借助信息技术的优势，创新档案管理方式。过去各行业的档案管理都是以纸质管理为主，这样不仅需要大量的管理人员，也无法保证管理工作的质量，而信息化、数字化的存储与管理模式，可以在提升管理效率的基础上，确保档案的完整性、安全性，满足当前大众的多样化档案应用需求，实现了档案管理的高效、快速管理。

1.3 大众需求，档案管理创新的必然选择

档案作为一种承载大众记忆、诠释时代发展的客观形态，在当前时代背景下，已经不再是单纯的“纸质存储”，而是要充分挖掘档案资源价值，在这样的情况下，传统档案管理方式可能存在的档案信息不完整、损毁以及遗失等情况会直接影响档案资源价值的应用。在信息技术的支持下，既能便于大众对档案信息的查询与利用，也可以进一步提升档案管理服务的水平。同时，可以充分挖掘档案资源的潜在价值，提高其利用效率。

2 档案信息化建设的内容与技术要求

2.1 档案信息化建设的内容

档案管理工作与信息化时代的融合发展，是当前时代背景下的必然趋势和选择，对档案管理工作的创新和持续发展有着重要的意义。其内容是在档案管理工作开展中，借助信息技术来提升管理的质量和效率，旨在可以进一步拓宽档案资源的前提下，创新管理和利用的方式[2]。在具体的信息化建设中，需要实现以下三个目标：一是，强调技术的优势，在档案管理中充分、全面融入信息技术，可以实现两者的全方位融合;二是，在信息技术的支撑下，可以对档案信息进行有效整合，提高档案资源的利用率，更好地服务于广大民众，有新的“动态内容”取代传统的“纸质内容”;三是，重视档案信息化建设，可以正确认识到档案信息化建设的必要性，为社会的发展做出应有的贡献。

2.2 档案信息化建设的技术要求

档案信息化建设的背景下，不仅要重视文化内涵与服务理念的诠释，还需要重视相关技术体系的构建与完善。首先，应该具有安全、可靠的网络系统，能够结合档案的具体类型构建相应的管理系统，便于其管理工作水平的提升;其次，要有良好的布线系统，这对于提升数据传输的安全性、精准性有着重要作用，同时要注意布线系统的维护与管理，保证其功能的发挥;三是，开发完善的数字化系统，其中涉及服务、存储以及查询等方面的建设，并结合实际情况合理改造与融合数字化技术，提高档案管理工作的效果。

3 档案信息化建设的路径

根据当前信息技术在档案管理活动中的实际应用来看，由于受到管理理念、技术应用成熟度等因素的影响，与预期的需求还存在一定的差距。为此，相关档案管理部门和人员，要结合当前档案信息化建设的现实情况，从以下几个方面入手：

3.1 统一信息化建设标准，规范档案管理机制

为了可以保证档案信息资源的内容共享，在档案信息化建设中，要重视档案信息化资源的实用性、通用性。所以，需要在具体实践中，以新的“标准统一”替代传统的“被动接受”管理，结合具体的情况建立健全信息化标准，并且在确保录入的档案内容可以实现共享，要对信息化标准进行统一，这样才能让档案信息化资源的价值得到发挥。另外，档案管理机制是该项工作有序开展的重要保障，相关部门需要在原有的档案管理机制基础上，进行优化与完善，用于引导档案服务机构的信息化建设，有效促进档案的信息化管理水平提升[3]。

3.2 重视技术应用，完善档案信息化平台建设

对系统化技术平台的完善，是决定档案信息化建设效果的关键因素，也是其核心动力。从档案管理工作的实际来看，在信息化建设中需要做到以下几点：首先，建立相应的数据库，并不断对此进行完善，这样可以充分发挥出信息技术的优势，丰富档案的资源，可以有效满足用户的多样化诉求。其次，对安全系统的建设。档案有着特殊的属性，如果出现病毒攻击或者被窃取，不仅会影响到档案管理系统的正常运行，还会给个人与集体带来重大的损失，所以就需要在信息化建设中，加强其安全性，保证档案信息化管理的质量。最后，应该对档案信息化平台进行完善。在档案信息化建设中，构建信息化平台是基础内容，要想充分发挥出信息化的优势，还应该重视对其完善，做好档案数据的数字化存储、服务以及搜寻等。

3.3 重视内容与文化挖掘，延伸档案管理工作空间

文化与信息化建设的有机结合是现阶段档案管理中的主要发展方向。在具体的管理过程中，需要结合具体的档案资源情况，借助信息化技术的优势，对其特色内容进行充分诠释，这样可以进行数字化表达和展示共同文化记忆的内容，充分挖掘档案资源的价值。同时，在时代不断发展中，大众的档案资源服务需求更加多样化与多元化，所以在档案信息化建设中，应该充分考虑到这一方面，构建大众性、开放性的服务体系，为广大民众提供良好的档案服务，实现档案资源价值的充分利用。

4 结束语

综上所述，在信息技术快速发展的背景下，档案管理信息化建设是必然趋势，相关部门与工作人员要基于实际需求合理应用信息技术做好档案管理工作，提高档案管理工作的效率，保证其实用性、科学性，这样才能满足时代发展的多样化诉求，这也是档案行业持续发展的重要路径。

参考文献

[1]阚泽微.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].科学技术创新，2017（6）：193-193.

[2]陈硕.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2015（20）.

[3]何瑛.事业单位档案管理信息化建设策略探讨[J].办公室业务，2016（11）：39-39.