谢奕青

(泉州市儿童医院，福建 泉州 362000)

人事档案记录着医院所有工作人员的工作表现、突出成绩、工作经历等内容，是医院人事管理工作的关键。现如今，大数据技术在档案管理工作中的应用越来越广泛。为此，医院也应当积极改革人事档案管理方式，将大数据技术引入到人事档案管理工作中，从而提升人事档案管理工作质量。

一、医院人事档案的特点

医院人事档案的特点包括：第一，档案建档时间长、内容丰富。除却基本的工作经历、教育经历外，医院人事档案还包括科研成果、职称晋升情况、论文发表情况等。第二，医院人事档案之间的关联性比较强。经过不断的维护、更新、管理，医院人事档案信息之间的联系性也会增强。第三，涉及面比较广。人事档案的服务性比较强，能为患者、群众、社会提供一定的帮助。尤其是部分人事档案还明确记录着患者的诊断、治疗情况。考虑到医院人事档案的特点，档案管理部门应当灵活应用大数据技术，以保证医院人事档案管理工作的质量。

二、大数据下医院人事档案的利用

(一)搭建人事档案管理大数据平台

在大数据环境下，医院应当积极搭建大数据管理平台，实现档案归档、分类、查阅等工作的信息化、数据化。这样才能有效发挥出大数据技术的优势。

首先，在构建人事档案管理大数据平台时，档案管理部门应当部署多个业务系统，以便提供标准化、信息化的档案服务工作。其次，应构建档案智能搜索模块，提高人事档案的管理效率。再者，应规范构建能够存储文字、图片、视频的档案资源库。最后，档案管理部门应当及时购进软硬件设备。其中所需的硬件设备有扫描仪、密集架、计算机、移动存储设备等。软件设施有大数据管理系统、安全防护系统等。

(二)改变服务方式，提升人事档案的利用效率

医院人事档案对于医院的建设非常重要。对此，为了充分发挥人事档案的二次利用价值，档案管理部门应当改变传统被动的服务方式，主动提供人事档案管理服务。这就意味着档案管理人员应当改变传统的档案管理观念。

首先，档案管理部门应当积极开展咨询服务。即档案管理人员应在充分了解档案的基础上，为利用者提供档案知识、档案资料调查等各种咨询工作。对此，档案管理人员可采取以下工作方法：第一，介绍法。即给利用者主动讲解检索工具的使用方法、档案内容、分类方法等，从而方便利用者更快的查找到自己所需的档案资料。第二，解答法。即认真讲解利用者在使用档案过程中出现的问题的解决方法，直至利用者完全明白。第三，参与法。即档案管理人员积极参与到医院的管理、运营工作中，从而为利用者提供档案服务。其次，提供智能化服务。比如将人事档案管理系统、医院数据系统对接在一起，方便利用者能及时查阅档案资源。最后，档案管理部门应当做好人事档案信息的编研。比如通过对人事档案的分析，了解档案对该单位生产、管理的价值，并进行总结。简单地说，是通过对人事档案的研究得出新结论、观点，从而为医院管理提供新的文献服务。

(三)合理选择人事档案信息公开方式

选择合适的人事档案信息公开方式，才能尽可能地发挥出人事档案的利用价值，避免人事档案成为死档。但档案管理部门应结合实际情况，合理选择公开方式。

常见的医院人事档案信息公开方式包括两种：第一种是医护人员主动要求档案管理部门公开人事档案信息。也就是说，医护人员具有知情权，可充分了解自己人事档案的归档情况及材料信息的真实度、完整度。第二种是档案管理部门主动向社会公开人事档案的利用情况。比如人事部门定期进行人事档案信息的修正、完善，并通知医护人员。对于选择哪种公开方式，医院应结合实际情况，以免档案信息泄露。但是需要注意的是为了保证医护人员的隐私权，档案管理部门还应合理控制人事档案的公开程度。

(四)健全医院人事档案管理制度

在大数据背景下，医院档案管理部门应当制定详细的档案管理制度，明确电子档案的归档、分类、查阅、销毁等工作标准。比如对不同的用户赋予不同的查阅权限，保证档案的安全性；要求医护人员需严格按照标准，提供人事档案信息；明确电子档案的归档方法；销毁人事档案前，应先向上级审批，待通过后再在指定的场所销毁等。另外，档案管理部门可建立人事档案公开制度，在约束档案管理人员行为的同时保证医护人员的档案知情权。

综上所述，在大数据时代背景下，若要充分利用医院人事档案，档案管理部门就应构建人事档案管理大数据平台，并积极改变服务方式、信息公开方式，创新人事档案利用的方法。同时，还应制定完善的管理制度，保证医院人事档案的有效利用。