摘 要：伴随着近年来高等学校的不断扩招，使得高校档案越来越多，这些档案包含学生的基本信息、奖惩情况和政治面貌等各方面信息，涵盖内容多。如果使用传统的人为管理方式，会给管理人员带来较大的工作压力，而物联网技术的应用可以很好的解决这方面的问题。本文主要分析了物联网在高校档案管理中的应用。

关键词：物联网技术；高校档案管理；应用

在高校学生档案管理中使用物联网技术，主要是利用信息传感设备，在一定条件下，加强档案和信息互联网的联系。并在设备通信和信息交换中，对档案的智能化管理、自动化定位和动态追踪监督，进而实现了“物物对话”的新型建设管理目标，因此，物联网技术在现代化档案室管理建设的过程中必不可少。

1 在高校档案管理中应用物联网技术的必要性

1.1 有助于实现学生档案管理的网络化

在高校学生档案管理中使用物联网技术，主要是利用网络将档案以信息化数据的形式存储在系统中，这种信息管理方式便于相关人员进行信息查询。同时，在全部的档案卷宗上贴标签，保证其与数据库中的数据信息相对应，可以为档案管理的网络化的提供支持，并为高校档案管理奠定了良好的基础。

1.2 有利于实现档案管理的智能化

高校在进行档案管理时，利用物联网技术，可以建立相应的智能化档案管理平台，这样可以实现自动化档案查询与档案归档，既可以减少档案管理人员的工作量，又可以提高管理的效率，减少档案管理的人为失误，确保管理的安全有效性。比如：在对档案室进入者进行身份判断时，利用系统中存储的各种数据信息可以及时对于其身份实行自动识别，并做出权限判断，提高了人为识别速度和效率。

1.3 可以实现人性化档案管理

在时代发展的现今社会，人们在各个领域都更加重视以人为本的思想理念。因此，在进行高校档案管理时，为了保证管理符合人性化的管理理念，就需要加强对物联网技术的使用，通过网络化和智能化的管理手段，提高档案管理的人性化服务水平。在人们需要日渐多元化的今天，全面、个性化的服务更加符合档案查询者的信息查询需求。

2 物联网技术在高校档案管理中的运用思路

2.1 循序渐进引进各项设备

高校在进行档案管理时，将互联网技术应用在档案室中，可以在很大程度上提高对管理人员的管理效率，还更加有利于对档案进行查询。但同时引进物联网技术设备，也意味着需要更换、淘汰大量旧设备和落后设备，并用新设备来提高管理的效率，这样就会导致高校面临着资产浪费和资金超支问题。因此，为了解决这一问题，高校档案室需要循序渐进地引入物联网技术，适当淘汰、更换老旧和损坏设备，保留利用价值较高的设备[1]。

由于在引进物联网技术时，管理工作人员和档案使用者都需要经历一个习惯的过程。而更换部分设备，使新旧设备同时存在，可以使档案使用者和工作管理人员从原有的使用习惯逐渐向新的使用方式中过渡，进而逐渐实现对物联网技术的有效应用。在进行循序渐进的设备更换过程中，首先，可以在档案室尚未引进物联网技术前，进行局部物联网技术应用。其次，档案室可以先建立试点基地，让高校档案室的工作人员进行参观，通过试点基地与传统档案间的对比，增强了对高校物联网档案管理模式的认可。

2.2 加强对物联网技术管理维修的重视

在档案室档案管理中使用物联网技术，可以在一定程度上实现管理的智能化，将档案管理工作人员由繁重的管理工作解放出来，增强了管理的服务化水平，同时还提高了管理的智能化水平。由此可见，物联网技术的应用可以为档案室管理带来极大的便利，还在很大程度上提高了管理的效率。但同时使用物联网技术进行高校档案管理，也會存在一定的弊端。物联网档案管理技术，是一种对人工管理方式的模拟，缺乏人工管理灵活性；物联网设备在使用时，具有一定的使用期限，一旦超过既定的使用期限，就会发生设备老化、损毁等现象，一旦物联网技术设备出现问题就容易导致难以进行有效管理，为档案查询者和使用者带来极大不便；并且在使用物联网技术时一般会连接网络，而网路中存在的病毒、木马等，会在一定程度上导致数据信息丢失、损毁，难以保障档案信息管理的安全性。这些问题都会在不同程度上对档案管理造成不便，影响了管理的效率。对此就需要高校加强对档案室应用物联网技术的重视，合理的进行管理维修。

在实际进行管理维修过程中，首先，需要档案室工作人员，做好对物联网技术的运行状况的监督管理工作，确保可以在发生问题时，及时进行解决，这样有助于降低管理失误；其次，需要加强对物联网设备的监督管理，定期检查相关的硬件设施，适时对设备进行更换，减小因设备故障带来的失误；最后，档案室还需要配备相应的专业技术人员，及时利用先进的技术，提高设备的使用性能，增强设备使用的灵活性。

3 物联网在档案管理中的应用前景

3.1 档案自动入库

现阶段，高校在进行档案管理时，通常都是使用人工活条码识别入库方式，这样方法具有一定的使用缺陷，自动化程度较低，比较依赖于人工管理。而物联网技术的应用，改变了原有的管理方式。并通过智能化技术，实现了档案管理的自动入库。在使用的过程中，档案室的管理人员可以在计算机物联网基础上，根据档案电子标签的唯一标志码，实现与档案随时随地交流。同时也可以在进行档案入库时，通过档案原始信息，自动形成入库清单。可见物联网射频技术的使用，有助于加强档案的信息自动化识别和采集，实现了档案自动入库，并进一步提高了档案入库管理的自动化程度。

3.2 追踪管理智能化

在进行档案管理时，对即将入库的电子档案贴电子标签，使物联网设备可以智能识别档案存储的内容、类型、入库时间、形成时间、摆放位置和来源等信息，有助于实现对档案的移动管理和全程智能化追踪。在实际管理过程中，主要是通过利用物联网感应器，获得档案室中相应档案当前存在的位置和存放状况，并进相关信息通过读写器自动编码存储在档案管理系统中，以供查阅。在档案被借阅时，感应器通过对电子标签的实时跟踪与监控，可以将档案的具体情况及时反馈给案管理人员，这样就实现了对出库的档案的全程智能化追踪管理[2]。

使用这种方式进行档案管理，可以在档案被破坏或者是发生涂改现象时，及时发出警报，并进信息自动输送给工作人员，并将档案遭到损毁的时间、地点、和原因等信息记录并存储在电子标签中，或者是直接发送到管理系统中，从而实现了对档案全程智能化移动管理。比如美国的RFID档案跟踪系统，这一系统在使用时，会对每一份档案都嵌入专属编码电子标签，然后利用电子标签与读写器的信息通信，可以及时跟踪、记录流动档案所在位置和发生的事件等，在很大程度上提高的管理的工作效率。

4 结论

总而言之，将物联网技术应用在档案管理中，已经成为现代化档案管理的新趋势，对提高高校档案管理的效率，有着重要的推动作用。在进行管理的规程中，为了保障管理人员和档案查询人员对物联网技术的认可和应用，需要注意循序渐进的实施，并注意对技术设备进行维护，同时还需要注意技术的应用前景。

参考文献

[1]解学香.物联网技术在高校档案管理中的应用探究[J].中国高新区，2018（07）：74.

[2]毕大鹏.高校档案管理中物联网技术应用的必要性[J].电子技术与软件工程，2016（19）：20.

作者简介

彭伟（1977-），男，四川邛崃人，中级，研究方向：项目管理。