提高电力企业办公室行政秘书工作水平

2019-01-13俞辰

魅力中国 2019年1期

俞辰

（江苏省电力设计院，南京 211102）

一、企业办公室行政管理职能

（一）协调内外管理工作

在行政管理工作过程中，企业办公室是重要的中间环节，并有效地将企业管理人员以及各个部门的员工形成一定的结构并紧密相连，能够在企业发展中起到重要的协调内外稳定关系的作用。同时，可以在第一时间将企业领导层的各个信息传递给下层员工，并随时掌握发展趋势，对工作内容进行更改、完善，以及对企业运营生产等各个环节提出相应的建议和制定合理的决策，从而优化各个部门的发展。

（二）有效呈现企业文化功能

从客观角度来讲，企业办公室可呈现出企业多样化的文化模式，促进企业文化的发展。企业管理者在发扬企业文化精神时，需借助多样化的行政管理手段制定创新企业文化，在企业经营中有效地将企业文化呈现出来，促使内部员工更好地了解企业文化，促进团结，增强凝聚力，并为企业的发展创造更多的价值，从而推进企业的进一步发展。

二、电力企业办公室秘书行政工作中存在的问题

（一）协调能力不强

在电力企业办公室工作过程中，秘书要明确自己的任务，并按照要求去准备，但是在实际电力企业办公室工作中，秘书并没有明确自己的任务，而是盲目工作，很多任务都缺乏时效性，在很大程度上降低了工作效果。电力企业办公室秘书在解决问题上以及接待服务，任务传递上都有待提升，并且要加强秘书的沟通理解能力，同时在接待服务上也存在着一定的问题，从而很难起到办公室行政的辅助作用。

（二）电力企业行政秘书工作素质有待提高

随着电力企业的不断发展，对办公室秘书工作提出了更高的要求。但有的企业秘书缺乏专业性知识，不能满足现代发展的要求，同时秘书知识更新较快，在职行政秘书如果没有提高自身工作的思想觉悟，会致使视野不够开阔，并在实际工作中与领导的要求不符，很难完成好本职工作。同时，在实际工作过程中受到工作环境和时间的影响，秘书如果不能在工作上做到有时效性，就很难实现预期的效果，从而影响整个企业的发展进程。

三、提高电力企业办公室行政秘书工作水平的措施

（一）提高电力企业行政秘书的综合素质

为了使得电力企业各项行政工作能够有效进行发展，秘书就要不断地提升自身的综合素质，并充分在工作中发挥自身的辅助作用。行政秘书要认清自己的职责，提高政治素质，树立正确的人生观、价值观，同时要不断地在发展中更新自己的知识体系，提高自身的业务素质。总之，行政秘书要不断地加强自身的学习能力，并掌握专业的业务知识，从而有效地帮助领导解决各种问题。

（二）不断地改进工作方式

秘书就要不断地改进工作模式，采用先进的管理手段提高工作率，并且在实际工作过程中，要合理地运用、实践，不断地充实自己；在实际工作中思路清晰、善于思考，从而在遇到问题时能够有效解决，提高工作效率。

（三）要做好上下协调配合工作

在电力企业的工作中，行政秘书扮演着多个角色，要处理整个企业的各种管理工作。秘书要做好上下级传递工作，并不断转换角色，妥善处理领导上下级与员工之间的传递工作，同时要不断提升自身的专业水平，协调配合各项工作。

（四）养成良好的保密工作习惯

一是文件保密方面。秘书经常需要起草各种文件、工作报告及讲话材料等，资料中常涉及企业的生产经营数据、人事任命等各种不能公开的内容，因此，内部文件资料应在内网计算机上起草拟制，并加密予以保存，打印和印刷由专人负责，半成品、校样、废纸等应及时在碎纸机里销毁。切勿将文件资料摊满在办公桌上，要认真做到“人离文入柜”。文件资料发放要有明确的范围，发放时也应由专人负责。在保管中要有登记，专人专柜保管，并经常清理、检查。收到或发送涉密公文要通过专门的保密管理人员办理。秘书要做到不该看的坚决不看，不该说的坚决不说。二是会议保密方面。重要会议会前要考虑会议方案、与会人员名单、会议议题、重要文件内容、领导讲话提纲、会址及通知方式等，同时注意在领导未作出公开决定时不得私自透露相关信息；未经批准，会中不随意录音录像；会后，对会议内容公开程度，是否公开，都要重点考虑，会议中发放的文件资料等，需要编号回收的都要及时收回。三是邮电保密方面。接打电话时要注意场合，不在公共场合谈论重要敏感信息。发送或接收带有重要信息的传真时不要离开传真机。使用内网邮件系统传递工作信息，涉及内部重要资料的邮件还须加密传递。此外，在发送电子邮件时要仔细核实对方的邮件地址，避免误发造成重要信息泄露，同时对他人的电子邮件内容、资料等要有保密义务，未经同意，不得以任何形式泄露给第三方。四是交谈保密方面。秘书作为领导的参谋助手，在与单位其他部门人员交流时，不要随口泄露领导不成熟的意见、决策动向、人事调配等事项，尤其在接待外单位人员时更要对企业内财务、人事、规划、建设、用户信息等守口如瓶。针对外单位索要企业秘密信息的，如确有必要的，须办理相关审批手续，签订保密协议才可提供。五是新媒体保密方面。当今自媒体时代，微信、微博、QQ等成为人们方便快捷的交流工具，可以随时分享个人动态，也可以组建群组安排布置工作，但秘书在使用这些社交软件或社交平台时要坚守保密原则，谨言慎行。不发任何与工作有关的朋友圈动态及信息，微博、QQ等的登录密码设置也不要过于简单。在日常生活中要注意甄别扫码活动，不贪便宜，不给病毒入侵机会。