文/湖南工学院 耿婷婷

随着计算机技术和电子政务的不断发展，电子文件的应用越来越广泛。由于电子文件的一些特性，使电子文件在开发利用的过程中受到诸多限制，为促进电子文件的利用，必须找到相应的解决措施。

一、电子文件的特性

（一）电子文件的共享性。电子文件不同于纸质文件的一个重要区别就是其共享性。电子文件利用不受时间和地域的限制，人们可以通过网络随时随地查找所需要的信息，而且在寻找目标文件的同时还能够发现相似的文件，利用者还可以从中选择文件来满足自己的要求。

（二）电子文件的随时性。传统文件的利用必须在固定的时间以固定的方式才能查阅，而电子文件的利用是网络化的远程利用，只要是公开上网的电子文件，利用者可以在任何时间内随时连续不断地利用。

（三）电子文件传递速度快。电子文件将文档数字化，将文档变成数字代码，传输到无线网络上，利用者通过计算机网络，可以很快地找到自己所要的信息，利用者只花费几分钟甚至几秒就完成异地甚至异国的文件传输。

（四）电子文件存储密度大。电子文件是把文字变成数字代码，记录在磁带、光盘等载体上，他所占用的空间很小，通过把文件电子化，一个图书馆的资源可以变成几张光盘，这样就大大节省了文件所占用的空间，提高空间的利用率。

（五）电子文件对系统的依赖性。电子文件从形成、传输到存储都是通过计算机实现的。离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法传递和识别。不同的计算机和软件，能够处理的电子文件的类型也是不一样的。无论是电子文件的日常应用管理，还是作为档案来管理，都必须要有相应的计算机和软件的支持才行。

（六）电子文件利用方式的多样性。电子文件的可操作性为利用者提供了更多的利用方式，除了传统档案常用的利用方式如阅览、复制外，档案馆还可根据利用者的需要，灵活、快速地加工电子文件信息，提供形式多样的服务。利用者在许可的范围内可以根据自己的需要，以多种多样的方式加工处理电子文件信息。

（七）电子文件的交互性。电子文件的交互性体现在信息交互性和利用手段的交互性两个方面。首先，信息的交互性。信息与载体具有可分离性，其内容存储的位置是可变的，但内容则不发生任何变化。其次，利用手段的交互性。电子问价通过超文本将各个电子文件数据库链接起来，利用者在查找文件的过程中，通过人机交互，增加了检索的途径。

二、电子文件开发利用中存在的问题

（一）电子文件的安全问题。电子文件在变为数字代码后在网络上传输，这使得电子文件的安全受到严重的威胁。首先，电子文件在网络上可能受到病毒的攻击，使得电子文件无法使用。其次，在电子文件传输的过程中可能改变电子文件原始的记录。最后，网络上的电子文件可能受到黑客的攻击，导致机密的文件被盗取，给个人、企业甚至国家带来不可挽回的损失。

（二）电子文件资源不足。我国电子政务推行的时间还很短暂，使得我国电子文件资源不足。在资源积累方面，档案部门现在可以做这样一些准备：积累新形成的电子文件，将无保密性的公开文件纳入利用系统；将具有广泛利用价值的历史档案进行数字化处理，向利用者提供使用；利用已有的网络与其他档案部门的系统加以连接，构建电子档案馆的雏形。

（三）电子文件保管条件严格。电子文件对系统的依赖性十分强，信息设备的发展十分迅速，导致信息设备的更新换代很快，原有的信息载体由于设备的不配套导致信息无法读取。另外，电子文件载体磁盘、光盘、磁带等的保管条件十分严格，一旦没有保管好，会造成载体受损，从而使信息无法读取。

三、促进电子文件开发利用的措施

（一）加强相关法律法规的完善。电子文件的发展必须不断完善电子文件的相关法律法规。首先，完善电子文件保密法，应该明确哪些电子文件能够公布，保密文件及期限等。其次，应该规定统一的电子文件格式，避免电子文件不能兼容的情况。

（二）加强电子文件资源数据库建设。我国可供利用的电子文件数据库资源还十分稀少，想促进电子文件的开发利用须加强对电子文件数据库资源的建设。首先，加强对电子文件的归档管理，将比较杂、散的电子文件集中到电子文件数据库来。其次，加强对现在有纸质文件的数字化，完善电子文件数据库的资源。

（三）促进电子文件管理软、硬件设备的开发。我们要在树立档案信息资源共享意识的前提下，加快电子文件设备的现代化建设，积极采用现代化手段进行设备更新。配备计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备；加速实用、通用电子文件管理软件的开发；建立网关、防火墙、安装防病毒软件来防止黑客及病毒对电子文件的破坏和恶意篡改；通过验证用户信息、输入调阅口令限定访问、阅读权限；采用密匙管理、数字式签名等技术手段，保证电子文件管理网络的运行。

（四）保障电子文件载体的寿命。电子文件载体受到容易受到光线、灰尘等的影响，即使在良好的保存环境下，也难免不发生信息丢失或读出错误的信息。因而对所保存的电子文件载体，必须进行定期有效的检测与维护，进行严格控制与管理，定期进行检查，发现问题及时采取维护措施，进行修复或拷贝，使电子文件能够永久地处于可准确提供利用的状态。