张玉红

摘 要：随着科技的快速发展，信息技术在各个领域均得到了广泛运用，现如今信息化已经成为了发展主流。对于学校来说，发展规模越来越大，学生资料、教学活动、党务资料等等都需要进行档案管理，如果利用信息技术不仅可以丰富教学模式，还可以实现档案智能化管理。本文就信息技术在学校档案管理中的应用展开相关研究与探讨。

关键词：信息技术;学校;档案管理;应用

学校是培养人才的摇篮，也正是因为这一特性，学校档案除了具有保存意义之外，还有一定的参考价值。可以说，学校档案是一代一代教职工作人员通过一系列教育活动总结成的，所以学校非常重视档案管理工作。借助信息技术，可以为档案进行加密设置，或是整理成电子档案，方便人们管理，从而提高档案管理工作的工作成效。

1 传统学校档案管理存在的问题

1.1 档案管理保密性低

很多学校都比较重视档案管理，一般档案室都设置了铁门、铁窗、铁柜等等，但是教职工流动率较大，再者没有专业或是固定的档案管理员，这就会导致档案信息泄露事件的时常发生。很多档案室没有制定标准的查看制度，经常有所谓的“熟人”进入档案室随意翻阅，这些情况都证明传统档案管理模式保密性较低，一旦发生泄密事件对学校的名誉是很不利的。

1.2 档案管理工作量大

学校的档案都是按照时间进行归纳的，其档案的特性注定了很多档案是不能核销的，所以学校的档案卷宗保存的时间一般都比较久，如此一来，管理员在工作期间就需要做到防霉、防虫、防火、防鼠，无形中就加大了工作量。除此之外，一旦发生上述情况，学校档案将会受损，很难保证所有档案的完整性。

1.3 档案查找方式落后

很多学校进行档案规整、更新、查阅都是人工的方式，而学校档案内容数量繁多，管理员在查找档案时必须根据时间、类别进行查找，这是一件非常耗时耗力的事情，不仅工作效率低，管理员也会有懈怠情绪。因为管理员每天都在重复一样的翻阅、查找工作，时间久了自然会导致出现工作失误，并不利于学校档案管理工作的开展，而且还会影响到档案的准确性。

2 信息技术在学校档案管理中的作用

2.1 提高档案管理的严密性

传统档案管理模式下，管理人员无法避免人为因素失误，而利用信息技术将档案整理成电子档案保存，并对数据进行加密设置。任何人翻阅、调取档案，账号、密码、验证码验证通过才可以进行操作，对于一些重要的档案学校可以设置多个密码，需要多位管理人员输入密码才可以查看档案，如果出现密码错误，电子档案将会自动进入保护状态。所以说，将信息技术应用到学校档案管理中心可以提高档案的安全性和严密性。

2.2 提高档案工作效率

学校档案种类数量众多，单纯的依靠人工管理是很难实现高效率工作的。针对这种情况，学校可以利用信息技术将档案进行分类归整，这样人们在查找档案时哪怕忘记了名称，也可以输入关键词进行检索，缩小搜索范围，实现精准查阅，整个查阅过程完全是计算机自动完成，相比较人力寻找大大提高了工作效率。

2.3 提高了档案完整性

传统纸质档案是非常占据空间的，而借助信息技术将其整理为电子档案之后，可以进行压缩备份，不仅节省空间和时间，还能防止档案遗失现象的发生。由此可知，信息技术在档案管理中的应用有利于档案的长期保存。

3 信息技术在学校档案管理中的应用策略

3.1 完善档案管理机制，加强学校领导重视

学校档案管理是一项严谨性比较高的工作，要想实现档案管理信息化、精细化、智能化，首先学校需要加强档案管理的重视程度，制定科学的管理机制，借助信息技术形成在线管理系统，管理人员可以通过计算机实时掌握档案室动态，以此来形成一个管理体系。在具体实践工作中，学校领导要给予档案室一定的支持，只有这样才能保障档案管理工作的实效性。

3.2 运用信息技术，设置档案管理权限

对于学校档案管理工作而言，最重要的就是保密工作，信息技术虽然提高了工作效率，但同时也有一定的安全隐患。现如今网上有各种各样的病毒，档案室计算机一旦被黑客攻击、感染病毒，后果不堪设想，很有可能学校的所有档案都会被泄露在网络上。所以学校要加强计算机防火墙安全，并进行加密处理。比如管理人员每天工作的第一件和最后一件事是对计算机进行杀毒;或是对档案进行权限设置，只要打开档案文件就需要输入密码，或是动态验证码等等，以此来实现对档案资料的双重保护。

3.3 运用信息技术，开发档案管理软件

信息技术的应用改变了档案管理人员的工作模式，提高工作效率，减轻了工作量，然而信息技术之于档案管理还有很多帮助。学校可以开发档案管理在线软件，这样管理人员可以随时随地进行工作，比如随时上传更新档案资料，或是下载档案信息，而不再局限于学校内完成。运用档案管理软件，在进行工作量比较大的档案规整时，可以多人同时运用软件整理、上传、核对、备份，这样不仅保证了学校档案管理工作成效，还提高了管理人员的计算机应用能力。

3.4 运用信息技术，规范档案信息收录

在信息技术实际运用过程中，管理人员可以将纸质档案快速收录为电子档案，进行保存、上传、归档，在收录过程中根据档案类目进行分类整理，将同一类型的档案放在一个文件夹内。管理人员可以提前统计档案资料类型，并将关键词录入系统内。这样在搜索档案时可以在很短的时间内完成查找工作。也就是说档案收录工作完成效率越高，后期查阅搜索时间越短，可以说只需要几秒钟就能完成。因此，在学校档案管理工作中，提高信息技术的利用率，实现信息化管理。

3.5 运用信息技术，实现档案管理共享

传统纸质档案管理操作模式下，很难快速提供或提取档案，更不用说实现资源共享。当下是互联网时代，学校可以借助信息技术实现资源共享。比如学校不同部门的档案各自整理之后，可以自行上传到档案软件系统，管理人员再对档案进行核对归档收录;或是某部门需要某档案时，管理人员可以直接从系统内找到档案，实时共享。信息技术的应用，提高了档案共享的时效性和有效性，对提升学校档案管理工作质量有着积极作用。

4 结束语

总而言之，学校档案管理工作应该顺应时代发展，紧跟信息技术步伐，学校应当重视信息技术在档案管理中的应用，摈弃传统纸质管理模式，将纸質档案整理成电子档案，保存在档案管理软件中，方便管理人员随时更新、收录、检错、查阅，同时在信息化管理模式中，管理人员要做好计算机杀毒、信息备份，确保档案的完整性和严密性。

参考文献

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