陈瑛

摘 要：随着社会的发展和科技的进步，我国办公室档案管理面临着艰难的抉择和转型的危机。档案管理工作普片呈现效率低下的局面，无法达到实际工作的需求，这就直接影响了办公室档案管理的工作效率。对于任何一家单位来说，办公室在自身运营过程中都发挥着至关重要的作用，可以说办公室的档案管理水平直接影响着整个单位的管理水平。本为旨在分析办公室档案管理工作存在的问题以及效率低下的原因，和提升办公室档案管理的效率的必要性，并对这些问题提出解决的办法和措施，希望对办公室档案管理工作有一定的帮助。

关键词：办公室；档案管理；工作效率

1 办公室档案管理中存在的问题

办公室档案管理是一个纷繁复杂有考验耐心的工作，同时也需要一定的技巧。通过长时间的观察和调研，笔者发现办公室档案管理中存在着诸多问题，并将这些存在的问题加以分类和分析，以此作为提出整改措施的基石。

1.1 意识薄弱

现今许多从事办公室档案管理工作的人员并不是出自档案管理专业或者相近专业，甚至有些是通过走关系等渠道获得这份工作，这些人员不仅专业知识欠缺，而且档案管理的意识不强，这就成为了影响办公室档案管理效率的一个重要原因。档案管理人员缺少专业的档案管理培训，因此也就难以正确认识到办公室档案管理的重 要意义，在实际的档案管理工作中由于管理意识不足而出现各种缺陷，例如资料收集不齐全、整理不规范等等，这就严重减低了办公室的工作效率，所以办公室管理人员的档案管理意识需要逐步增强。单位领导对于办公室档案管理的重视可以带动档案管理人员的积极性，也起到了增强管理意识的作用。工作人员的工作意识是其工作效率提升的

关键。

1.2 方法陈旧

再有，管理方法色陈旧也是影响效率的一个重要原因。办公室档案管理的方法不够科学化和规范化。新媒体时代科学技术飞速发展，我国信息化程度越来越高，数字化以及信息化技术逐步在办公室中得到应用和推广，最大程度地提高了办公室档案管理的规范性与合理性。但是许多单位却默守陈规使用传统的纸质档案管理方法，这不仅使得办公室档案管理的效率低下，而且也出现了诸多问题，例如档案遗失、查找速度慢、易被篡改等等。这些问题影响了办公效率，同时也给办公室带来了不必要的麻烦。将档案管理的工作与科技接轨才能得以转型。

1.3 专业知识不足

档案管理人员专业知识的缺失不仅会影响其管理意识，同时也会影响档案管理的质量一些单位办公室档案管理人员都是非专业人员，专业知识储备不够，管理方法不科学，导致办公室的许多档案资料长期处于堆放状态，由于相关管理人员没有进行科学的整理与规划，许多档案资料的价值难以在实际工作中得到实现。工作人员的素质决定了其工作的态度，档案管理需要有耐心又有责任心的人从事。办公室档案涉及到方方面面的内容，这就要求管理人员具有很高的素质，如果技术不够专业既影响办公室工作效率也会造成工作上的错误出现。

2 加强办公室管理的必要性

按管理办公室档案管理内容繁多性质不同，这直接影响了档案管理的程度。管理人员必须做好管理和保密工作，机密问题需要管理人员小心妥善保管，避免遗失和泄露造成不可挽回的损失。对一些机密级别低的办公室人事档案文件也需要管理人员妥善管理，做好相应的保密工作，从而避免由于档案资料的丢失或泄露，避免因档案的丢失造成工作上的被动，影响工作的正常开展。为了方便查找提升工作效率，有必要利用现代科技，采用模糊检索或者关键字检索，既方便快捷又保密安全。使用网络管理档案可以利用设置权限的方式，可以进行分级分类管理，这样不仅能够记录调用和查阅档案资料的情况，还能实现对重要的办公室档案资料进行有效保护。

3 提升办公室档案管理效率的措施

3.1 建立完善的办公室档案管理机制

办公室档案管理工作想要做到科学化、规范化，就需要单位或企业的管理人员要帮助档案管理工作人员建立完善的办公室档案管理机制。这能直接提升档案管理的工作效率。首先，建立独立的档案管理办公室，不仅能不受其他办公室人员的干扰，还能起到保密的作用。其次，做好档案管理工作记录，方便查找和修改。最后，人员安排在两个或两个以上，分工合作能提升效率还能起到监督作用。员工之间的互相监督互相进步才是良性循环，這更加有利于单位的发展。

3.2 加强档案管理工作意识

档案管理人员会从在一些功利主义的想法和县级的工作态度，加强管理人员对其工作性质和内容的认识，能够提升他们的工作意识转变工作态度。档案管理人员需要明确自己的工作目标，也要明白单位的发展方向，在完成自己的工作的同时应做好汇报，也要注意与其他部门的交流，搭建交流平台，对于工作反馈中提到的问题积极改正努力完善。不能盲目和随意的对档案进行管理，要保证这些资料对单位或企业的进一步发展切实有效。提升档案管理的工作效率。

3.3 建立办公室档案管理数据库

信息与科技在社会中的作用越来越明显，技能也比较成熟。单位中的档案的内容和种类也不断增多。传统的档案管理方法是手动藤缠和纸质存留，这与当今信息化发展的时代不相符合。因此建立单位档案数据库十分必要，这也是对办公室档案管理工作的一个创新。信息化档案管理技术能够解决档案管理中的难题，提升办公室工作效率。使用档案数据库能够方便档案的存放与查询，把传统的管理工作和高新科技紧密结合，产生网络化、开发性的数据库，从根本上让办公室档案管理的工作效率得到提高。大数据时代科技与数据库是档案管理工作转型的一个契机。

3.4 提高办公室档案管理人员的专业水平

很多单位从事办公室档案管理工作的人专业水平和综合素质都不高。提升工作效率首先要提升人员的素质和水平。更换人员是一种方法，但是笔者并不提倡这样做，频繁的人员调动对工作的进展和单位的规划十分不利，也容易形成人心惶惶的局面，不利于单位发展。培养人员的素质和水平需要一个过程，并不是立竿见影的。档案管理技术的专业培训必不可少，专业的训练不仅能修炼技术还能点燃热情，并且使用不同的方式来促进他们学习新的专业知识，提升其知识的储备量。并且对于培训结果定期进行检查，工作人员因此就有了紧迫感，还可以设立奖励机制，使得人员在良性竞争下不蹲学习不断

进步。

4 结语

办公室档案管理是企业内部管理的主要环节，其在单位或企业管理中的重要性越来越明显。因此，应建立完善的档案管理机制，提高管理意识，有效利用新技术，加强档案人员的培训，切实提高办公档案管理工作效率。

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