摘 要：档案管理是人力资源的核心部分，传统的人力资源档案管理制度比较落后，而且存在较多的问题，只有解决这些问题才能突破瓶颈，提高人力资源档案管理的水平。本文笔者结合自身工作实践对事业单位的人力资源档案管理做了简要探讨。

关键词：事业单位；人力资源；档案管理

1 引言

档案管理是人力资源的核心部分，人力资源档案管理主要是归纳、总结、调用资源信息，对事业单位完善人才结构、充分发挥人力资源有着重要的作用。随着改革开放政策的不断深入和我国“科技强国”战略的不断落实，事业单位档案管理的经营模式也已与时代接轨，面临着前所未有的机遇和挑战。事业单位档案管理工作主要对事业单位工作内容、人事资料、重大举措、单位发展状况进行记录和整理。由于事业单位性质特殊，其工作开展、进展、重大举措等工作内容记录，对整个事业单位和社会公众服务事业来说意义重大。档案管理工作作为保障事业单位内部协调、高效开展工作的重要保证，其对原始档案信息整理、归类、统计、保存等工作都至关重要。因此事业单位的档案管理必须从自身做起，抓住问题的关键，优化事业单位的档案管理机制，使之与时代接轨，提高自身的适应能力，促进事业单位的快速发展。随着我国科技信息技术不断发展，事业单位机构、体制、制度以及人事管理等方面的不断深入改革，事业单位档案管理工作的重要性日益突出，面临新的机遇与挑战，深刻认识到事业单位档案管理存在的问题并解决这些问题，才能突破瓶颈提高人力资源档案管理的工作水平。

2 当前事业单位人力资源档案管理工作中存在的问题

2.1 单位领导对档案管理工作重视程度不够

针对事业单位的档案管理制度，国家制定了一系列的规章制度，事业单位的档案管理必须要严格遵守国家的相关法律法规，但是我国的一些事业单位学习国家法律的力度不够，认识不足，对档案管理工作的重视程度不够，并没有意识到事业单位的档案资源是一笔十分宝贵的财富。领导班子对档案管理工作的不重视，就会使得整个事业单位的档案管理工作十分混乱，管理落实不到位。

2.2 档案室现代化管理设施比较落后

事业单位的人力资源档案资料是一笔十分宝贵的财富，但是因为长期对档案管理工作的不重视，导致很多单位档案管理的资金不足，很多档案室的管理设施十分落后。有些事业单位的档案室十分简陋，工作人员的办公环境比较差，档案室、办公室、接待室没有分开，一些档案室内甚至还堆放着易燃易爆物品，威胁着档案资源的安全。

2.3 人力资源档案管理的效率不高

档案管理的工作效率是指档案管理工作中所动用的人力物力和档案管理实际效用的比率。一些事业单位在人力资源档案管理的工作中，经常出现错误，甚至出现档案缺失的现象。例如，对事业单位的流动人员的工龄和职业发展进行建档，既要对其基础资料进行收集，同时还需要对其职位转移、薪资等进行统计，这些工作需要浪费大量的人力物力，但其使用率却很低。

2.4 人力资源档案管理技术手段落后

档案管理的技术落后主要体现在没有紧跟时代的步伐，主要还是使用传统的方法将人员的信息保留在纸质的档案中。但当前时代背景下，人员流动的速度快且流量增加，员工调职后，其档案还留在之前的单位中，查阅起来很不方便，不利于工作的开展，影响工作效率。

3 提高事业单位人力资源档案管理工作水平的途径

3.1 明确人力资源档案管理的内容，健全其管理制度

事业单位在聘用员工时一般采用笔试与面试相结合的形式，经过层层筛选，聘用综合成绩最高的员工，对聘用员工的入职申请、鉴定材料等都要进行审查以及归档，在进行此项工作的过程中应该与相关的鉴定部门合作，以保证档案的真实性。

工作规则对于任何一项工作都是必不可少的，对于人力资源档案管理工作制度规范化亦是十分必要的。对不符合时代潮流的规章制度要及时摈弃或者更新，建立健全人力资源档案管理制度。首先，应该重视人力资源档案管理资料的收集与管理，保证档案的完整性；其次对档案真实性的鉴别要严谨，同相关部门通力合作，对员工学历、证书以及个人履历等方面都要鉴别。建立档案管理工作规范一方面可以提高工作人员工作的积极性以及责任感；另一方面对档案管理的工作也有积极的促进作用。

3.2 完善档案管理信息化建设，提高人事档案利用效率

人力资源档案管理方式落后是工作效率低的主要原因。随着时代的发展，采用信息化的方式管理档案是必不可少的。通过信息化的档案管理方式，建立档案数据库，以较快的速度以及较小的空间完成对档案的整理工作。当然，想要实现人力资源档案管理信息化建设，首先需要增加对档案管理的资金投入，购置相应的硬件设施，其次要制定人力资源档案管理信息化建设的策略，并且加以实施。

实现档案管理现代化，是档案服务于事业单位制度改革与发展的需要，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。要使档案最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于档案管理，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。首先，各级事业单位档案管理部门要提高信息管理的时效性，准确、及时地传输信息；其次，要对档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存；其三，要充分利用计算机网络技术来进行档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的档案信息服务，以实现档案信息资源的有效共享。

3.3 提高档案管理人员的职业素养

想要提高人力资源档案管理水平，提升档案管理工作人员自身的职业素养是必要条件。如果档案管理工作人员的水平不够高，对档案管理工作认知程度不够，在工作中也没有很高的兴致去完成这项工作，则人力资源档案管理将面临着很大的问题。为了提高档案管理人员的职业素养，首先要注重对工作人员道德素养的培养，增强管理与保密意识，维护档案的安全稳定；其次要培养档案管理工作人员的业务能力，尤其是年龄偏大的档案管理工作人员对计算机类设备的熟练程度，以提高工作效率；最后，档案管理人员本身也要在工作的过程中不断的完善、充实自己，提升内在素质以及自身的业务水平。

3.4 完善事业单位档案管理制度

健全档案管理制度是优化档案管理工作的重要措施之一，要从以下方面做起。第一，建立科学合理的事业单位档案管理工作用人制度。首先从专业水平方面来说，要制定一套档案管理人员选拔制度。选拔制度应重点体现专业性，只有把专业水平放在第一位，才能够使档案管理工作更好地进行。第二，从奖励惩罚制度来说，要制定一套赏罚分明的档案管理制度，这种赏罚制度不仅针对员工，同样也针对领导。这样就可以形成制度约束的双向性，使员工和领导之间相互监督和相互引导。与此同时，建立物质激励和精神激励相结合的激励制度，以精神激励鼓舞档案管理工作者的工作热情，以物质激励推动档案管理工作者的工作效率，从而实现档案管理工作的优化。第三，建立简明实用的档案管理制度。档案管理制度针对的是档案管理这项工作，不是搞学术、写文章，不需要制定复杂的、难以实现的制度让工作人员去执行。只有简单实用的制度，才能够更好发挥档案管理制度的指导和规范作用。第四，坚持制度的严肃性。档案部门是档案管理制度的制定部门，同时又是规章制度的执行部门，这就要求在规章制度的执行过程中，不管是领导还是员工都应该以制度为行事标准，做到赏罚分明，充分体现制度的权威性和严明性。

参考文献

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[3]林幼凤.浅论行政事业单位档案管理创新思路[J].现代经济信息.2009（08）.

作者简介

宋春雨（1979-），女，汉族，就职于山西省长治市沁县人事考试中心，档案馆员。