刘幽燕

摘 要：分析总结汉江集团档案馆如何根据评估标准来推进档案规范化管理工作。

关键词：档案；规范化管理；综合评估；整理

汉江集团公司为提高档案工作规范化管理水平，根据水利部2013年出台的《水利档案工作规范化管理综合评估标准》，全面开展档案工作规范化管理综合评估工作，通过了水利部档案工作规范化管理评估一级的考核。本文就亲身参与过程，浅谈汉江集团档案馆如何根据评估标准来推进档案规范化管理工作。

1 做好档案保障体系的工作

根据档案工作规范化管理综合评估标准，对测评项目的保障体系做了以下几个方面的工作：

1.1 改善档案硬件设施

汉江集团武汉总部档案库房总面积486平方米，配备智能电动密集架、中央空调系统、安全监控视频系统和自动消防系统，同时还配备档案库房专用净化消毒加湿除湿一体机。

档案馆库房与办公室、阅览室三分开，有档案大库房、机要档案库房、声像实物档案库房，并配备档案整理间、档案阅览室、档案熏蒸修裱室。库房内挂有区号标识牌，存放档案的密集架标有档案内容说明，每个库房墙面制作了相关的制度标牌，明确了各库房的管理职能及工作流程。

1.2 建立、健全管理体制

按照统一领导、分级管理的原则建立了满足工作需要的档案管理部门和管理网络。集团公司办公室归口管理档案工作；集团公司网络信息中心（档案馆）作为汉江集团公司内设的事业单位，负责全集团公司档案业务管理工作，对集团公司所属各单位的档案工作进行业务指导和检查验收；集团公司机关11个职能部门、所属9个事业单位、16个分、子公司及独立法人单位设立档案管理机构或配备了专（兼）职档案人员。建立了以汉江集团公司档案馆为中心，集团公司所属各单位档案机构为主体，机关及业務部门专（兼）职档案人员为基础的档案管理网络。

1.3 制定、完善相关规章制度、管理办法与发展规划

汉江集团档案馆先后拟订并印发了《汉江集团公司机关归档文件收集与整理细则》，《汉江集团公司档案管理办法》，《汉江集团公司电子文件归档与电子档案管理办法》，《汉江集团公司工程建设项目档案管理办法》，《汉江集团公司会计档案管理办法》，《汉江集团公司声像、实物档案管理办法》等一系列档案管理制度、办法和标准规范，明确了各类应归档材料的范围和保管期限，各归档单位和档案部门的责任，对加强和规范集团公司档案工作提供了制度保障。

制定了档案馆与档案人员岗位职责，建立了档案保管、借阅、统计、保密、鉴定及销毁等内部管理制度，为加强档案馆内部业务管理提供了制度保障。

制定了《汉江集团公司档案信息化建设发展规划》，《汉江集团信息化顶层设计报告》，为集团公司档案工作未来的发展指明方向。

2 档案业务的规范化管理工作

从档案收集、整理、保管、统计、鉴定、借阅利用、业务指导各方面工作进行全方位的规范化管理。

2.1 档案收集

在汉江集团公司档案馆的指导下，集团公司机关各部门能够按照机关档案管理规定履行归档职责，机关文书人员在每年上半年完成上一年度的归档工作，年均归档2000件左右，按照归档工作程序，严格履行交接手续。

档案馆积极开展建设项目档案的收集进馆工作，各工程建设项目档案在经档案验收合格并通过集团公司项目竣工验收后，移交进馆。2006-2016年期间，共接收集团公司计划项目竣工档案554卷。

2.2 档案整理

要加强企业档案管理、让各类档案的整理有据可依，三合一制度必要最先制定，其中分类方案的制定应具有可扩展性，便于在企业以后的发展中逐步的完善和扩充。汉江集团档案馆制定了《汉江集团公司档案馆档案分类类目、归档范围、保管期限及档号编制规则（试行）》，作为档案整理归档的规则依据。文书、科技、会计、声像实物等各类档案都根据试行的分类方案，结合各类整理规则，按规范要求进行全方位的检查、整理。

2.3 档案统计

认真执行有关档案统计制度，每年按要求及时向长江委报送档案统计报表及基本建设项目档案管理情况登记表，统计集团公司档案机构、人员、库房、设备、馆藏与利用等档案基础数据及集团公司基建项目档案管理情况，建立了档案管理、接收、利用、保管统计台账，能够准确反映档案工作情况。

2.4 档案鉴定

结合汉江集团公司档案馆实际情况，对馆藏档案进行了清理，印发了《汉江集团公司关于开展档案馆档案鉴定与销毁工作的通知》，明确了档案鉴定与销毁工作计划。汉江集团在1998和2017年先后成立了档案管理、鉴定工作领导小组，加强对集团公司档案鉴定工作的

领导。

2.5 档案借阅利用

线上可通过档案查询系统查询档案相关目录，然后提交借阅单，审核通过后，借阅用户可查阅档案。线下是借阅用户到档案馆查阅档案，用户可在阅览室里查阅、复印相关档案。档案的外借，严格按照规章制度办理批准手续，控制外借的时间，到期及时催还外借档案。用户查阅完档案后需填写借阅登记表和档案利用效果反馈表，以便及时记录档案利用信息。

2.6 档案的保管保护工作

定期进行档案安全和保管状况检查，落实各项防护措施。按照“十防”要求做好库房日常管理和档案保管保护工作，保持库房整齐、清洁，并做好库房检查记录。

为预防重大自然灾害和突发性事故的发生，做好应对灾害的应急处置措施准备，制定应急预案，强化各项档案保管制度，定期检查巡视库房，及时发现并解决档案保管中存在的隐患与问题，各库房均配备红外探头和监控摄像头，实行24小时实时监控。

2.7 档案业务指导

监督、指导机关各业务部门及各二级单位的档案业务工作，加强对集团公司工程项目的监督、检查和指导，参加项目评审、验收等活动，为工程项目档案归档打好基础。检查档案集中统一管理、档案保障体系建设、档案安全保管条件、档案法规制度落实和经费保障、人员到位情况，确保各项档案管理措施落到实处。

2.8 档案编研

档案馆完成的编研成果主要有：《汉江集团公司档案馆全宗介绍》、《丹江口水利枢纽建设四十周年》、《丹江口水利枢纽水库运行资料整编》、《丹江口水利枢纽土石坝安全监测资料整编分析》、《丹江口水利枢纽混凝土坝监测资料整编》、《档案工作文件汇编》、《行政管理工作文件汇编》（含大事记）、《汉江集团保密文件汇编》、《汉江集团公司志》、《汉江集团导刊》合订本（含大事记）等。

3 管理信息系统的改进与完善

汉江集团档案管理信息系统于2014年7月开发完成，经过多次的修改与完善，如今已经实现了档案收集、档案整理、档案保管、档案统计、档案利用、档案鉴定、档案借阅等全过程电子化流程管理。目前系统已经开通120个系统账号，使用单位覆盖整个集团公司。档案信息管理系统包含前台查询系统和后台管理系统。

4 档案的数字化工作

为实现馆藏档案的计算机管理，积极开展档案的数字化招标工作，档案馆工作人员负责档案数字化现场的监督、调卷、沟通、检查、清点上架工作，并配合数字化公司对各类档案进行扫描挂接。

5 评估材料的整编

根据《水利档案工作规范化管理综合评估标准》，对备查材料里面要求的有关文件、总结、记录等凭证性材料，以及全宗介绍、各类别档案目录、各类档案制度与办法等材料整编成册，以备评估专家小组查阅考评。

6 水利档案工作规范化管理综合评估会

2018年1月15日至16日，汉江集团公司水利档案工作规范化管理综合评估会召开，由水利系统及湖北省档案馆的7位专家组成的评审组对汉江集团公司档案工作规范化管理进行了审核评估，同意汉江集团公司档案工作规范化管理评审通过一级等级标准。

7 结语

通过水利档案工作规范化管理评估，使汉江集团档案管理工作上了一个新的台阶。汉江集团档案馆将按照专家组提出的工作要求，对相关档案工作进行积极整改，提高全员档案意识，落实规范化管理的长效机制和人才队伍的培养，使汉江集团公司档案管理工作提升到新的水平。