张勇

摘 要：本文首先阐述了基层单位档案管理的意义，强调了提高管理规范化水平的重要性，并对管理过程中存在的普遍性问题进行了分析。其次，文章重点从“管理技术”、“管理模式”、“管理内容”、“管理制度”、“管理机制”五方面入手，针对各类问题，提出了具体的解决策略。

关键词：基层单位;档案管理;普遍性问题;规范化管理

随着基层单位人才数量的增多，档案管理的难度逐渐加大。传统的人工管理模式，已不再适用，管理工作中存在的问题，正在逐渐暴露。上述问题如未及时解决，极易导致管理效率下降，导致管理工作的规范性难以提升，对基层单位的发展不利。可见，积极分析基层单位档案管理的普遍性问题，并以提高管理工作的规范性为目的，提出相应的发展对策较为重要。

1 基层单位档案管理存在的普遍性问题

1）技术水平有待提升。技术水平低，为基层单位档案管理存在的普遍性问题之一。受工作地点开放性程度、单位规模等因素的影响，部分基层单位仍延续应用着传统的“人工管理”手段，对档案进行管理[1]。人工管理模式的缺陷，主要体现在“占用空间大”、“档案易丢失”、“调取效率低”、“管理效率低”四方面。

2）管理模式相对落后。基层单位现有的档案管理模式，具有“单一性强”的特点。档案管理人员，需全权负责完成信息的收集、录入、统计、更新、调取等工作。采用上述模式管理，容易增加管理人员的工作负担[2]。此外，大量的工作，同样容易导致档案信息出现错误，对档案管理水平的提升产生阻碍。

3）管理内容不够完善。基层单位档案管理工作中，管理内容不完善的问题，主要体现在“档案信息更新不及时”、“档案信息不完善”等方面。调查显示，70%以上的基层单位，整理及更新档案的频率均为2～3年/次。15%以上的基层单位，整理档案频率甚至未达到上述标准。信息更新不及时，容易导致档案失去参考价值，导致档案管理的规范性下降。

4）管理制度有待更新。现有的基层单位档案管理制度，仍未落实责任制。各档案管理人员，均需共同完成相应的管理工作。当档案信息出现错误、档案丢失等问题发生时，基层单位往往难以追究相关管理人员的责任。

5）管理机制存在问题。基层单位档案管理机制存在的问题，主要体现在“未严格落实奖惩机制”方面。奖励机制未落实，易导致档案管理人员的工作积极性下降，影响工作效率。惩罚机制未落实，则易影响管理工作的谨慎性，增加管理失误的风险，导致档案管理的规范性难以提升。

2 基层单位档案管理工作的规范化途径

1）应用信息化技术。（1）“档案管理信息化系统”的构成与功能。为提高基层单位档案管理工作的规范化水平，将信息化技术应用到管理过程中较为重要。例如：基层单位可建立“档案管理信息化系统”，代替人工完成信息收集、统计、存储等工作，提升管理效率。“档案管理信息化系统”，共包括“数据库”、“统计模块”、“修改模块”等多个模块。各大模块中，“数据库”的功能，在于对数据进行存储。“统计模块”的功能，则在于对档案现有数量等数据进行计算。利用“修改模块”，管理人员可将完成对档案信息的修改工作。（2）“档案管理信息化系统”的应用。需录入档案信息时，管理人员可采用扫描的方式，将“纸质档案”的数据，扫描至“档案管理信息化系统”中，并利用系统的功能，对扫描信息存在的错误进行修正。信息录入后，仅需点击“保存”，数据便可被存储至数据库中。值得注意的是，信息化技术的应用，容易导致档案丢失的风险增加。因此，建议管理人员通过设置“防火墙”，以及备份等方式，实现对档案安全性的保护。需取用档案时，管理人员可自“档案管理信息化系统”中，输入“姓名”、“所属部门”、“入职时间”等信息，实现精确查找以及模糊查找。

2）实施全员管理模式。所谓“全员管理模式”，指由全体员工参与的管理模式。以人力资源档案的管理为例：当某员工入职时，档案管理人员可要求其利用“工号”+“密码”的方式，登录至“档案管理信息化系统”中，自系统中，查找“员工档案书”，并对其进行填写。填写完成后，应对信息进行检查，及时修正错误。此后，可点击“保存”及“上传”，将档案存储于系统中。档案管理人员仅需对员工所填写的信息进行核对，便可完成档案管理工作。

3）完善管理内容。（1）加快更新速度。为解决档案更新速度缓慢的问题，建议基层单位档案管理人員加快档案的更新速度，确保档案信息正确。例如：档案管理人员可每星期一次，对档案的信息进行核对，确保信息无误。每月月末，需对档案的数量进行统计，并以“月”为单位，以“折线图”的形式，体现档案数量的改变趋势。新员工入职、基层单位举办活动及会议后，档案管理人员应以“图文并茂”的形式，立即对档案信息进行存储及更新。员工离职后，同样应及时删除或转移其档案。（2）确保信息完善.档案信息不完善，易导致档案管理的意义及功能难以有效发挥，对基层单位档案管理规范性的提升造成阻碍。可见，积极完善档案信息较为重要。以“基层单位会议信息”为例：基层单位召开会议期间，工作人员应拍摄会议现场照片，并留取视频依据。此外，同样应对会议的内容进行记录。会议召开完成后，档案管理人员需将“会议照片”以“bmp”的格式存储于系统中，将“会议音频资料”以“mp3”的格式存储，将“会议视频资料”以“mp4”的格式存储。会议的文字资料，需以“word”的格式存储于系统中。采用上述方式对档案信息进行管理，可确保信息完善，提高档案记录内容的全面性，以及档案管理工作的规范性。

4）严格落实责任制。责任制未严格落实，是导致档案管理人员工作积极性下降的主要原因，对档案管理工作规范性的提升不利。解决该问题的关键，在于严格落实责任制。例如：基层单位可设置3名档案管理人员，由1名负责信息收集、1名负责信息录入与核对、1名负责信息维护。3名管理人员，应相互配合完成档案管理工作。一旦发现档案存在问题，应立即给予处理，并追究相关人员的责任。例如：当档案信息发生错误时，有关人员应首先观察收集的信息是否正确。如收集信息无误，则表明问题来源于录入、核对等过程。此时，需追究相关人员的责任，避免相同的失误再次发生，提高基层单位档案管理工作的规范化水平。

5）建立健全奖惩机制。建立健全奖惩机制，有助于提高基层档案管理人员工作的谨慎性，降低档案错误率，提升管理效率。例如：基层单位可以将“档案管理效果”纳入至档案管理人员的薪资分配过程中，针对管理过程中存在失误者，应通过“减少薪资”等方式，对其进行惩罚。反之，如管理质量较高，则可为管理人员提供一定的奖励。上述管理机制的应用，可使档案管理人员积极规范管理流程、管理模式，提高管理水平。此外，基层单位同样可将奖惩机制与晋升机制相互结合，进一步激励管理人员规范完成管理工作。每年年末，基层单位均需对档案管理人员的整体工作状况进行评价。连续多年评价结果为优者，应获得晋升的机会。

3 结束语

综上所述，未来，建议各基层单位积极引入信息化技术，实施全员管理模式，完善管理内容，并严格落实责任制以及奖惩机制，提升管理人员的工作积极性，提高管理工作的规范性，改善档案管理效果。

参考文献

[1]徐丽丽.事业单位档案管理工作中存在的问题及对策研究[J].世纪桥，2018，17（08）：67-68.

[2]齐桂芳.新形势下基层单位档案管理标准化建设的思考[J].办公室业务，2018，20（03）：74-75.