崔伟丽

(福建省产品质量检验研究院，福建 福州 350001)

公文管理是办公室基本职责之一，是上传下达、协调沟通的重要手段，其质量好坏和效率高低直接决定工作能否正常有效开展。如何规避公文管理漏洞、提高公文处理效率，成为党政机关和企事业单位亟待解决的问题。

一、公文管理存在的主要问题

(一)不规范

一是公文格式不规范。所谓公文格式是指对公文组成要素、文种语句、纸张版面、装订印刷等具体格式要求，在实际公文管理过程中，公文拟制和排版是问题的重灾区，经常出现行文不流畅、要素不全、文种不对、排版不准确等问题；二是管理流程不规范。实际工作中，有相当一部分公文管理人员对公文怎么发和公文怎么办比较随意模糊，主要表现在对收发文程序不了解、随意缩减或更改程序步骤等。

(二)效率低

目前，公文的主要流转形态还是纸质公文[1]，其物理形态的局限性决定了公文处理的慢、散、乱，主要表现在：一是纸质公文的发、收产生时间差。公文的来源靠人力取送或纸质传真，因为人力或传真的不可控性，容易形成文件发送和收取之间的时间差，直接影响文件办理的及时性；二是纸质文件流转易受阻。从文件收取到呈递领导签批到传送给相关部门承办再到文件归还存档，所有环节都需要经办人员全程办理，人工依赖性高，如遇经办人员、领导或承办人员请假、公出等情况，将直接影响整个文件处理进程。三是纸质文件靶向性差。如领导签批中承办部门或人员指向不明确，文件数量、涉及部门和人员过多等极易影响经办人员对文件的管理，导致文件丢失、漏办、错办。

(三)保密性差

文件泄密可能发生在公文管理的各个环节，如公文拟制留下的底稿丢失、泄漏，文件传阅过程中被违规拍照、转发等。部分单位政治站位不高，对文件重要性的认识不到位，对文件的管理缺乏具体的流程和规范，一些文件管理人员保密意识淡薄，将文件管理视为琐碎材料整理工作，凭个人喜好和经验管理文件，将文件随意丢弃、摆放、转发，导致文件泄密。

二、优化提升具体对策建议

前文提到的三个方面的问题是办公室公文管理存在的主要、共性问题，要解决这些问题，归根结底还是落脚在对人和物的管理优化上，下面按照“谁来做、怎么做、做什么”的工作思路，提出具体对策建议。

(一)确定“谁来做”

毋庸置疑，公文管理由办公室行政或文秘人员担任，公文管理人员业务素质的高低决定了公文管理水平的高低。这里所说的业务素质包括道德品质、思想高度、知识深度以及行为尺度。一名合格的公文管理人员首先是一位品德良好的人，有责任心、有原则、忠诚可靠，这样，领导才能把公文放心的交给你。其次，公文管理人员的政治站位要高、思想认识要深刻，能够准确领会公文的宗旨要义，确保“原汁原味”传达。同时，公文管理人员必是“才思敏捷”的人，要熟悉公文格式规范、要保证行文流畅准确，要做好排版发文，这些，没有丰富的知识储备和长久的经验积累是无法胜任的。还有，公文管理人员要遵守行为准则，严格按流程制度办文，不能随意“加戏”或“减戏”，做一个守口如瓶的“老实人”。要做到以上要求，绝不是朝夕之功，而是长期的人才培养和积累，从选人用人、培训教育、实干训练到考察考核，单位要提出一整套人才培养机制，确保公文管理人才队伍的整体素质。

(二)规定“怎么做”

俗话说“无规矩不成方圆”，一项工作的开展必须要有相应的规矩制度作为依存，同理，公文管理工作的开展必须建立在严格规范的公文管理制度之上[2]。各单位要做好公文管理工作，必须根据实际情况制定符合本单位发展实际的公文管理制度。制度的建立要遵循三个原则，即规范、具体、可操作性。所谓规范，必须符合国家颁布的相关规定，不能“另起炉灶”、“自说自话”。所谓具体，必须要对公文管理的细节流程给予详细的规定，不能“大而化之”、“粗略带过”。所谓可操作性，必须能够转化为具体的操作实践，不能“泛泛而谈”、“空洞无物”。除建立了完善的制度，还要保证制度的有效落实，这就要同时配套制度执行考核机制，量化指标任务，建立奖惩规定，确保制度不折不扣执行。

(三)探讨“做什么”

随着信息化建设步伐的加快，数字化办公已成为必然趋势。目前还在使用纸质公文进行管理的单位可尝试推进电子公文管理模式，按照收文、办文、发文三个流程区块不断完善。收文区块可建立公文管理数据库，对收到的公文登记收文时间、来文单位、来文编号、紧急程度、标题等详细信息，数据库自动检索和统计，实现文档一体化管理。收文区块收到公文后自动转入办文区块，按照已经设置好的办文流程自动一级一级转入审核、签批、承办等环节，最后自动转入收文区块的数据库进行存档，形成闭环管理。发文区块包含公文的起草、审核、会签、签发、印刷、传送以及文号管理、自动形成红头文件、修改记录备案等功能[3]。