武孝莲

摘 要：近年来，伴随我国科技水平的快速进步，档案管理工作也进入了数字化时代。档案行业是以档案信息为中心的事业，建设档案信息资源共享平台与数字档案馆室，打通档案信息的收集、管理、服务横纵干线，是经略档案事业具有战略性的基础工程。本文就二者的相互关系进行探讨，以理清二者所处的现实站位，梳理两项建设间的有机联系，为决策部门科学筹划建设、高效使用资金、获取合理效益提供有益借鉴。

关键词：数字档案馆室；共享平台；构建方法

1 档案信息资源共享平台与数字档案馆室建设关系

1.1 二者共建档案资源体系，互为补充

档案信息资源共享平台依托跨区广域网或业务网，连接各级档案馆室，可实现档案资源集约化管理和分布式存储，必要时还可以进行远程档案利用。数字档案馆室应用于各级机关保密档案室、各档案馆，规范机关保密档案室公文管理、归档管理工作，对信息管控、机关办公信息化系统进行数据采集，着力解决各级机关电子文件及元数据归档管理问题，通过将馆室藏档案数字化成果进行OCR识别，在全文检索的基础上，配合离馆室档案安全管理，向本单位提供服务利用。由此可见，档案信息资源共享平台与数字档案馆室着眼点都是档案资源，统一于“资源”管理。数字档案馆室作为资源的制造者和管理者，共享平台作为资源的传输通道和服务界面，二者具有比较明确的业务界限。档案信息资源共享平台与数字档案馆室的交界点位于实体档案馆室或普通用户的终端上，档案资源经过从零散到档案馆室的系统化、“候命”状态，又通过交界点进入面向广大用户的碎片化、“激活”状态，是信息技术、网络技术作用于档案资源的有别于传统的档案管理模式。多年以前，有学者提出“虚拟档案馆”概念，现在才有了实现的可能。档案信息资源共享平台与数字档案馆室相互补充、相互合作，就可以实现一个全体系、全透明、全联合的大档

案馆。

1.2 二者具有相通的基础，应着重顶层设计

根据前面的分析不难发现，档案信息资源共享平台与数字档案馆室存在着信息开放难、资金需求大、标准要求高等相通的基础性问题。这是因为，无论在档案资源的生产端，还是在档案资源的传输端、消耗端，档案工作都遗留下很多欠账，软硬件系统要么性能已落后，要么根本就还停留在“机读目录”概念时代。因此，二者都需要硬件、软件的大量投入。

同时，二者需要相对统一规范的格式标准、传输规范、授权策略，但目前“统”的力度不够。在所用系统和格式标准上，各科技专门档案主管部门所用的档案管理服务系统具有不同的数据输入输出格式，甚至在一个专业内部，格式也并非完全统一。在所采取授权策略和审批程序上，各级档案部门对按部门授权、按岗位授权、预授权与临时授权的执行均不相同，利用审批的松紧程度、具体环节也有较大差别。在所需经费上，多数档案馆、文件中心每年业务经费能维持正常运行已属不易，很难自行组织共享服务系统所需的软硬件开发和建设。

在“互联网+”成为大众意识、大数据云计算甚嚣尘上、智慧档案馆进入视野之际，从最顶层对档案信息系统尤其是以平台视角进行统筹设计，不仅是一种理性选择，更已经是建设大规模项目的绝对规则。基于上述共通的基础，国家档案工作主管部门完全应从标准规范上有所统领，《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》的推出就是很好的范例。下一步应在档案信息资源共享平台建设上提出通用的基础标准。

2 构建方法

有人说“收、管、用”是档案馆室资源建设的“三字经”，对于数字档案信息而言，要念好这“三字经”，必须要统筹规划，先易后难。相比较而言，在一个区域内实现馆与室、室与室之间的档案资源共享较为容易。各地区都有电子政务网，可借助这个网络平台，建立一个介于档案馆与档案室之间的网上虚拟机构，将未进馆的电子文件和馆藏数字化后的电子档案集中利用，以解决资源共享问题。故可以采取：集中式存储、层级式管理。集中式存儲：其内涵是以整合档案资源为目标，以建立集中式、规范化、可共享的区域性档案资源基础数据库为核心，通过电子文件归档系统将区域内单位的各类档案信息，通过在线或离线的方式，将本区域内共享档案信息统一存储到档案馆的服务器中，由区域内档案馆统一进行数据备份安全管理，提供利用途径，达到集中存储的目的。这不仅可以打破部门间的信息壁垒，丰富区域信息，有效地消除信息孤岛，而且各部门也不必为存储数据等配置过高的设备，节约政府工作成本。层级式管理：档案信息资源来源于不同的单位，因此，根据档案信息资源的归属权不同，以各档案室作为基本单位，负责收集本部门的信息，并进行数据整合与开放审查。如档案信息地规范整理著录、文件密级地标注，区分用户群进行档案信息资源的共享。档案局可通过研发档案馆室信息资源共享系统，通过对数据库的关联查询，实现对未进馆档案信息的统一监管，开展档案馆室信息资源的整合、利用。

3 利用方式

无论是接收的归档电子文件，还是馆藏档案数字化信息，建立档案信息资源库的最终目的是为了“用”。要想充分发挥这些数字档案信息的作用，还需站在查阅者的角度上多下功夫，提供便捷服务。简约式主动服务：针对电子政务网上不同使用群体的不同需求，提供简单、易操作的特色化服务，使信息资源覆盖到每位用户。一是服务内容特色化，实现了多种载体档案资源的共享。不仅包括纸质载体的文书、专业档案，而且包括磁性载体的照片、多媒体等档案，同时也可包括二次加工的各类专题数据库。二是服务功能多样化，开通了“三个查询通道”，针对一般用户提供通用检索，可在任意字段内进行模糊查询；针对档案专业人员提供高级检索，可按关键项进行精确查询；针对个别用户提供自定义检索，可根据个性化需要进行细化查询，缩短查询时间。三是服务对象全覆盖，做到了“两个面向”，即：面向注册用户的规范化服务和面向一般用户的社会化服务。注册用户可采用用户名+密码的形式，按不同的使用权限利用；一般用户点击即可进入查阅已公开的现行文件及开放档案。依申请反馈利用：随着《政务信息公开条例》的出台，中国政府正快步迈向信息公开时代，为了使政务信息更阳光更透明，除主动公开信息须及时公布外，对于数字档案信息应设立“依申请利用”功能，建立“资源反馈池”，对于涉及到民生、民权等非主动公开的档案资料，如婚姻档案、就工就业档案等，针对不同用户群提供依申请查阅服务，被申请者将服务信息通过网络回复到资源反馈池内予以提供利用，实现了与用户零距离沟通，成为公民知情权的后盾，促进政府的职能转变，提高政府工作的执行力与公信力，建设资源节约型社会。

4 结语

数字时代，信息资源建设的大潮已扑面而来，谁掌握操控信息的主动权，谁就占领了制高地。如今的档案工作已不再是“坐等上门”被动服务。所以，相关的机构应充分把握信息时代所带来的机遇，在工作中做到与时俱进，不断强化档案馆室数字信息化建设，促进工作水平的进一步提升。

参考文献

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