赵少兴

摘 要：文书档案管理对于事业单位而言有着非常重要的意义，文书档案记录了单位日常工作中的各项工作内容，其直接关系到事业单位的工作效率，与事业单位的发展有着密切的关系。随着近年来科学技术的发展，事业单位对于文书档案管理有了新的要求，本文主要探究了事业单位文书档案电子管理的相关内容，期望能够推动文书档案电子管理的发展。

关键词：事业单位;文书档案;电子管理;探究

随着我国经济的发展，我国居民生活品质的提升，我国事业单位所面临的工作量和工作范圍也不断扩大。以往的文书档案管理方式已经难以满足现阶段事业单位文书档案管理的需求，难以使事业单位为我国居民提供更好的服务。事业单位对文书档案的管理也越来越重视。随着我国事业单位管理工作难度与复杂性的提升，文书档案电子管理近年来在我国各大事业单位得到普及与发展，本文主要探讨了如何更好地应用文书档案电子管理。

1 文书档案电子管理的意义

1）能显著提升文书档案的管理效率。事业单位中，常常涉及到多种类型的信息，文书档案中常会记录到多种类型的资料。因此文书档案中会涉及到大量的数据信息，这些信息大多是公共信息，需要频繁的进行整理和应用。文书档案电子管理的发展，能够更好的应用这些数据，使这些数据能够更好的服务于事业单位。事业单位能够更加有效的分析文书档案，更好的进行决策，有利于工作效率的提升。这主要得益于文书档案电子管理中，通过电脑硬盘、电脑云盘等方式对数据进行存储与手机，方便整理与分类文书档案，能够显著提升管理效率，有利于管理人员的检索与使用。

2）能显著提升文书档案的安全性。事业单位的文书档案往往涉及方面较广，内容较多，大多数文书档案都能够真实有效的反映事业单位的工作情况。而事业单位的一些文书档案具有不同程度的法律效力，文书档案电子管理的发展能够使这些数据具备相应的法律依据，为这些数据提供相应的法律效力，在事业单位接受检查时，能够提供相应的凭证。相较于传统的文书档案，传统文书档案多采用纸质保存的方式，纸质文书档案较容易受到外界环境因素的影响。如受潮、虫蛀等，都会使纸质文件受到破坏，破坏文书档案的完整性与有效性。而电子管理相较于纸质管理，硬盘的空间能够得到有效地利用，减少外界环境对文书档案的干扰，不仅能够显著提升文书档案的安全性，还有利于环保与节能。大部分文书档案都具备一定的保密性，在需要传递文书档案时，传统的纸质档案往往会经过多方才能到达接收方。这使文书档案传递过程的埋下了风险，有可能出现文件的损坏与丢失等问题，甚至可能出现档案泄露等问题，这无疑不利于文书档案的安全性。而文书档案电子管理能够通过网络直接的缩减文书档案传递过程的中间环节，有利于避免文书档案传递过程中存在的风险。

3）网络资源共享性。电子档案管理相较于传统文书档案管理，最为显著的优势就是其可以成立网络资源共享数据库。网络资源共享数据库能够有效的存储文书档案，并且根据文书档案的特性，将其分类到不同的数据库，如私密数据库或公共数据库等。也可以根据文书档案的重要性，录入文书档案。网络资源共享数据库最好的效果就是有利于部门与部门之间的交流与沟通，减少以往因数据共享不方便导致的工作效率低的问题，有利于更好的管理文书档案。

2 事业单位文书档案电子管理中存在的问题

1）管理人员素质较差。文书档案管理工作对于单位有着非常重要的意义。现阶段大部分事业单位文书档案管理人员不重视文书档案，不具备相应的文书档案电子管理技术。因此在近年来文书档案电子管理的发展的过程中，难以符合现阶段事业单位文书档案管理的需求。而且管理人员缺乏相应的职业道德素养，没有相应的管理规章制度，使管理人员素质较差，不利于档案管理工作的开展。

2）管理方式过于单一。大部分事业单位还处在过渡阶段，没有有效的普及电子管理。因此在管理方式方面还过于单一，只停留在档案的归档与管理两个方面。随着事业单位工作数据量的增多，以往的管理方式无法处理大量的数据。因此即使是传统的管理方面，纸质管理也难以有效的进行管理，所以需要电子管理的支持。

3）事业单位缺少管理机制。单位缺少相应的管理机制。这与上级领导的不重视有着密切的关系，大部分领导认为档案管理工作只是一个普通的数据库管理。所以不完善的管理机制导致了大量的问题出现，如档案借阅后难以及时归档，相应的档案无法及时的入库。相关文书档案管理人员的利益难以得到保障，因此文书档案电子管理工作开展缓慢。

3 事业单位文书档案电子管理对策

1）提升文书档案电子管理的重视程度。文书档案电子管理仍处于发展阶段，在这个阶段需要受到重视。因此事业单位的相关领导需要提升对文书档案电子管理的重视程度。对于电子管理的相关设备要加以完善，除此之外还要做好相应的资金支持工作，使文书档案电子管理的工作的能够顺利开展。

2）重视档案管理人员的培养。现阶段大部分事业单位的文书档案管理人员都是从纸质管理阶段过渡到电子管理的，因此在电子管理技术方面仍有所欠缺，所以要做好相应的档案管理人员的培训工作。事业单位中的档案管理人员通常被分为档案室和不同部门的管理人员，因此要培养相应的电子化管理技术，并且培养档案管理人员的职业道德素养。文书档案电子管理中设计了多种技术，管理人员自身也要重视档案管理技术、计算机操作技术等，使档案管理的技术提升。

3）建立相应的考核与监督管理体制。随着电子化管理的发展，以往的考核制度无法满足现阶段管理人员考核的需求。电子化管理中还涉及了网络共享数据库、信息销毁制度、文件传输安全、档案备份等工作。这就要求事业单位应该从电子管理的角度出发，建立相应的考核制度，确保文书档案电子管理能够顺利开展。

文书档案管理方面还欠缺相应的监督管理机制，首先应该建立相应的监督小组，对文书档案的管理工作进行监督。其次，监督小组要对文书档案的各个环节进行监督，如档案管理的整理、存储、归档与入档都要加以监督，保障工作流程的稳定性。除此之外监督小组还要监督管理人员的相关技术能力，确保管理人员的技术能够胜任管理工作。

最后还要提升管理部门的权利，确保管理部门能够有权利开展各种档案管理工作。其他部门也要能够配合档案管理部门的工作，其他部门在借阅档案时，要拿出相应的许可文件才能够借阅。而且在档案入档的过程中，档案管理部门有权利检验档案的真实性。如果其他部门档案在借阅档案后，没有在借阅期内归还档案，档案管理部门有权利追回档案。在档案出现泄密、损坏、丢失等问题时，档案管理部门有权利追究其他部门的责任。

4 结语

随着我国经济的发展，事业单位需要处理的数据量也越来越大，以往的文书档案管理方式已经无法满足现阶段事业单位发展的需求。因此事业单位文书档案的电子管理工作得到了重视与发展。本文主要分析了现阶段文书档案电子管理的重要性，并且分析了现阶段文书档案电子管理中存在的问题，并提出了相应的对策，期望能够推动事业单位文书管理的发展，促进事业单位的健康可持续发展。

参考文献

[1]韩玲.新形势下加强事业单位文书档案管理工作的思考[J].科技经济导刊，2019，27（05）：234.

[2]徐柳.新形势下提高事业单位文书档案管理工作效率的对策[J].兰台内外，2019（04）：69-70.

[3]杨媛媛，王力.某省机关事业单位文书档案管理工作中存在的问题及对策建议[J].甘肃科技，2018，34（20）：107-108.