孟杰

摘 要：电子文件档案化管理不仅提高了电子文件管理的有效性和可靠性，而且满足了电子文件管理工作的现实需求，解决了传统电子文件管理的实际问题，达到高效、科学、全面与合理运行电子文件的管理目标。

关键词：电子文件；档案管理；信息化

信息社会使得电子文件广泛增加，电子文件日益成为记录信息的主流方式。当前电子文件的应用频率越来越高，如何有效的对过往电子文件进行管理成为重要议题。加强电子文件的档案化管理水平，可以提高电子文件管理效率，解决电子文件管理分类、存储、真实与可靠性的问题。

1 电子文件档案化管理的意义

1.1 保证档案真实性

电子文件是重要信息存在方式，电子文件的档案化管理可以更好的保证档案真实性，有助于保证数据信息不丢失、不被篡改，档案化的电子文件可以作为原始的法律凭证，从而使其实际表达内容有一定的法律意义。电子文件档案化进一步实现了对原始档案的保存，通过归档的方式可以有效的保存档案数据信息，可以进一步减少电子文档的易变性，同时也减和了电子档案易于流逝的风险，这对于实现电子数据信息的安全存储有重要的价值。通过电子文件的档案化可以使元数据信息有效的保存下来，构建了完善的数据档案的存储结构，从而达到对所有数据信息的过程性管理目标，对于实时掌握电子文件的状态有重要价值。通过电子文件的档案化进一步实现了对电子档案的前端化控制，可以更好的避免后端控制的风险，有助于在保证档案完整性的基础上实现真实性的构建。可以在日益复杂的信息流通环境下实现对档案的主动管理，从而规范地保证档案数据信息在互联网环境下得到有效应用。

1.2 提高文件管理效率

使用档案化的管理方式可以为电子文件的管理注入有效的标准和系统化的方法，这对于保证高效的进行电子档案管理有重要的实用价值。电子文件档案化管理是科学有效的归档方式，按照一定原则与分类标准进行的电子文件的档案管理方法，进一步对所有电子文件进行了整理，形成了有效、科学、规范的档案录入机制，实现了对电子文件的分门别类的处理，在专门部门的管理下对电子文件档案数据进行了全面的核实，从而更好的保证数据的真实有效性。在归档管理机制下实现了电子文件运行风险的有效评估，基于全过程的管理可以更好的预见性分析电子文件的状态，从而采用针对性的手段提前预防档案可能存在的风险，并且可以有效的约束电子档案应用者行为，达到全面档案管理目标。在电子文件档案化管理以有，有助于推动档案数据信息的共享应用，拓展了档案信息的运行机制，保证在安全环境下更好使用档案。

1.3 档案事业必然要求

提高电子文件的档案化管理水平是现代档案事业发展的必然要求。特别是在我国进入信息化社会以后，档案管理事业的核心任务就是对电子档案数据进行有效的存储、管理和挖掘。推动电子文件的档案化管理，为档案事业的发展提供了基本的素材，这不仅有利于提高电子文件的质量，而且有利于建立针对电子文件的开发机制，达到对档案管理的全面有效延伸。首先，形成了全面控制的电子文件的档案管理监督机制，在保证电子文件质量的前提下，进一步提高了档案管理工作的水平。其次，有助于在大数据与云计算的背景下实现对电子文件数据信息的深入挖掘，对于发挥档案事业的辅助决策与促进事业发展方面有重要的价值。第三，通过档案管理部门对电子文件的有效管理，进一步优化了自动化办公系统，实现了办公系统中档案数据的有效收集存储，这对于提高档案管理效率，解决传统档案管理的问题有重要价值。

2 促进电子文件档案化管理措施

2.1 改进电子档案管理理念

提高电子文件的档案化处理水平，需要建立完善的电子文件的档案管理机制，应当在充分的利用互联网的基础上，实现对电子文件处理信息的有效存储与高质量管理目标。首先，加大信息化的电子文件的处理力度，在全面推广普及电子办公的基础上，进一步开拓丰富的电子文件档案资源。其次，在国家实施数字化建设的背景下，不断提高档案部门处理电子文件的能力，重点建设数字档案馆，加强数据检索工具的建设，提高电子文件管理方法的建设，全面提高档案管理的信息化建设水平。第三，提高档案信息资源建设力度，重点加强电子文件的信息处理技术水平，着力在数字化的基础上实现电子文件馆藏体系的建设。第四，进一步加强数据库的建设工作，在优化结构数据存储能力的基础上，形成电子文件的存储与应用中心，实现电子文件的有效共享。只有在开发有效检索工具的基础上，才能提高电子文件档案化管理的积极怀，促进各部门与相关人员参与到电子文件的档案化管理过程中。第四，在硬件提升的基础上还要提高对电子文件进行录入、鉴定、著录等工作的水平，形成完善的电子文件的接收与保管工作机制，从而实现对档案信息的计算机化处理，解决信息存储方面的现实问题。

2.2 提高档案管理人才水平

加强档案管理人才建设，对于提高电子文件档案化管理水平有重要的价值。当前只有从引进信息化人才的角度改进电子文件的档案管理水平，才能保证电子文件档案化的快速发展。首先，引进电子文件档案化管理工作的技术人才，着力在提高电子文件利用率的角度下实现对电子文件档案数据信息的有效挖掘，能够在大数据与云计算的视角下建立起专业化的电子文件档案管理团队。重点引进数据库人才和数据分析人才，着力优化智能化电子文件服务水平。其次，加强现有干部的管理，提高现有档案管理人才的技术水平，引导档案管理人员向着信息化与专业化的方向发展，从而提高档案管理人員操作电子文件的能力水平。第三，不断创建有效的档案管理人员培训方式，实现对现有档案管理人员的有针对性的培训，着力运用网络慕课渠道对现有档案管理人员进行针对性的培训，从而培养专家型的电子文件管理技术人员。

2.3 开发功能性档案管理平台

提高电子文件的档案化管理水平，应当开发出实用性较强的档案管理平台。首先，加强特色网站的建设工作，注重利用档案管理资源优势，实现对特色电子文件档案平台的有效开发，着力加强智能化电子文件的服务能力。着力在图片、文字、视频与语音资源载体下发挥现有电子文件的价值。其次，建立有效资源共享机制，实现对档案数据资源的共享平台的建设，满足用户的智能化检索需要，同时实现对档案检索方式的优化，满足广泛的利用需要。第三，进一步提供有效的查询服务机制，注重提供应用服务，依靠专业技能人员对电子文件使用者进行有效指导，从而满足电子档案应用讲求，发挥电子文件档案化管理价值。

2.4 实现电子文件创新发展

现代电子文件档案管理工作应当满足科研、教学、交流等方面的实际需求，只有完整的进行档案管理，形成科学的管理机制，才能满足社会对电子文件的需要，才能发挥档案管理的保证、利用与开发的实际价值。首先，推动形成完善的电子文件档案化管理机制，形成有效的协调运转体系，着力取得各部门的有效配合，从根本上保证电子文件的档案质量。其次，形成良好的电子文件档案化管理工作的宣传氛围，着力加强对社会的引导性，使全社会广泛的参与到电子文件档案化管理过程中当中。第三，加强电子文件档案化管理技术的有效推广，应当良好的应用开发机制，着力提高电子文件档案管理工作的开放性和参与性，从而满足全社会参与电子文件档案化管理需求，解决电子文件管理问题。

3 结论

电子文件档案化管理成为当前电子文件优质有效开发的重要途径，电子文件的档案化管理不仅提高了电子文件的管理水平和安全性，而且可以提高电子文件的应用效率，从根本上更好的体现电子文件的应用价值，满足了全社会的共享应用需求，同时有保证电子文件的真实可靠性。