周晶

摘 要：信息化时代的到来，改变了人们进行思考的方式以及工作的形式，无论是在单位自身建设当中还是在整个社会发展进程当中，每天都会形成大量的信息资源，大数据时代的脚步不可阻挡。从文书档案的本质来看，文书档案就是一些文字符号形成的集合体。在信息化背景下，文书档案管理工作的管理理念和管理体制都发生了革新，文书档案管理理念呈现出开放性、多元性和共享性的特征，文书档案管理体制呈现出智慧化和网络化的特征。笔者着眼于信息化，结合这一时代背景对档案管理工作提出的新要求，提出相应的应对措施，以期为档案信息服务升级提供助益。

关键词：信息化；文书档案；资金保障；管理体制

现阶段的档案管理是信息化背景下档案管理，与过去传统的管理模式相比，现阶段档案管理工作更加强调信息资源的多样性和完整性。简而言之，就是档案管理工作中的“管理”一词的内涵更加丰富，其不仅包括被动地对储藏档案，更包括对档案潜在价值的挖掘。这也是档案管理工作未来的前进方向，即通过信息化措施挖掘信息资源的价值，整合信息资源，找到信息资源的内在关联。同时，档案管理工作人员依靠信息化措施创新管理模式，努力实现档案管理模式由粗放式到精确式的转化，启发新工作思路，从海量的信息资源中提取能够辅助决策的参考信息，进而提升单位决策的科学性。

1 信息化背景下文书档案管理的必要性

现阶段很多单位的档案管理工作出现瓶颈，档案管理工作人员亟待找出一条适应本单位具体工作情形的档案管理道路，提升文书档案的信息服务能力。各个单位的档案是单位在生产工作中原生信息，其真实性、权威性以及不可模仿性等特征是其他信息资源所不具备的。

1.1 为单位发展提供信息服务

经济迅猛的发展使得各行各业都发生了变化，单位要更好的适应经济环境和社会环境，不仅需要依赖科技、知识和人才，更需要依赖信息服务[1]。这是因为信息服务能够为单位制定未来工作规划、拟定决策提供依据。档案信息在经过档案管理工作人员数据化处理之后能够直接或间接转化为科技价值和经济价值，传承单位文化和发展理念。有些信息资源甚至可以直接或间接转化为社会价值和文化价值，保障单位可持续发展。

1.2 提升單位的运转效率

文书档案被数据化之后可以被单位反复多次利用，且这种利用是无损耗的，很大程度上节约了单位的各项人力、物力和财力支出。例如，单位在开展一项新的工作时，能够直接对现存的信息资源进行套用，极大地节流了各项成本，实现文书档案的再生产和再利用，最终提升单位的运转效率。

1.3 推动我国档案事业的整体发展

无论单位性质为如何，其档案管理工作都属于我国档案管理体系中的一部分，都是社会整体信息资源管理体系的一部分。单位进行信息化建设，不仅能够发现档案管理信息化建设中存在的短板，而且能够对现有的信息化管理制度进行创新，进而为其他单位提供借鉴。同时，单位文书档案中还记录了社会某一领域的真实信息，直接或间接地反映了社会发展的历程，对这些文书档案进行信息化，能够增强文书档案的使用寿命，保障社会发展历史的完整性，退工我国档案事业的整体发展。

2 文书档案管理存在的问题

2.1 信息化进程慢

一方面，很多单位信息化技术运用方式单一和老旧，极大程度上降低了文书档案管理效率和质量[2]。在对纸质文书档案进行信息化处理的进程中，随着时间的推移，数字化的信息资源被录入到计算机硬盘当中，单位需要购置或更新较大容量的硬盘才能满足信息化建设需求。很多单位受到资金的制约，不能及时对硬盘以及其他软硬件设备更新，进而阻碍了信息化进程，另一方面，很多单位没有及时对失效的文书档案进行清理，有效的文书档案与失效的文书档案堆积在一起，增加了工作人员的工作难度。在缺乏高效化信息处理设备设施时，档案管理工作人员很难准确地将纸质文书档案进行数字化处理。

2.2 利用率不高

首先，单位档案管理工作的最终目标是使单位能够更好地为社会服务，为人民服务。因此，档案管理工作人员在对文书档案进行信息化处理后，有必要科学合理地对其加以开发。许多单位虽然开展了信息化建设工作，但不能够有效地对文书档案进行利用，不能挖掘其所蕴含的价值。文书档案信息化建设流于形式，白白浪费了财力、物力和人力。同时，很多单位只是运用信息化工具来对档案进行检索，只发挥了档案的凭证作用。其次，档案管理工作人员在信息化管理过程中处于“被动”的角色，没有充分发挥自身的主观能动性去挖掘文书档案的隐形价值，档案利用率不高。甚至有部分档案管理工作人员为了防止泄密，过度限制其他部门对档案的检索和调用。最后，单位缺乏一套统一的信息化管理制度，不能明确档案的内容和格式，其他部门交什么文书档案，档案管理工作人员就收什么文书档案，不利用分类、统一和高效地对纸质化档案进行信息化处理。

3 文书档案管理的突破路径

3.1 资金投入的保障

首先，单位要逐步提升在软硬件资金投入方面的力度，将文书档案信息化资金列入到本单位的各项预算当中，探索建立与社会组织合作开发、服务外包的信息化管理机制，创新资金投入机制，拓宽资金投入渠道，更好地为软硬件更新和购置提供充裕的资金。其次，单位可以向国家有关部门申请信息化技术科研经费，争取得到科研项目的经费支持，既促进信息化建设的整体水平，又为本单位争取到了更充足的资金。同时，单位要做好资金节流工作，根据现有的档案信息化建设进程，合理并适度超前的购置相应的软硬件设施，确保档案管理工作的与时俱进。最后，单位要提升文书档案共享程度，树立共享意识。单位可以加强与本地档案馆以及档案局的沟通协作，建立信息网络共享平台。

3.2 管理体制的保障

首先，单位要健全激励机制，提高文书档案管理工作人员对信息化建设的关注程度，促使工作人员主动完成信息化建设，最大限度地挖掘工作人员的工作热情和创造力[3]。在健全激励机制时要综合考虑单位现实状况，要注意协调激励与目标之间的关系，根据不同工作人员的能力素质和个人特点，完善岗位分工。例如，既要处理好责任承担以及权利行使两者的关系，也要运用公平理论，制定合理的工作目标。其次，单位要健全信息化管理机制，使信息化建设过程中的各个工作环节更加规范化和标准化，保障工作环节之间的衔接性，为后期的利用工作做好铺垫。最后，单位要健全信息化安全管理机制，随着信息化开发利用工作的深入，文书档案在互联网环境中遭受木马、黑客等病毒的几率会提升。因此，单位要引入信息保护技术，利用漏洞防护、入侵检测以及防火墙等技术做好事前防控工作。

4 结语

对于单位而言，文书档案与单位是一体化发展的，两者之间相互联系。这一无形资产能够为单位进行科研、人事调动、岗位设置等重要决策提供决策服务。在信息化背景下，档案管理工作人员提供服务质量的好坏很大程度上影响单位档案事业的质量。因此，档案管理工作人员必须做好归纳、整理、鉴定、保管和统计等各个阶段的工作，改革现有的管理模式，使单位的档案管理模式更加智能、更加高效地服务于信息需求群体。随着未来科技的进步，单位对档案的需求会同步增加，新的档案管理理念和管理方式也会得到创新，档案管理部门只有立足长远，不断突破实践中出现的短板，通力合作、与时俱进，才能保障单位的各项工作可持续推进。

参考文献

[1]石彩霞.关于信息化背景下文书档案管理工作的探究[J].现代经济信息，2018（10）：166.

[2]马桂钱.关于文书档案管理信息化的研究[J].办公室业务，2018（10）：77-78.

[3]陈晶辉.文书档案管理信息化建设浅谈[J].才智，2018（16）：212.