张贵珍

摘 要：随着计算机技术的不断发展，人们的信息传输方式和储存方式也随之发生改变。民政档案是面向整个社会群体的，用于记錄各时期民政工作的文件和资料。随着时间的推移，档案的数量逐年增长，民政档案的管理也变得更为科学和信息化，所以民政档案的流程和管理制度也作出了相应的调整。民政部是我国政府部门重要的组成部分，也是跟我们日常生活密切相关的机构之一，所以民政部门应该与时俱进的，积极推动档案管理的信息化建设，不断提高档案管理方面的技术水平和工作的效率。

关键词：信息化;民政档案;影响

民政工作，也就是面向社会广大阶层的工作，并与社会稳定和民生水平提升有着重要的联系。如今互联网科技技术越来越发达，人们的生活形态也逐渐发生变化，民政档案的增加也给民政档案管理工作提升了难度。所以传统的档案管理模式已经满足不了如今社会的发展速度，因此实施档案的信息化和数据化变得越来越重要。同时，档案管理工作也应该引起各阶层和民政部门管理层的重视，相关的工作人员也应该坚守岗位，尽快将工作落实，尽早取得实际性的进展。

1 民政档案工作的现状

1）民政档案的信息化管理并未到位。如今民政档案管理体系中存在的问题很多，比如结构上的不合理。档案信息的来源，主要是本地行政地区的一级机构档案，但是第二，三机构的档案在存储量上则相对较少。因为这种结构的不合理，很难反映我国社会多种经济形式多元化的现状。而且我国民政部门对于这一类的管理不太完善，大多都是反映宏观民政管理的档案资料，跟民众关系密切的档案内容却很少。

2）民政档案信息资源的共享效果相对较差。民政档案的信息资源常存在共享资源差的问题，主要体现在以下几个方面。一，当前综合的民政档案管理机构，对于专业档案的收集与接收方面的工作力度不够大。二，很多具有保密性的民政档案资料，将不再递交给综合的民政档案管理部门，以及一些隐私性较高的档案，怕被泄密，所以严格按照规定做了把控。

3）档案管理人员的业务素质不高。“轻档案，重业务”的思想在民政部门十分常见，这种思想带来了很深的消极性。由于档案的管理意识不强，相关部门的资金投入不高，硬件设施也跟不上，导致了档案的存放和管理制度很不完善。而且，对于档案管理人员的培训一直不受重视，所以管理人员的业务素质较低，管理知识也相对缺乏。档案资料的残缺和行文不规范，严重影响了民政档案的发展和质量。民政档案工作中，有时候会出现收集资料难度提高，归档不齐全的问题。管理人员在收集整理档案的时候，常会出现归档不全的现象，这样一来，那些有价值必须归档的资料就会被遗漏，这对民政档案管理工作造成了很深的影响，也造成了严重的损失，甚至会让档案管理陷入被动的状态。而且很多档案管理人员综合素质不高，没有大局意识，只顾及个人的利益，看到有价值的档案资料就会不按时移交，这样也导致了档案空缺的问题，所以档案的完整性和日后的利用也就无法实施。

2 信息化的作用和影响

1）信息化对民政管理工作有何影响。民政工作主要面对广大的社会群众阶层，为社会的稳定发展和人们的日常生活负责。在如今，民政工作已经成为社会中，为人民进行服务的重要工作之一。但是在开展工作的同时也会遇到很多问题。民政工作中的档案管理工作，是非常重要的，容不得马虎和敷衍，日常就是把民政单位的各个部门工作在档案部门进行归档。由于民政管理工作的工作量很大，整理的资料也很多，所以就对工作人员的综合素质有着较高的要求。随着国家制度的完善和社会的改革，民政工作变得没有区域的局限性，区域越大，指责也就越重。所以信息技术就显得尤为重要，高科技信息技术可以帮民政企业在档案管理中做有效的分档，提高管理人员归档的速度和工作效率。

2）信息化对民政管理工作有何作用。在民政管理工作中，合理的信息化改变了档案的载体[1]。我们都知道，传统的档案载体是纸质载体，随着档案的增多，纸质载体就显得不太灵活，也不利于整理，而手工操作也提高了工作的难度和压力。所以，存档方式的信息化极大提高了工作人员的工作效率，虚拟的数字化形式，也就是电子文件存档，让整个工作流程变得更加便捷。常规纸质资源被电子数据所代替，不仅节约了空间，还让人们的工作方式变得轻松，抛弃了传统手工整理档案的方式，不得不说是一种进步。其次，档案的利用效能也随之提高。众所周知，民政部门是为民众生活提供便利的部门，所以常会跟群众打交道，而档案整理工作也是为人民群众提供便利。但是传统的整理模式过程复杂，整理、利用、归档一系列流程走完所耗费的时间太长，但是信息化却可以有效的缩短民政档案从形成，再到提取的时间，从而为档案管理效能带来提升的捷径。

3 信息化背景下提高民政档案管理工作效率的措施

1）对原始资料进行电子化。随着时间的流逝，曾经保存在民政领域的档案数量庞大，将这些资料进行电子化也是一个繁重且艰巨的任务。年代久远的原始材料与现代的材料格式不统一的问题，可以利用数字化进行解决，从而降低工作人员的工作难度。在进行电子信息的收集时，应该定时对资料进行备份工作，做到有备无患，防止不可抗拒的外来因素所导致的巨大工作量。

2）提高民政工作者的职业素养。虽然科学技术一直是第一生产力[2]，也需要有能力的人来进行操作，所以，只有熟练掌握档案信息化才是我们要考虑的核心问题。随着经济的发展，民政部门所服务的对象也呈现多样化，人们的衣食住行以及生活保障都与民政工作有关。但是民政档案管理也因此存在大量技术性的问题，这就需要民政工作者对自己不断地提高自身的知识储备量和专业技能知识素养。加强职业素养的培养和获得相关教育，深化保密意识和观念，提高技术水平，积极的参加部门的培训，以便应付工作中出现的问题。

3）提升部门的硬件配置。民政档案管理的信息化，离不开与之相匹配的硬件设备。只有合适的硬件设备，才能实现工作的效率提升。例如扫描机，打印机，还有电脑等信息输入设备，在工作中都起到了至关重要的作用，所以此类设备要注意及时更新换代，只有这样，民政档案的信息化才可以有效的实施。老旧的设备不应该参与到信息化建设中，以免出现不必要的麻烦，所以这需要民政部门加大资金扶持，坚定的选取性能优良方便快捷的设备。

4）加强民政档案信息平台的更新和维护。在这个信息开放的环境下，民政档案信息平台的安全性至关重要。民政部门必须引入安全系数高，且更加稳定的档案数据管理系统，同时还要不断的对其进行优化。工作人员也应该提高警惕性，不要随意使用和接收外来的数据来源。要建立软硬件的防火墙，以防被网络黑客和木马病毒的侵袭。数据的维护和更新也要引起重视，民政部门应该派专业的人员负责信息平台的管理，为信息化的实施提供有利的保障。

4 结语

信息化技术在民政档案管理中的广泛应用，使得这个行业不断的发生变化，也给档案管理工作带来很大的挑战[3]。在面对这些挑战的时候，民政档案管理部门的管理阶层和工作人员也应该发挥坚持不懈的精神，不断地发现问题和解决问题，努力提高工作效率，提高民政档案工作中资源的利用率[4]。并要不断对平台的数据进行维护和更新。只有充分利用网络平台和信息换技术，才能更好的提高民政档案管理的工作效率，更加适应信息化时代的发展要求[5]。

参考文献

[1]董栗彤，董丁硕.信息化对民政档案管理工作的影响研究[J].现代国企研究，2018（16）：188+187.

[2]谢卫国.信息化对民政档案管理工作的影响[J].办公室业务，2017（19）：99.

[3]王海靖.信息化对民政档案管理工作的影响研究[J].商，2016（27）：101.

[4]万雪莲.试论信息化对民政档案管理工作的影响[J].黑龙江史志，2015（13）：155.

[5]雷立梅.信息化对民政档案管理工作的影响分析[J].河南科技，2012（16）：10.