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关于公文处理程序规范化问题的探讨

2018-11-24中国水产科学研究院淡水渔业研究中心李姗敏狄瑜徐奕

办公室业务 2018年18期
关键词:办公规范化程序

文/中国水产科学研究院淡水渔业研究中心 李姗敏 狄瑜 徐奕

近年来,人们对办公室工作效率和工作质量的评判标准发生了转变,不同于以往大概估算的考核方式,现在采取的是一种量化办公室工作的形式,通常用公文处理的速度和质量来作为考核标准,这就对公文处理程序的规范化程度提出了新的要求。

一、公文处理程序规范化的意义

(一)公文处理程序规范化的概念。通常公文处理程序规范化主要包括两个方面:发文处理和收文处理的规范程序。发文处理程序主要是对下级传达信息用的,包括文件撰写与审核、用印登记、发送文件、实施情况等;收文处理程序主要承接上级旨意,落实各项工作,包括文件的接受登记、传送给各部门、督促落实的情况等。两种都涉及需要对公文进行整理,有的还要登记在册,以备后期查用。

公文处理的程序规范化操作,是当前办公室人员办公的基本行为准则。这样做可以尽量避免公文积压、拖拉等现象,加快文件处理的速度,以此来保证信息在组织内快速、无障碍地流转,使得领导层能作出及时、准确的决策。

(二)公文处理程序规范化的意义。1.缩短公文处理时间。有了严格规范的程序化操作,就能使办公人员分工明确,各司其职,按照规章程序办事,熟练操作后就能够跳过不必要的工作环节,提高文件处理的效率。如有些类型的公文是不用登记的,办公人员若熟悉工作流程,就可以节省宝贵的时间,用在其他公文处理上。2.公文处理质量有保证。文件处理的质量如何,除了与办公人员的素质、业务经验有关以外,与公文的程序也有很大关系。比如有的公文可以不用登记在册,若办公人员事事墨守成规,件件公文都要进行登记,工作量就会无形中增加很多,也会影响后期的公文查找,甚至造成公文流转速度低下、办结滞后等现象。3.有助于信息的上下沟通。在组织里,公文及时接收、登记、落实,对外会影响组织与外部信息的沟通交流;对内会影响组织内成员之间的信息互通、领导的及时决策。因此按照程序处理公文,能降低办公人员随意操作的可能性,保持信息流通渠道的畅通,提升信息的流转速度。4.提高决策质量。领导在进行决策时,往往需要大量的参考资料作为支撑和依据,这其中就包括上级下达的文件,下级上传的意见。公文处理程序规范化可以及时地、分门别类地汇总这些信息,为领导层的决策提供必要的依据保障和政策支持,使得领导层能够做出符合民意的决策,减少政策的执行阻力,进而在树立领导威信、维护组织形象等方面,发挥不可忽视的影响力。

二、公文处理程序规范化的改进措施

(一)公文处理程序规范化存在的问题。虽然组织内部对公文处理的程序都有明确的规定,但是在实际的工作中,办公人员仍或多或少地存在一些问题,常见的有以下两种:1.部分办公人员随意压缩工作环节。公文处理的环节,是环环承接的,随意删减压缩环节,容易导致公文信息传达不畅通,影响办公效率。比如有的办公人员不重视公文校对环节,对措辞、错别字、排版格式等未进行商榷,直接下发公文,会导致公文的不规范,影响组织的威信以及接收单位的工作落实情况。2.部分办公人员颠倒工作顺序。公文处理的程序环节是一个完整的体系,每一个环节的安排都有特定的含义。如果随意颠倒顺序,就容易引起信息传达的混乱,削弱公文的价值。比如,发文公文一般都需要先撰写审核,再让领导签字确定,如果忽视了正常的程序,先让领导签字确定,再去一遍又一遍更改稿件,无形中不仅增加了办公人员自身的工作量,也会挤占领导的宝贵时间,更有甚者,会让领导质疑办公人员的办公素养和技能。

(二)提升公文处理程序规范化程度的措施。1.提高办公人员规范化操作的意识。定期组织办公人员进行办公程序规范化的培训交流活动,增强办公人员的思想意识,将培训的技能和知识,内化于心,外化于行,切实提高公文处理的效率和质量,降低工作中出现失误的机率。2.完善相关的规章制度。通过制定严格的收发公文制度,来规范办公人员的工作行为,降低工作的随意性,避免文件积压过多、发文过多执行不力等情况。同时,也要制定奖励制度,通过单位之间、个人之间的总结评比,来提升办公人员的工作积极性,促使办公人员自觉主动严格地履行收发文的程序。3.提升人员的办公技能。近年来,随着互联网的发展,人们的通讯沟通手段多样,对办公人员的操作也提出了新的要求,这就要求办公人员必须熟悉计算机操作,熟练运用各类办公软件。这需要办公人员树立终身学习的意识,通过参加培训、交流,自学等方式,不断学习办公技能,提高办公效率,以适应现代化办公的新要求。4.加大办公设备的投入。公文处理程序规范化的落实,还需要有先进的软硬件设备做支撑。加大办公室办公设备投资,置办必备的计算机、打印复印机、办公电话等硬件设备,运用业务协同平台(OA)系统等办公软件,已经成为当下办公必不可少的基础条件。这些系统及设备的更新和维护,有助于节省公文的收发时间,加快公文信息的流转,提升公文处理的速度,从而促使政策的有效制定和落实。

三、总结

公文处理程序规范化程度,是办公室工作效率和质量的重要衡量标准,它既能规范办公人员的行为,减少人为随意性,又能提高公文处理的速度,为领导层作决策提供大量的信息,促使决策的科学合理化。因此进一步深化公文处理程序规范化程度,需要办公人员不断学习提高技能,也需要组织的高度重视和大力配合。只有这样才能使公文处理程序真正做到规范化,在组织中发挥其应有的价值和影响力。

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