摘 要：办公自动化以及电子信息化进程不断加快的同时，医院文书档案管理工作呈现出新的发展特点。以往，医院在处理文书档案资源过程中主要是进行纸质档案整理，难以实现档案管理效率以及档案服务效益的最大化。然而，文书档案管理是医院档案管理工作的重中之重，其管理质量水平直接决定了档案资料的价值和完整程度，从而对医院的发展具有举足轻重的意义。基于此，许多医院开始开展文书档案数字化建设工作，将数字化信息技术融入到文书档案管理的各个环节，进一步提升了文书档案管理实效。然而，部分医院在应用数字化信息技术过程中仍然存在问题。鉴于此，本文以文书档案数字化建设为切入点，对文书档案管理工作予以探讨，旨在进一步提升医院档案管理的整体水平。

关键词：数字化;文书档案;建设;系统

1 医院文书档案数字化建设概述

文书档案数字化建设，主要是指通过计算机、互联网以及物联网技术对文书档案资源进行存储、传输的一种档案管理模式。该管理模式与纸质档案管理相对应，且文书档案资源以一种数字化、数据化的形式表现出来，能够极大幅度减少档案管理空间，避免档案管理与利用上的部分局限[1]。总体而言，文书档案数字化建设主要有以下特点：第一，智能化。文书档案数字化建设离不开档案管理系统。档案管理人员通过档案管理系统可以减少许多的工作量，避免重复劳动情况的发生。同时，借助于档案管理系统，档案管理人员可以更为智能化地对档案进行管理，有效提升档案管理成效。第二，经济化。文书档案数字化建设过程中，文书档案资源以数字化、数据化的形式呈现出来，可以有效保存在硬盘等电子介质中，无需占用物理空间，可以有效缩减档案管理成本[2]。同时，文书档案资源不会受到温度、环境的变化而发生变化，对档案保管环境的要求较低，可以进一步缩减档案管理中的人力、物力以及财力消耗。第三，高效化。通过实现文书档案数字化建设，充分利用和发挥现有微机的潜能，使文书档案资源可以在网络环境中进行自由传输，利用范围和利用渠道也可进一步得到拓宽，档案管理人员便可以更为高效地对文书档案资源进行管理，提高利用率。

2 医院文书档案数字化建设中存在的主要问题

1）文档一体化建设滞后，文书档案智能化管理水平无法满足高效利用需求。部分基层医院文档一体化建设滞后，医院办公系统（OA系统）与文书档案管理系统之间缺乏业务关联和数据关联，档案管理人员无法直接从办公系统（OA系统）中调取相关电子文件对文书档案中的档案资源进行更新和补充，文书档案管理系统化程度低[3]，有的仅能用于档案著录或文件打字贮存，在这种环境下，档案管理人员无法直接对公文进行系统化处理，难以对公文政策类文件进行专题建设，由此，档案利用的低效率造成人力、物理、财力和时间的极大浪费，也是形成利用效果恶性循环的必然趋势。

2）档案管理部门与业务部门之间的职责分工不明确，使医院文书档案数字化建设推进缓慢。医院文书档案作为医院业务领域活动中形成的、具有保存价值的档案，其利用价值不仅仅局限于对国家政策和工作痕迹查考的需要，更覆盖于医院发展的方方面面。现阶段，尽管国家档案局已相继出台《纸质档案数字化规范》、《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关文件标准，但由于部分医院档案管理部门与业务部门之间职责分工不明确，存在档案收集、数字化加工、质量效验、档案挂接等工作的衔接、推诿等问题，导致文书档案数字化、标准化建设仍未能落实到位。实际上，如果能够有效衔接好文件处理环节、档案归档环节以及档案整理环节，则会大幅度提升文书档案资源的管理效率。

3）医院文书档案数字化建设的安全问题。互联网环境中，各种非法插件、病毒程序容易对计算机以及档案管理系统造成威胁，进而影响文书档案数字化的管理和利用。然而，部分医院较为重视对文书档案的利用，忽视从安全层面对其数字化档案进行安全管理，进而导致档案资源损毁，以及被非法加密、窃取等情况发生。第一，由于对档案管理网络缺乏有效管控，尚未将内网与外网环境彻底分开，容易遭受病毒程序的攻击。同时，由于医院病毒防火墙以及杀毒软件存在漏洞，整体防控能力不足。第二，部分医院对于云加密技术、数字密钥技术的应用层次较低，没有对档案数据进行二次加密，最终引发泄密事件。第三，在事后备份管理方面存在漏洞，档案数据资源因硬盘损毁而损毁的现象时有发生。

3 新时期文书档案数字化建设的有效策略

1）深入推进文档一体化建设，提升文书档案管理的智能化水平。第一，应注重对档案管理软件的选择，一款好的档案管理软件，往往对档案管理工作者完成各项档案管理工作起到事半功倍的效果，它不仅可以提高经济效益，而且还可以大大提高办公效率。第二，医院可以将办公系统（OA系统）与档案管理系统进行数据关联和业务关联，给予档案管理人员相关的管理权限，确保档案管理人员可以及时对文书档案中的资源进行更新和补充。

2）对医院文书档案数字化流程进行重组，明确各部门职责。第一，将现有的纸质文书档案资源转化为数字化的形式是医院档案数字化建设中的一项重要工作。具体流程包括：档案收集、档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份等。其中，通过扫描技术、数字处理技术以及存储技术对纸质档案所形成的pdf文件进行亮化、去污、修整;对一些陈旧的档案文件以及档案资料、图片从技术上加以处理，确保数字档案中的资源可以清晰可见等环节是实现文书档案数字化全程管理和超前控制的关键。第二，对于已归档的电子文书档案，应实施电子文件管理战略。档案管理部门对档案数字化质量严格把控。例如，应将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥利用效果。第三，对于现有文书档案的数字化建设工作，一般来讲，由业务部门负责待归档文件收集、数字化加工和预立卷整理工作;档案管理部门负责目录建库、数据挂接、备份及利用等全面管理工作。同时，应组建数字化建设团队，协同完善医院文书档案管理水平。

3）加强档案数字化过程中的安全管理。文书档案数字化建设安全管理具有一定的特殊性，需要依赖相关的数字化信息技术。第一，医院要进一步构建安全且绝对独立的内网环境和外网环境，防止病毒的交叉感染和入侵。通常而言，医院内部办公系统、档案管理系统应当通过内网环境进行管理。对于需要与外部单位搭建档案共享网络的数据，可以通过其它计算机与外部单位进行数据关联，从而确保档案管理环境的稳定性和安全性。第二，医院要进一步深化对云加密技术、数字密钥技术等技术的应用，实现该数字化档案的二次加密，有效防止黑客等非法程序的非法访问。第三，医院要进一步利用云储存工具对相关档案进行备份，并对于长久保存的数字化档案，进行定期复制，以防止信息損失。

4 结束语

现代化社会是一个信息化社会，人们主要是通过计算机、物联网以及互联网工具收发相应的文件和传输相应的资料。在这种环境下，文书档案数字化建设成为一种档案管理的趋势，也成为提升医院档案管理实效的重要环节。当前，医院文书档案管理中主要存在文档一体化建设滞后、医院文书档案数字化建设推进缓慢，以及文书档案数字化建设安全性低等问题。为此，医院要深入推进文书档案管理的智能化水平、明确相关部门职责，并在档案数字化操作过程中采取相应安全对策，使档案管理工作随着文书档案数字化的介入，在档案基础工作和利用工作方面向立体化方向发展。

参考文献

[1]陈心威.文书档案管理信息的数字化应用研究[J].科技创新导报，2019，16（16）：157+159.

[2]潘立军.医院文书档案的数字化管理探讨[J].办公室业务，2019（09）：64.

[3]沈晓红.电子办公环境下文书档案管理体会[J].信息记录材料，2019，20（02）：127-128.

作者简介

曹妍，女，天津，本科，毕业于天津理工大学，馆员（中级），研究方向：档案专业。