曾凌

摘 要：办公室文书档案包含着各种重要的信息、资料等，对办公室文书档案进行有效收集归档，能够提升办公室工作的质量水平，进而提高企业的整体水平。目前办公室文书档案的收集和归档容易受到管理制度和管理人员的影响，针对上述情况，对办公室文书档案收集归档管理制度进行完善和改进，对相关工作人员进行管理和约束，借助先进的管理技术对文书档案进行收集和归档，能够显著提升收集归档的工作效率，进而提高企业整体工作的质量。

关键词：办公室；文书档案；收集归档

在办公室各项工作当中，文书档案的收集和归档工作关系着办公室各项工作的顺利进行，需要对收集和归档工作进行有效的管理。目前办公室的文书档案收集和归档过程存在着制度不完善、管理人员能力低、文书档案管理效率低等问题，分析上述问题，并提出相应的解决方案，能够有效提升办公室文书档案收集归档的质量。

1 文书档案收集与归档工作的意义

文书档案的收集和归档工作在办公室工作当中具有十分重要的意义，一方面文书档案本身涵盖着办公室乃至整个企业的各项工作内容，文书档案本身就具有相当高的价值，另一方面文书档案的收集和归档对于办公室工作的条理性以及后续工作的部署具有重要作用。办公室文书档案涵盖着很多关键性的资料、记录以及信息等，有效的对此类资料进行收集和归档能提升工作效率，办公室文书档案的收集和归档也体现了办公室工作的规范性[1]。办公室文书档案的收集对于各项工作具有密切的联系，由于文书档案对相关工作内容的描述和记录，在进行后续工作的过程中，能够更加快速、高校的调阅研究办公室文书档案，继而提高办公室整体工作效率，方便后续工作的进行。

2 文书档案收集与归档中的问题

2.1 缺乏档案收集和归档的规范

办公室文书档案的收集与归档很大程度上受到本企业的内部规章制度的影响。当前不少企业在进行办公室文书收集与归档工作时，缺乏高效收集归类的意识，仅凭档案管理者的经验，或者完全随意的对资料进行收集和归档，导致文书档案的收集不全，或者档案的收集归类混乱，不仅影响了文书档案的整体功能，也影响了后续的工作安

排[2]。除了规章制度缺乏之外，规章制度的不完善也影响了文书档案收集和归档的结果，规章制度的不完善导致文书档案收集归档效率低下，无法高效进行文书档案收集归档工作。

2.2 文档材料收集不够全面

目前办公室文书档案收集和归档工作实施中，普遍存在资料材料收集不全面的问题。导致文档材料收集不全的原因有很多，其中工作人员的占据了一部分，材料本身的复杂性也占据了很大部分。在办公室文书档案收集当中，很多材料的来源渠道多，文档内容复杂，而管理人员对文档材料的保管有所缺失，很容易导致文档材料分散在其他部门，没有顺利的收回，导致文档材料收集不全面，影响办公室工作的质量[3]。

2.3 档案管理人员工作能力局限

办公室文书档案收集和归档工作主要由档案管理人员完成，档案管理人员的工作能力和工作意识都影响了最终的档案处理结果。很多档案管理人员在工作上缺乏管理意识，工作责任心并不强，由于对档案管理人员考核的缺失以及招收门槛过低等因素，档案管理人员对本职工作不重视，导致其工作质量低，工作责任心差，影响了档案收集归档工作顺利完成[4]。另外很多办公室档案管理人员没有进行过系统的培训和学习，办公室档案管理人员相比其他部门工作人员而言，对其工作能力的要求要更低一些，这导致企业本身不十分重视档案管理人员的专业能力，专业能力的低下直接导致了办公室文书档案收集归档效率低，工作出错等诸多问题。

3 提升办公室档案收集与归档效率

3.1 建立完善的管理制度

办公室档案收集与归档工作当中，管理制度占据着十分关键的地位，企业内部要提升办公室档案收集和归档的效率必须要建立完善的档案收集和归档管理制度。在建立完善管理制度之前，企业需要提升对办公室的文书档案收集归档方面的意识，从思想上对这部分工作加以重视，才能够加强对其管理，有效的提升工作效率。为了建立完善的管理制度，管理人员应当组建其一个管理制度制定小组，小组成员通过系统的学习有关办公室文书档案收集和归档的相关内容，考察其他工作单位的档案规整制度，并对本企业办公室档案现状进行分析，制定出一系列更加适应本土的档案收集和归档制度。文书档案收集和归档管理制度制定需要注意的几项内容，一是管理内容一定要符合企业的现实经营情况，若企业规模相对较小则没有必要片面的引入过于先进并且用不上的档案管理情况，若企业规模较大则需要制定更加系统的档案管理制度，尽可能的通过制度保证文书档案收集与归档的科学合理性；其二要保证档案管理制度的规范化，对档案管理的各项内容进行明确的标注，让工作人员充分了解到自己应当做什么，并在档案提取过程中更加高效；最后，制定明确的处罚和奖励机制用以保证规章制度运作的质量，对文书档案收集归档中的各项内容进行明确标注，对没有成功达成工作目标的人员进行相应的处罚，提高工作的

效率[5]。

3.2 文书档案电子化管理

办公时文书档案的收集与归档应当与时俱进的进行電子化管理。当前很多办公室的文书档案内容都是通过计算机进行记录和传阅的，文档管理人员应当文书档案的电子信息内容进行有效管理，另外对纸质文件进行电子扫描使其汇总成电子信息进行统一的电子化管理，能够进一步提升工作的效率。文书档案电子化管理过程中需要注意提高文书档案电子化管理的质量，一方面企业对于文书档案管理人员的电子管理技术应当进行考察和培训，提高其电子管理能力，另一方面积极引入先进的数据库技术和信息管理技术，方便进行文档的电子化

管理[6]。

3.3 档案管理人员质量优化

对办公室文书档案管理人员进行优化，提高管理人员的质量。在进行办公室文书档案管理人员招收过程中，应对其工作能力和工作态度进行适当的考察，尽量选择具有一定管理经验和专业水平良好、责任心强的人员进行文书档案管理。积极组织人员进行文书档案收集和归档的学习，提高在岗人员的专业技能，逐渐优化档案管理人员的工作能力。对于工作能力较低以及工作态度较差的员工进行批评教育和相应的处罚，提高员工的工作质量，保证该档案的收集和归档整体质量。

4 结束语

办公室文书档案收集和归档工作十分重要，现代化办公室档案收集与归档应当遵循相应的规章制度以及完善的管理模式进行。目前企业对于办公室文书档案的收集归档工作改进中，建立健全完善的管理制度，对工作人员的工作能力进行提升，调整文书档案管理过程中的工作模式，能够进一步提升办公室文书档案收集归档的质量，提升企业工作的整体效率。

参考文献

[1]黄晓宁.浅谈办公室文书档案的收集与归档[J].办公室业务，2018，07（09）：192.

[2]王芳.浅谈办公室文书档案的收集与归档[J].兰台内外，2017，02（03）：44.

[3]杨红梅.办公室文书档案的收集与归档工作探讨[J].城建档案，2017，13（01）：100-101.

[4]王赞.浅议办公室文书档案的收集与归档管理工作[J].办公室业务，2016，14（16）：108+120.

[5]吴晓梅.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].企业改革与管理，2016，25（05）：194.

[6]梁明.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2016，23（03）：72+74.