谭娜

摘 要：文书档案管理在档案工作中占有重要地位，在信息化背景下，计算机网络在社会各个领域得到了广泛应用，为人们带来了诸多便利。对传统文书档案管理工作模式来说，已经难以跟上时代发展步伐，需要我们采取有效措施，加快文书档案管理信息化建设，为文书档案的开发与利用创造有利条件。本文通过分析了文书档案信息化管理存在的问题，提出了信息化背景下加强文书档案管理工作的策略。

关键词：信息化；文书档案；管理工作

文书档案管理工作重点是收集、整理和保存文档资料，由于涉及范围较广，若是文书档案管理不到位，将引发很多问题。同时文书档案机密性较强，在管理工作上有非常严格的规定，而将信息技术应用到文书档案管理工作中，既能够有效减少档案人员工作量，并促使文书档案管理工作效率与质量得到提升，确保真正将文书档案的作用体现出来。

1 文书档案信息化管理的必要性

在日常工作中容易形成大量的文书档案，且很多具备较高的保存价值，而发挥出信息技术的作用，能够提升文书档案收集、整理等工作效率，也为今后的查询与利用创造了良好的条件，尤其是打造电子系统后更方便管理，减少经费的支出。以往文书档案以纸质为载体，在长期被人们翻阅的过程中，将容易出现破损、丢失等问题，导致文书档案变得不够完整，而通过信息化建设，能够将文书档案保存在计算机中，既能够实现长久记录，也提升了后期检索速度，由此可见推进文书档案管理信息化建设具有重要意义。

2 文书档案信息化管理的现状

2.1 思想上不够重视

在信息化背景下，人们已经充分认识到计算机网络的优势，极大便利了我们的生活与工作。而当前文书档案管理信息化建设速度还很缓慢，出现了很多有待解决的问题，尤其是在规范化、合理化和科学化等方面的水平还有待提升。上述问题的存在，严重影响了文书档案管理信息化建设进程，分析其原因可知，主要是人们思想上的不重视，特别是领导还缺乏较强的信息化建设意识，在人力、物力和财力上很少增加投入[1]。如此一来，导致文书档案管理模式落后，不能发挥出先进技术的优势，文书档案管理工作水平难以实现提升。

2.2 信息化建设标准不完善

在文书档案管理信息化建设过程中，还存在建设标准不够完善与统一的问题，各个部门都有独立的建设标准，导致很难实现文书档案的共享。具体表现在信息化管理软件适应性与通用性不强，分类编码与检索程序也不完善。且国家在这些方面的管理力度不强，缺乏相关政策与法规来引导文书档案信息化管理，为信息化建设的推进造成了阻碍。

2.3 安全问题频发

在文书档案管理信息化建设过程中，重点是要应用计算机网络系统，但是网络环境有很多不安全性问题，加之文书档案对保密性要求很高，这在环境安全性上有严格的要求。环境安全问题一般表现在电子档案数据安全上，在网络环境下容易受到网络黑客的干扰，或者是被不良程序攻击，在档案保存和传递期间也极易被病毒、木马等干扰，导致大量的文档资料出现损坏、缺失等问题[2]。此外，档案人员专业素质对文书档案管理信息化建设的进程与质量也有很大影响，先进的技术与管理要求有足够多的高素质人才，既要懂文书档案管理知识，还要精通计算机操作，确保系统开发、服务咨询、信息导航和程序维护等工作顺利完成，能够在安全环境下实现对档案的共享。

3 文书档案信息化管理的策略

3.1 转变思想，提高认识

文书档案管理工作需要多个部门参与进来，人员上显得比较分散，且很多人员在思想上忽视了文书档案管理工作，从而引发了很多问题。对纸质档案与实物档案管理来说，对于各部门草拟的稿件、保存的实物等，在归档上显得不够全面与及时，电子档案上很少进行保存，管理也不够集中，极易产生丢失问题。分析其原因可知，大多为思想不重视所致，工作繁忙的时候没有将很多基础性工作做到位，对此我们要转变思想，意识到信息化背景下文书档案管理工作的需求，不断规范工作流程与制度，提升文书档案信息化管理水平。

3.2 建立文书档案管理信息平台

在文书档案管理信息化建设中还要建立相应的管理平台，为了管理好电子文件，主要建设以下文书档案信息平台：第一，文书档案归档系统，包括电子文件的收集、整理和归档。第二，电子文件检查审核系统，为让电子公文法律效力得到提升，应该建立完善的核查制度，及时检查，保证文本的真实性与有效性[3]。第三，文书档案存储系统，通过发挥出计算机的优势，建立起文书档案数据库，通过对信息作出编目、归类和储存，为查找与利用提供便利。如果电子文件、数据资料需要归档，一般选择通用格式存储在光盘中。第四，文书档案保密系统，要通过对档案保密制度的完善，将档案上传与下载的安全等级与访问权限明确下来，定期对防火墙为进行更新，档案库房也需要做好防磁保护。

3.3 保证电子文件安全

随着数字技术发展速度的加快，电子文件存储也越来越复杂，记录和存储电子文件的产品换代速度很快，导致电子文件离开原生载体极易出现数据丢失的问题。对此需要在技术上作出更新，把电子文件复制到其他载体上，而更新技术可以解决这个问题，让电子文化得到妥善保存。还要注重迁移电子文件，不能破坏电子文件的原始完整性，这主要针对具备较高保存价值的电子文件而言，需要科学使用迁移技术，而通过对再生性技术的应用，也能够更好保存文件。光盘存储技术与检索快速等优势，为文书档案管理带来了较大影响，不过光盘技术也有很多缺点，如存储时间短、标准不高、存储量小，这需要应用微缩技术，可以解决光盘存储技术的缺点，不仅提升了标准与存储时间，还减少了所用费用。为了保证电子文件的安全性，要运用加密技术，且加密方法也很多，应打造备份恢复系统，避免出现文件丢失的问题，备份恢复原始信息。

3.4 提高档案人员综合素质

第一，要注重硬件建设，增加资金投入，优化硬环境，提升档案人员服务技能。在现代化硬件设施上增加投入，档案人员才能更加熟悉与了解设备，能够熟练运用业务技能，提升文书档案管理工作水平。第二，运用自学为主、培训为辅的方法，要建立起终身教育机制，促使档案管理人员素质不断提升，跟上时代发展步伐，并落实激励机制，激发他们工作热情，加大工作考核力度[4]。第三，档案人员要加强交流，主动交流与分享经验，能够充分利用网络、现代通讯等高科技手段，逐步增加档案部门与档案人员的信息源。通过从整体上提升档案管理人员素质，才能促使他们更加高效开展工作，不断提升文书档案信息化管理水平。

4 结语

总之，在信息化背景下，文书档案管理工作也要与时俱进，加强创新，这要求档案人员转变思想理念，创新工作模式，能够发挥出现代技术的作用，提升文书档案管理工作水平。此外，也需要档案部门增加资金投入，尽快完善文书档案管理信息化建设中所需要设施设备，确保更好满足信息时代发展要求，让文书档案的作用真正得到

体现。

参考文献

[1]李秋芹.信息化背景下文书档案管理的创新[J].企业改革与管理，2018，（02）：39-90.

[2]刘晓艳.浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[J].办公室业务，2017，（12）：158.

[3]高世宇.浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[J].黑龙江科技信息，2017，（16）：306.

[4]李长娟.信息化背景下文书档案管理[J].蘭台内外，2016，（06）：58.