档案信息数字化的基本问题

2018-12-08

活力 2018年6期

关键词：档案文件备份馆藏

（齐齐哈尔市梅里斯达斡尔族区机构编制数据管理中心，齐齐哈尔161000）

所谓档案信息数字化，是通过计算机录入、高速扫描技术、缩微与声像档案的数字转换技术、影像技术、数据库技术、数据压缩技术、数字存储技术等，将传统载体档案的目录与内容等转换成计算机可以识别的数字形式，形成档案信息数据库的过程。

一、档案信息数字化的作用

具体地讲，档案信息数字化的作用在于：

1.提高档案管理工作效率

通过档案的数字化转换，档案的整理、查询、保护都可以借助于计算机信息系统进行，较之传统的手工作业方式大大提高了工作效率。

2.压缩存储空间，实现异地备份

为了减轻灾难发生时对档案实体可能造成的不可挽回的损失，需要对珍贵的档案文件进行异地备份。运用数字化转换技术，可以以较低的成本获得档案的数字化备份，而且档案数据库占用的物理空间很小，因此对于实现异地备份十分有利。目前，考虑到尽管数字化技术检索效率高，但缩微胶片比磁盘光盘等载体保存时间更长，保真性能更好，一些学者提倡为档案原件同时建立缩微胶片备份与数字化备份，以减少在档案长期保存中可能发生的损失。

3.扩大档案利用范围，充分发挥档案价值

档案数字化所带来的最大好处莫过于可以为更多的用户提供本地或远程档案信息服务。经过数字化之后，一份档案文件信息可以通过计算机检索系统同时为多人提供阅览服务，还可以借助于档案网站、电子邮件以及其他网络传输技术，为异地用户提供远程服务。

4.促进档案开放，提高档案馆的公共服务能力

数字化大大加快了档案的开放步伐，使得更多的开放档案可以通过网络为公众提供服务，从而提高了档案馆的公共服务能力，使档案信息资源可以更多地为社会政治、经济与文化事业服务。

二、档案信息数字化的对象

对于档案馆(室)而言，档案信息数字化工作包括：纸质档案的数字化，缩微档案的数字化及其与数字档案之间的相互转换，声像档案的数字化以及实体档案，无论是哪种载体形式档案的数字化工作，都应遵循规范性、标准化、安全性、经济性原则，以保证数字化档案信息真实、完整地忠实于档案原件。具体地，应保证工作流程的科学性，业务要求的标准化，工作过程与信息系统的安全性，保证档案数字化项目管理的质量与效率。

档案信息数字化的对象包括馆藏目录、档案文件全文以及馆藏资料全文。其中，档案目录的数字化是数字档案馆建设的第一步，也是实现档案自动化管理的基础。通过对目录条目的数字化，可以实现对实体档案文件的计算机检索，方便用户查找实体档案文件，提高档案管理人员的工作效率。档案文件与档案资料的全文数字化是数字档案馆建设的目标，是实现对档案全文信息进行计算机管理和检索的条件，是实现档案网络化传递和共享的基础。档案文件种类繁多，数量巨大，而且具有不同的密级和开放范围，因此要慎重选择数字化的对象，分析判断提供数字化利用的范围，比如：是进行目录级的数字化还是全文级的数字化?是提供馆内全文检索还是提供网上全文检索?从而有重点、分阶段、分步骤地进行馆藏开放档案的全文数字化工作。

三、档案信息数字化的方式

在档案数字化过程中，各档案馆根据各自的实际条件，常常采用不同的工作方式。有的档案馆将数字化转换工作外包给专业公司；有的档案馆则自己购买数字化设备，成立专门的部门进行数字化工作；也有的档案馆与专业公司合作，派出本馆的专业人员与承包公司合作完成任务。从目前我国的情况来看，第三种形式比较常见。

档案数字化是一项工作量大、质量要求高的工作，由专业机构来承担可以保证工作质量和项目进度，有利于工作的顺利完成。在档案信息数字化之前，应当就馆藏档案数字化的范围、结构、数量进行选择和鉴定。

四、馆藏档案数字化之前的鉴定

数字化是一项需要花费较多人力物力和时间的工程，成本较高。在有限的条件下，一个档案馆不可能把全部档案数字化，而只能选择其中的部分档案进行数字化。因此，在一个档案馆开始馆藏档案数字化之前，应当进行系统规划，确定将要进行数字化的档案种类、数量、范围和结构，这就需要对馆藏档案进行鉴定，筛选出准备进行数字化的那部分档案。

档案数字化之前的鉴定与传统的档案价值鉴定既有相似之处，又有不同之处，需要遵循特定的原则。对此，有学者提出了精练原则、存史原则与使用优先原则；也有学者提出了利用价值性原则、抢救性原则、主体原则、原貌与系统性原则。