摘 要：在招投标制度执行过程中，招投标档案可以真实的对建设工程、重大设备采购等企业的招投标活动内容进行记载，是招投标工程的相关法律依据，通过分析废弃物处置企业招投标档案管理存在的一些突出问题，提出优化招投标档案管理的对策建议，保证企业招投标档案的规范、精准、高效管理。

关键词：招投标档案；现状分析；存在问题；对策建议

企业招投标档案是指企业在公开招（投）标、邀请招（投）标、比选、询价、竞争性谈判、单一来源等订立合同（协议）预备阶段，形成的具有凭证作用和保存价值的各类文字、声像等原始材料。

废弃物处置企业招投标档案是指企业在勘测设计、工程建设、施工监理、调试服务生产以及设备、材料采购等过程中具有查考利用价值的历史记录，是企业档案不可分割的一部分，是企业的重要资产，具有法律依据和保存价值的原始凭证。

笔者所在的上海老港废弃物处置有限公司（以下简称公司），承担着上海市市区约70%的生活垃圾的起吊、短距离运输和约2000吨/天的城市市政污泥填埋处置任务。生活废弃物通过水上运输方式抵达老港公司港池，经过起吊、运输、倾卸、摊铺、压实、覆土、终场生态修复等环节处置，并且实施污水处理、填埋气处理、恶臭处理、虫害控制、废弃物资源化利用等业务，是目前国内规模最大的无害化、资源化、生态型废弃物处置基地。工程建设和设备管理、垃圾处置是公司生产营运管理工作的基本任务，招投标档案为这一基本业务顺利、高效、经济地完成生产任务奠定了基础，提供技术支撑与保障服务。

近年来，随着上海城市规模不断扩大和人口日益增长，生活垃圾的产量迅速上升，公司生活垃圾和污泥处置任务猛增，为了适应建设国际化大都市的新形势，公司加大了基本建设和废弃物处置设备的投入，以满足填埋处置和环保工作日益增长的需要，招投标档案数量亦随之急剧增加。面对企业发展的新需求和招投标管理工作的新情况，进一步加强与优化废弃物处置招投标档案的管理很有必要。

1 废弃物处置企业招投标档案的特点

1.1 成套性

招投标档案产生于建设工程、重大设备采购等招投标活动领域，其最明显的特点是建设、采购项目成套性，即一个项目的档案是有机联系的整体。往往围绕一个项目活动形成一组档案，与其他档案相对独立。

1.2 多源性

在公司经营管理的过程中，大多数设备购买和工程建设都要进行招投标，公司招投标管理工作的内容较广泛。比如，有办公室后勤管理中的会议室中央空调的更新、上下班接送车辆的采购维修和食堂承包等，还有集运码头设施改造工程、1-3期封场、林带绿化养护、生活垃圾库区维护工程等内容。同时公司中有大量的工程机械设备，20T正面吊机、25T散装吊机、生活垃圾装卸车的采购及大修，设备信息化系统，无人遥控推土机等设备采购都要进行招标工作，这就给公司招投标管理工作增加了工作量和工作难度。

1.3 分散性

公司在进行招投标工作中，设立招投标管理工作小组，全面集中管理本单位招投标管理工作。然而关于招投标管理工作的各个基建和设备采购项目等工作则是由公司各个职能部门进行管理的，这就使得招投标档案要分散到相应的职能部门，进而呈现出分散式管理的局面。招投标档案形成主体多且分散，招投标档案形成分散、程序复杂，造成了档案完整性不够。

1.4 系统性

在进行公司招投标管理的过程中，要不断强化招投标管理体系的系统性。招投标档案是每个招投标项目活动完整的、系统的历史记录，包括建设工程企业对于所要招投标项目的前期准备、开标、评标以及中标的所有活动。针对公司建设施工（设施维护）、工程机械及物资采购类及重大设备购置项目要设立单独的招投标项目，以体现公司招投标管理工作的系统性和规范性。一般情况下，在开展招投标管理工作中，对属于邀请招标和比选招标的单位实行短名单管理，对形成的短名单实行动态管理，每两年调整一次，严格遵循短名单抽取流程，申请获得审批后，招投标管理部门结合公司实际情况和实际需求制定招标工作方案，发布招标公布，做好招标准备工作，进而为公司招投标工作的开展打下坚实的基础。

2 做好招投标档案工作的重要意义

2.1 招投标档案具有凭证价值

招投标档案是企业围绕着招投标项目准备、开标、评标和中标等一系列业务活动形成的原始记录。档案原始记录决定了档案的凭证价值，它是其他材料所不能取代的，具有法律上的權威性。俗话说“空口无凭，立字为证”，由于其真实可靠，是令人信服的证据，因此能够保护公司及相关人员等合法权益不受侵害，明确各方面的责任，减少不必要的纠纷。招投标档案在竣工结算、监察审计、投诉处理、仲裁诉讼等方面发挥着重要的凭证作用。

2.2 招投标档案具有参考价值

招投标档案是企业业务活动中不可或缺的重要文件材料，对于其业务运行具有重要的参考价值，在上级主管部门检查、招标业务开拓、特别是同类招标项目运作方面就会更大程度地发挥着更重要的作用。另外，通过开展档案的编研工作来实现招投标档案的第二价值即参考价值，为需求者提供更广泛的服务，最大限度的发挥其作用。

3 废弃物处置企业招投标档案管理面临的挑战

老港废弃物处置有限公司多年来圆满完成城市生活垃圾和市政污泥填埋处置任务，在产生经济效益的同时也产生巨大的社会效益，得到市委、市政府和社会各界的充分肯定。其间，公司档案工作发挥了重要的基础保障作用，为公司各项生产任务提供有效服务。在肯定档案服务保障作用的同时，也必须看到新的形势下，废弃物处置招投标档案工作面临的挑战。

3.1 招投标档案数量剧增给科学管理带来的负担

近年来，随着公司废弃物填埋场扩大和处置能力增强，每个项目所形成的招投标归档文件资料较多，尤其是未中标单位的标书数量巨大，加之现有的档案管理规定与条例缺乏明确的保管期限划分，当今建设工程企业对于招投标档案管理的依据为《中华人民共和国招投标法实施条例》中相关的规定：招标人或其委托的招投标代理机构应该妥善保管招标中形成的文件资料，存档备查，并且最少将其保存十五年。招标单位都是根据此规定对中标的企业招投标档案进行的保管。给公司的档案库房带来巨大的压力，文件材料归档和档案保管、提供利用的工作量增加好几倍，装具、库房也相应要提高标准。

3.2 招投标档案管理相关制度不完善

制度是企业建设的根本依据，招投标档案管理也不例外。在传统的档案管理中，如果没有一套完善的档案管理制度，那么档案管理缺乏相应的标准和规范，从而制约了档案管理的发展，势必对档案管理工作加大了工作难度。对于目前的大部分行业的招投标档案管理并没有相关的制度来进行约束，或所具有的制度也是很简单的内容，制度还有不少漏洞，造成招投标档案管理没有相关的制度可以遵照，往往都是凭借着相关管理人员的经验来进行管理，这就在制度层面上留下了很大的管理漏洞，影响到公司管理工作的稳步进行，对公司造成较大的影响，亟待解决。

3.3 工作人员综合素质与科学管理要求存在的距离

废弃物处置招投标档案的管理是一门科学，要求招标管理人员及档案管理人员了解和掌握招标工作流程。随着信息化时代的到来，公司的管理方式也应随着时代技术的进步而升级，进行更新换代，符合时代发展的要求。但是对于废弃物处置公司来讲，很多的单位可能处于建设成本的考虑，在招投标档案管理中没有跟上时代发展的要求，其管理模式还是相对比较滞后，缺少现代化的管理工具，例如电子档案查询系统等，招投标档案还是只有纸质版本，且对其处理较随意，没有采用特定环境管理。在需要进行档案查询的时候只是凭借着管理者的记忆从档案室里查找，没有及时做好档案材料的补充、积累和整理、完善工作。在科学技术飞速发展和管理理念不断更新的今天，相关工作人员应具备招投标管理和档案管理及计算机信息化的有关知识，掌握一定的动手能力，其综合素质要适应档案管理规范化、科学化、现代化的步伐。

4 废弃物处置企业招投标档案管理的优化

建立废弃物处置招标档案的目的就是为了更好地为公司废弃物处置生产服务，面对上述挑战，进一步优化废弃物处置招标档案工作已经迫在眉睫。

4.1 进一步增强相关工作人员的档案意识

废弃物处置招投标档案管理工作是招投标管理和企业生产正常营运的重要组成部分，应放上正确的位置，给予必要的重视。公司各级领导和业务管理人员的档案意识是做好招投标档案管理工作的根本保证，增强意识，主动参与招投标项目档案管理工作。业务部门的领导要高度重视，把档案管理工作列入部门工作日程，定期开展资料整理检查与监督，并加强业务人员对档案工作重要性的认识，形成业务人员重视档案、支持档案并自觉参与档案的管理工作，并通过各种渠道和方式，宣传档案的价值和档案工作的作用，强调招投标档案管理的重要性，营造人人都关心、支持、配合档案工作的良好氛围。

4.2 健全废弃物处置招标档案管理工作制度

建章立制，用制度約束管理行为，提高规范化、标准化、科学化水平。健全制度，规范管理。建立完善招投标档案管理工作制度，做到职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定。设立专门档案室，存放招投标档案，并由相关管理人员负责登记、接收等基础管理工作。将企业的招投标档案做到规范、精准、高效管理对进一步规范招投标档案的管理工作，维护利益相关者的合法权益等，提升档案的服务质量和服务水平，都具有非常重要的现实意义。

4.3 加强队伍建设，保证管理高效

在公司招投标管理中，管理人员的综合素质对招投标档案管理水平有着决定性的作用。因此，公司要格外重视招投标档案管理队伍的建设，不断提高档案管理人员的综合素质，从而实现公司招投标档案管理水平的提升。公司要对管理人员进行操作技能培训，在强化档案管理基本技能的基础上，还要培养管理人员计算机使用能力，推行招投标项目档案以计算机保存为主，纸质、电子文档并存，完善相关关键信息。如投资编码（预算编码）、中标单位、中标金额等，以便在查找招投标档案时，能检索到较全面的信息，减少到档案库房翻阅招投标项目档案实体的次数。做好招投标档案的数字化存储工作，逐步实现招投标项目档案电子化，为数字化档案管理工作的开展打下扎实的基础。档案工作人员可根据需求，深度挖掘招投标档案信息，开发出价值较高的编研材料，进一步提升招投标档案的利用价值。同时，档案管理专业性较强，我国法律法规对档案人员专门有“忠于职守，遵守纪律，具备专业知识”的要求，一定要丰富档案管理人员的法律知识，以法律为基本底线，恪守相关的法律法规，严于律己，要引导从事档案工作的各类工作人员爱岗敬业，钻研业务，不断提高工作能力和水平。

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作者简介

储军（1968-），男，副研究馆员，现供职于上海老港废弃物处置有限公司档案室。研究方向：企业档案工作等。