张自立

【摘 要】电力工程档案作为电力企业档案的重要组成部分，在企业的生产经营工作中查阅频繁，利用广泛。实现电力工程档案数字化将会大大提高档案的利用效率，更好，更快捷的为企业的生产、科研、经营等核心业务工作服务。但电力工程档案数字化不是简单的将纸质档案电子化，或将档案材料的电子版存起来，如果只是这样，既不能保证电子档案材料的安全性，也无法做到真正的高效利用。

【关键词】电力工程；档案数字化；高效利用

【Abstract】As an important part of the archives of electric power companies， electric power engineering archives are frequently consulted and widely used in the production and operation of enterprises. Realizing the digitization of electric engineering archives will greatly improve the efficiency of the use of archives， and provide better， faster service for the company's core business such as production， scientific research and management. However， the digitalization of electrical engineering archives is not simply the electronicization of paper files， or the storage of electronic versions of archives. If this is the case， neither the security of electronic archives nor the efficient use of electronic archives can be guaranteed.

【Key words】Electrical Engineering；Archive Digitalization；Efficient Use

电力工程档案数字化应当是一个系统的工程，其中牵涉许多环节，任何一个环节的疏忽和失败都将严重影响数字化工程的质量和利用效果。一个成功的电力工程数字化项目应当特别注意以下几个环节：

1. 打造严密适用的应用软件系统平台

电力工程项目档案数量庞大且逐年递增，电网发展越快，档案产生的数量就会越多，所以仅仅依靠常用的办公电脑，普通的硬盘设备来保存数据都是不安全的，不能满足数据量增长需要的。单机版的软件虽然可以解决档案人员管理档案和档案电子化的一些要求，但距离真正的档案数字化应用还是有很大的差距。要实现真正的档案数字化应用，一款严谨、安全、适用的网络软件系统是必不可少的基础。这个软件平台至少要具备以下几点：

1.1 数据安全。电力工程档案数量庞大，牵涉企业商业秘密，所以数据安全是第一个要考虑的问题。必须要有专门的服务器并且一定和互联网物理隔离，要有数据备份、病毒防范、严密的用户管理、非法用户登陆防范、数据异常更改警示等安全功能，确保数据始终处于安全状态。

1.2 网络畅通。电力企业内部网络的应用已经非常广泛和成熟，档案管理软件只有完全适用于企业内网，流畅的支持多用户访问，实行严谨有序的用户注册、登陆、注销、权限管理，才能使档案数字化发挥应有的作用，实现电力工程档案数字化的初衷。

1.3 功能适用。档案管理软件应当在对企业档案工作实际进行充分调研的基础上进行。应当尽力避免软件的水土不服现象，即软件上的功能用不上，要用的功能却没有，这样将严重影响利用效果。难以替代传统的档案工作方式，使档案数字化成效大打折扣。所以建议软件系统要有一个比较充分的试用期，如果出现这种现象，要及时调整修编程序，确保软件应用与实际工作的无缝接轨。

1.4 离线应用。电力工程档案大多产生于施工现场，这为档案数据的即时录入带来困难。这个问题采用离线客户端程序来实现数据的导入导出会取得不错的效果。

2. 新產生档案的数字化处理

一个严密适用的数字化软件系统平台正式投入使用后，首当其冲的工作就是新产生档案的数字化处理，如果形成规范的数字化处理程序，就可以在档案的产生的初期进行数字化处理，避免了日后拆装卷的麻烦，简化工作环节，避免重复劳动，提高工作效率。

2.1 划定数字化范围。可以根据利用率、保管期限、档案类别、重要程度等划分一个明确的数字化范围，避免实际工作中因个人观点不同，出发点不一样而导致部分重要资料数字化工作遗漏的情况发生，也可以避免资料电子化中的推诿现象，有利于提高工作成效。

2.2 规范数字化格式。可根据软件系统和安全性，明确规定档案数字化的格式，这样可以避免格式错误、系统不兼容等带来的重复工作和其它问题。

2.3 纸质档案产生与数字化档案产生同步。设计、施工、监理等工程参建单位最好能配备人力和设备，形成一个规范的工作流程，同步制作纸质档案的电子版，这样可以起到对纸质档案的自检作用，也可以避免影响纸质档案的装订工作。

2.4 系统移交。档案移交应在档案管理软件平台中移交。由档案验收人员对纸质档案和数字化档案进行同步验收。验收合格后在纸质移交清册上签字。这样将保证档案数据的一致性，移交清册里的数据可直接转化为档案管理单位的目录，可以大大提高工作效率。

3. 历史档案的数字化处理

历史工程档案数量庞大，规格、材质多样，牵涉拆装卷、扫描、修复、校核等多个环节，目前而言，仅依靠电力企业档案管理人员去完成，将面临人力、设备和技术的多重困难。若想短期内完成对历史档案的数字化，并保证数字化档案质量，寻找具有保密资质的专业化公司去做是一个不错的选择。

3.1 划定档案数字化范围。电力工程档案内容、材质、规格不一，保管期限不同，进行数字化处理之前，应当对库存档案进行仔细的鉴定和查看，可根据经费情况，优先对利用频繁，保存年代久远，具有重要价值，保管期限长的档案进行扫描。

3.2 統计数量，确定进度。历史档案数字化不是几天就能完成的工作，所以进行数字化之前，应当先统计需要数字化的档案数量（通常统计页数），然后根据经费情况和企业实际确定一次完成，还是分期完成。接下来可以咨询专业化公司，制定切合实际的工作进度，合理有序的安排档案电子化顺序。以便减少对档案借阅利用工作的影响。

3.3 寻找有资质的专业化公司实施。档案数字化公司的资质和工作质量将直接影响到数字化档案的质量和数字化进度的快慢。所以这时候不要怕花时间，磨刀不误砍柴工，应当对档案电子化市场进行详尽的了解调研。确保选择有档案数字化资质和保密资质、技术成熟、管理规范、设备先进的专业化公司实施。

3.4 重视档案数字化过程管理。找到专业的档案数字化公司以后，不是万事大吉，还要加强过程管理，才能保证档案数字化质量。

（1）首先要签订正式规范的合同，合同中要对数字化质量、格式、校验、录入准确性等进行详细的规定，对出现问题时的处理方式和解决办法也要明确，确保扫描过程中不出现歪斜、模糊、漏页、目录与内容不符等质量问题。

（2）其次要签订保密协议，以免实施项目的公司将企业档案信息泄露，给企业造成损失或不良影响。

（3）最后要加强过程中的校验工作，因档案数量庞大，档案管理人员不可能短期内对所有数字化档案进行查阅校验，可采取抽样校验的方法，与数字化处理工作同步进行，随时发现问题，随时解决问题，确保数字化质量。

4. 数字化档案的管理工作

当我们花费大量的人力、物力、财力完成档案数字化工作以后，我们就要回到档案数字化的初衷上来，档案数字化的目的就是为了更好，更高效的提供利用，这就要求我们的管理方式要发生改变，不是那种你要什么我给你发个电子版就行的事情，要做好数字化档案的管理工作，必须做好一下几方面的管理工作。

4.1 用户管理。要在数字化平台中根据具体情况设置用户身份和操作权限，一半分为管理员（可设全宗管理员或分别设置各门类档案管理员）、兼职档案员、普通用户等，并且要随着用户工作岗位的变动而做相应的调整。用户的分级管理是档案安全管理的重要组成部分。

4.2 查借阅管理。提供利用是档案的起始点和落脚点，而借阅是档案利用的重要形式，数字化档案的借阅管理应当根据本单位档案借阅管理制度在数字化平台中设置相应的审批流程，归还时间，催还方式，并设置借阅单的打印、查询、统计等功能，以实现全方位的档案查借阅数字化管理。

4.3 移交管理。档案的产生是随时随地的，实现档案的数字化移交是档案数字化管理的重要组成部分。应当在数字化平台建设中充分考虑档案产生部门的数据录入和导入以及电子档案的挂接等细节，对电子档案的审核也要严格把关，以保证数字化档案的质量，提供有效利用。

4.4 统计编研。统计和编研是档案工作必不可少的组成部分。应当在系统中提供多门类，多种形式的统计功能，以减少档案管理人员的工作量，更快捷高效的对库存档案进行管理，随时掌握档案基本情况。使档案人员可以快速调阅相关档案资料全文，快捷高效的开展编研工作。

[文章编号]1619-2737（2018）04-20-811