杜辉

办公自动化中的计算机技术应用

杜辉

河北光太路桥工程集团有限公司，河北 邯郸 056001

计算机技术的快速发展为办公室提供了方便快捷的处理工具，大大提高了工作效率。计算机技术在现代办公室的应用是越来越多的现代企业的实践，能提高企业的工作效率，提高市场竞争力。因此，阐述了计算机技术在办公自动化中的应用。

计算机技术；办公自动化；应用

随着科学技术的发展，计算机技术在现代生活中扮演着越来越重要的角色。企业需要处理的信息越来越多，传统的工作方式是不够的。使用新的自动化技术可以更高效、更方便地满足社会需要。

1 办公自动化基本概念

办公自动化是指企业在电脑中引入计算机信息系统，包括建立一定的系统来存储企业数据。利用计算机对数据进行更新与维护，传递与处理日常信息。企业的信息交流借用办公系统自动化得以实现，让企业内部人员及时获得准确可靠的参考信息。办公自动化系统的运行，依赖于员工借助计算机为辅助工具，设计出一般性的简易操作工具，使企业内部信息资源更好地被员工使用。员工的个人能力得到了更好的发挥，企业可以更有效率地运作，有更多的发展空间。

2 办公自动化的功能

2.1 数据处理

现代化办公中员工需要处理的信息越来越多，加强定量化分析能够使数据得到更好的利用。办公室工作人员的核心任务是处理大量的数据。为了有效地处理这些数据，可以借用计算机数据库管理系统。计算机数据库管理系统可以对信息进行分类，建立有效的系统，便于办公人员使用数据，使得办公人员在处理数据的时候不再那么枯燥乏味，而是有规律、有依据。

2.2 文本处理

利用Office、WPS类的文本处理工具，能够使文字信息变得更加美观，简洁明了。在格式方面统一，使得办公人员阅读时效率更高，省去一些不必要的烦恼。与传统的文本处理方式相比，在计算机中使用文字处理软件处理文本信息更有效率，从而提高了办公效率。

2.3 图片处理

计算机中的图像处理技术，在图形与数据之间建立了一个连接，同时图文并茂，使得数据处理更加有效有趣，能够极大地提高办公人员的积极性。科学研究数据表明，相对于传统文字信息数据，人的大脑更偏向于接受图形和文字的结合。这就是为什么小孩子的书本上总是图文并茂，因为这样可以帮助他们更好地理解。这个原理在成年人身上同样适用。办公人员能够更加深入地理解数据，同时也可以提高他们的办公效率。

3 计算机技术在办公自动化中的应用及意义

3.1 降低办公成本

传统办公条件下，办公成本相对较高，需要消耗人力、设备、办公用具等。随着工作量的增长，需要投入的办公成本就会成倍增长。近年来，随着计算机技术的发展，计算机信息网络技术在办公自动化中的应用，传统的文件传输、信息交互，以及文件的审批等办公流程都可以完全基于网络，实现“无纸化”办公。计算机技术减少了传统办公过程中所需的部分人力、设备开支，并且可以重复利用，大幅降低了办公成本，有利于实现集约化办公。

3.2 提升办公效率

计算机技术的利用能够大幅提升办公效率，尤其是在文件编辑、关键字查找、统计分析、邮箱利用以及公文审批方面等更具优势，跨越时间和空间界限，大幅提升整个办公过程的准确度和效率。近年来各种信息系统的出现就是高效利用计算机网络和办公自动化技术的典型代表，未来一站式办公、跨系统办公，是解决当前“数据孤岛”问题的关键，是有效实现信息横向、纵向交流的重要途径，也是将来办公自动化发展的总趋势。为了实现办公自动化，公司应培训员工的技能，并培训相关的计算机基础知识和技能。为了提高企业员工的职业技能，企业要定期开展培训和考核，不断提升员工能力，使员工对工作中出现的各项现代化办公技能逐渐适应并熟练应用。计算机技术的应用简化工作程序，节约办公用时，因此员工应积极参加办公自动化技能培训，提高自身适应能力，提升办公素质。

3.3 改善企业办公环境

办公自动化带来的最大变化是实现无纸化办公。随着数据存储和传输模式的变化，依靠计算机技术可以完成数据的处理、存储和信息传输。计算机技术的发展使数据、文字、图像、语音等编辑工具多样化，基本上可以实现无纸化办公，因此办公环境被不断压缩，现代化的办公环境仅设置办公桌椅和电脑即可。工作人员之间的距离不断缩短，办公空间效率提升。以往我们见到的文件堆积如山的情况很少见，办公环境简单、高效，一些公司为了改善员工工作环境还会布置文化作品和绿植进行环境美化。由此可见，计算机技术为办公环境的改善奠定基础。

3.4 建立信息数据库

信息和数据处理的多样性是实现办公自动化的基础。企业的办公自动化系统首先有自己的数据库，而数据库的管理权限需要进行设定，对企业比较重要的信息进行设置和加密。员工的不同职能岗位要有不同的权限设置。为了确保安全运行数据库，需要设置专门的管理维护人员，建立数据库和维护工作需要管理员，其他人员未经允许不能操作。若要对数据进行修改须通过管理员权限。数据库的建立根本上是为了方便办公数据的传输、处理和资源共享，其安全性要求较高，可以通过信息系统安全评估建立评估标准，一切活动的开展以标准为基础。在信息评估的过程中需要借助一定的技术和工具，可以根据企业的不同需求进行选择。信息评估可以为信息提供安全运行环境，正确的评估方法可以提高信息的准确性和可靠性，为企业的办公环境提供安全保障。在办公自动化环境下，企业的信息安全是一个重要的工作，不容忽视。

3.5 规范办公制度

基于计算机技术的办公制度具有相当的开放性和自由度，为企业的管理带来一定的困难。为了适应办公自动化环境，应在企业内部制定网络使用标准和规范。对办公人员的权限进行管控，合理使用办公软件，同一功能部门之间为了便于交流应使用统一软件，提升办公效率。对管理环境实行优化，尽量避免外来信息的干扰。提高办公网络安全设置，有专门的安全管理员监管，对可能发生的网络安全隐患进行预防和及时处理。办公中的审核需要计算机自行开展，有限的管理人员可以开放管理权限。对办公系统的各个模块设置身份识别和密码认证，没有权限的工作人员应自觉回避。

3.6 重组企业组织结构

企业的办公活动是建立在有序的企业组织结构上的，而企业组织结构具有严格的等级。办公自动化可以有效地改善传统企业管理中效率低下的问题。计算机技术支持下，信息传递比较畅通，扩大了管理层的管理幅度，减少了信息传递中的信息失真问题，实现了企业组织结构的扁平化管理。对于企业内部来说每个层级之间的沟通是平等的。

4 总结

总之，企业在实现办公自动化后可以降低管理成本，提高企业的组织活力和创新能力，提升办公效率和办公质量。

[1]甘露，雷梁.计算机技术在办公自动化中的应用研究[J].山东工业技术，2016（13）：145，215.

[2]张冉.浅谈办公自动化中计算机计术的应用[J].科技展望，2015，25（25）：17.

[3]王玉健.办公自动化中的计算机技术应用探讨[J].信息技术与信息化，2014（10）：201-202.

Computer Technology Application in Office Automation

Du Hui

Hebei Guangtai Road and Bridge Engineering Group Co., Ltd., Hebei Handan 056001

The rapid development of computer technology provides a convenient and efficient processing tool for the office and improve work efficiency. The application of computer technology in modern offices is the practice of more and more modern enterprises, which can improve the efficiency of enterprises and enhance market competitiveness. Therefore, the application of computer technology in office automation is expounded.

computer technology; office automation; application

TP317.1

A