■常甜雨 杨 光／华北水利水大学MPA教育中心

随着我国经济、政治等各大种类的系统不断完善，行政事务不断增加，需要处理的办公信息越来越多，现在需要一项完善的人事管理信息化方法，而且在“十二五”规划中明确指出信息化在未来的发展方向。根据调查数据显示，传统的管理方法已经不能满足办公效率和精度的需要了，所以新时期人事管理信息化方法要满足办公效率和质量的要求，并且需要是办公决策更科学合理。

一、人事管理信息化建设的意义

第一，人事管理信息化能够有效提高工作效率，而且能够提供实时信息数据，使决策者及时做出正确判断。人事管理工作是一项十分复杂和十分重要的工作，而且大部分工作是需要经验的重复工作，占用了大量的人工时间，信息化系统可以代替人工，将工作人员从繁琐的工作内容中解放出来，所以进行人事管理信息化建设是十分有必要的。

第二，一个完善的人事管理信息化系统可以为工作人员提供更多业务服务，方便工作人员的使用。工作人员可以使用网络登录信息化系统，在系统中可以看到及时信息和进行搜索，通过这些服务也可以提高工作人员的工作效率。

第三，内部资源共享。现在有许多共享软件可以实现企业中资源共享，但是人事管理信息化可以使共享资源更加完整，并且在传输过程中不会有丢失。在共享资源中，人事部门的工作人员可以对资源进行改动，及时对有错误的资源进行改正，或者对不完整的资源进行补充和完善。

第四，将人事信息的价值最大化。在人事部门中，传统的资料载体一般都是纸质的，不方便保存和传递。人事管理信息化将人事信息电子化，可以延长保存年限、方便进行搜索查询，而且可以实时传输，将人事信息的价值发挥到最大。

二、人事管理的现状及问题分析

在人事部门的传统工作中，人事信息一般是由工作人员进行手抄的，这其中存在很大问题。手抄信息难免会抄错，而且可能有字迹不清、工作人员擅自修改等等情况。随着信息全球化的推进，人事管理的传统做法的弊端都被暴露出来，主要表现在以下几个方面：

（一）人事信息散乱

随着部门的发展，人事信息资料将会逐渐增多，但是由于以前的人事信息是人工抄写的，所以无法进行删改，只能进行添加，破坏了人事信息原来的系统结构，所以导致人信息散乱。在查找信息时，由于人事信息散乱，导致了大量重复劳动，工作人员无法及时找到有效信息，从而降低工作效率。

（二）信息部门化显现明显

在企业中，员工的各部门信息由专门的部门进行保管，由于各部门之间的信息传递不够通畅，无法共享资源，导致员工在办理业务时需要到多个部门盖章签字等等。而且在信息传递过程中，可能由于某个环节出现误差，导致信息数据出现错误或者丢失，无法及时得到修正，并且带来不必要的麻烦。

（三）人事信息更新速度慢

由于人事部门的传统工作方式是人工抄写，这样费时费力，大大降低了工作效率。如果在抄写过程中人事信息数据进行了更新，导致工作人员前面的工作全部作废，并且无法及时将实时数据上报，导致上级部门无法进行数据分析并且做出准确的判断。

（四）数据的通用性较差

由于企业内部各部门所面临的任务和工作内容的不同，所以选择使用的数据库软件不同，这就导致了各部门之间的人事信息数据不能进行流通共享。难以将数据进行汇总整理，各部门也不能及时使用到最新的数据资料。

三、新时期人事管理信息化建设方案

相关企业进行人事管理信息化时，需要将相关部门的数据资源进行整合，并将整合后的数据资料电子化。企业的工作人员需要密码才能进入信息系统，系统需要核对密码是否正确。在信息系统中，人事部门可以对数据进行查看、修改等操作；上级部门可以修改进入的密码等权限；而普通的工作人员只能查看自己的信息数据，这样能避免员工的个人人事信息外泄。在人事管理信息化过程中，值得注意的是，人事部门不同小组可以进行编辑权限和范围是不同的，每个小组负责自己的部分。在小组内部，需要将系统模块的内容分配到各个人，由专人负责，将责任细化到人，这样方便进行修改和维护。

四、结语

人事管理信息化是人事部门处理人事信息的工具，它能保证人事信息的安全性和完整性，并且能够提高人事部门的工作效率。实施人事管理信息化实现了无纸化办公，节省了纸张和企业的财务费用，符合国家可持续发展战略的要求，并且能够节省大量的人力，为企业节省资金。人事管理信息化使用方便，并且响应国家号召，必将在我国事业单位中广泛应用。