曹吉

摘 要：基建档案是高校档案的重要组成部分，做好基建档案管理工作能有效提升高校基建管理水平以及综合管理水平，促进高校稳定健康发展。基于此，本文阐述了高校基建档案归档管理的重要性，提出了高校基建档案归档管理的对策，最后就高校基建档案资源开发作进一步探讨，以期为高校基建档案管理工作提供借鉴与参考。

关键词：基建档案；归档管理；资源价值

近年来，随着高等教育规模的不断扩大，高校基建事业蓬勃发展，随之形成了大量的基建档案，这些档案不仅反映了高校建设发展的轨迹和面貌，同时是高校审计核查、改建扩建、土地维权的重要凭证，对高校发展意义非凡。但是，由于基建档案产生于项目立项、设计、施工、验收等各个环节，并且大多要经过主管机关、建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等多个部门，有些甚至要流转数年时间待项目竣工且完成验收后才能归档，给档案管理使用造成了一点的困难。因此，如何做好基建档案的归档管理与价值开发就成为摆在高校档案部门面前的重要研究课题。

1 高校基建档案归档管理的重要性

首先，高校基建档案是学校历史发展的真实写照。高校基建档案直接反映了学校建设、发展的基本情况，如实记载着学校建筑、工程实施全过程以及学校总体布局规划，我们可以通过了解高校基建档案来认识高校在不同发展时期的办学理念、发展规划以及发展规模等。

其次，高校基建档案是监督、管理学校建设项目的重要依据，同时也是学校维修、扩建的重要参考。特别是基建档案中的一些建筑、结构、管线竣工图等是学校改扩建必不可少的资料，可为高校建设项目后期的稳定运行提供必要保证。准确、完整地收集学校基建档案，一方面能为高校发展提供宝贵的资源，另一方面还能促使学校建设朝着健康、有序方向发展。

再次，高校基建档案是学校维权的重要依据。由于动拆迁等各种历史遗留原因，高校与周边单位的地界争议普遍存在，尤其是公共事业用地和高校用地问题比较突出。高校可以通过政府出具的有关划拨文件、土地证明、道路红线图、河道蓝线图等高校基建档案资料，维护自身应有的权益。

2 高校基建档案归档管理

2.1 基建档案的特点

基建档案与高校基建项目密切相关，其不但具有原始性、价值性、信息性等一般档案的特点，还具有专业性、现实性、成套性、长期性等独有特点。

成套性是指基建档案反映了项目建设的全部活动及成果，从项目的立项、可行性研究，到设计、勘查、招标、施工，再到后来的使用维护及改建扩建，每个环节都会产生一系列的档案文件，不同环节的档案文件既有其阶段性特点，又与整体的基建程序及建设内容相衔接，因此具有成套性的特点。

专业性是指基建档案都是与工程建设相关的资料，涉及施工、设计、勘探、消防等一系列的专业技术活动，不同的专业具有不同的技术内容和施工工艺，其技术性非常强，并且有自己的一套规范流程可循。

现实性是基建档案区别于其他档案的重要特征，一般的档案文件在归档之后，主要是用来查阅考证，而基建档案在很长一段时间内都会继续发挥现行效用，只要项目实体依然存在，与之相关的管理、维护、改建等工作都会频繁用到基建档案，这就意味着基建档案会一直处于现行使用过程。

长期性是指基建档案的形成贯穿了项目建设的整个周期，并且牵扯多个部门及人员，这使得基建档案的归档周期比较长，甚至需要数年时间。在工程项目竣工后使用往往长达数十年或上百年，因此，基建档案的形成和管理将伴随着建筑物的存在而持续进行。

2.2 档案的收集要点

高校基建档案收集应注意以下要点：

首先，高校基建项目建设过程中会产生大量的文件资料，并非所有资料都有收集价值，应严格按照国家和地方上制定的规范性文件的归档范围，将对学校及社会发展具有重要参考价值和长远凭证作用的资料收集归档。

其次，基建项目档案验收的总要求是“完整、准确、系统、安全”。收集的文件资料应当具有以上的特点，应当完整反映基建项目建设的全过程。

再次，在基建档案的收集过程中，不得违背或打乱档案的自然形成规律，要保证不同档案文件之间以及档案与基建项目之间的有机联系，确保档案资料与项目准确对应并体现成套性的特点。

2.3 档案的管理工作

2.3.1 基建档案的整理

第一，按照建设项目的档案归档范围，可参考《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《上海市工程建设规范建设项目（工程）竣工档案编制技术规范》为依据，整理收集项目立项、总体规划、土地证、许可证等各项文件材料，并按照编号顺序收集，从而保证档案的完整性。第二，按前期阶段、设计阶段、施工阶段、竣工阶段等四个时间节点将建设项目的批文、预结算材料、图纸、验收报告等文件进行分类整理，不能将不同阶段的资料混合。第三，如果是同一项工程，应该按照不同专业分开排列。对于若干单体组成的工程来说，也需要按照单体工程的各个阶段进行分类归档。第四，分类组卷。按照时间顺序对各类管理性文件进行分类组卷，例如，施工文件需要结合形成規律进行组卷，图纸需要结合专业进行组卷。第五，需要根据项目图纸、文字以及图表的多少，合理组成若干案卷。第六，卷内文件排列。若项目内的文件材料不多，可按其形成阶段排列卷内文件；若图纸、文字材料分别组卷，需要将同一结构或反映同一问题的资料排列在一起，也可以按照重要程度和时间进行排列。第七，根据文件分类进行案卷装订。第八，为每个档案材料合理编写目录序号，便于档案查询。

2.3.2 基建档案的分类与案卷号

第一，确定档案类别，并明确档案代号。第二，确定阶段代号，应根据建设项目的立项、设计、施工、竣工四个不同阶段来确定。应填写单位工程代号以及应按顺序编排阶段内的阶段内流水号和项目的总流水号。

3 高校基建档案归档管理对策

3.1 提升档案意识

高校领导应加强基建档案管理工作，提高档案意识，并给予基建档案管理足够的经费、人员支持。档案管理部门也应加强与基建部门之间的联系，并对负责档案管理的人员进行系统、专业的知识技能培训，及时纠正基建档案管理中的错误，进一步增强基建档案管理的服务意识和管理水平。另外，基建档案管理人员需要全面提高自身综合素质，主动收集各种信息、优化卷宗质量，全面提升高校基建档案管理水平，及时解决档案收集管理中的问题，使档案管理工作处于主动地位。

3.2 规范档案资料

为了更好地促进基建档案资料的有序管理，必须从及时收集、正确分类整理、不遗漏交接手续等小细节入手，严格资料归档要求，尤其是加强变更资料管理，确保资料及时准确备份，并注意做好分类。对于任意涂改文件资料、纸张不统、盖章不全等问题，必须及时要求更换。同时，各种文件的交接必须严格履行交接手续，并在交接单上详细记录标题、签收人等各种信息。

3.3 同步管理

根据国家档案局等各部门的规定，基建项目档案管理必须与项目建设同步进行。在项目立项申请阶段，就需要对文件材料进行整理和积累。在项目竣工阶段，则需要加强文件资料的归档工作。在整个基建档案管理过程中，基建部门必须发挥积极主动作用，安排档案管理工作人员深入建设现场进行技术交底，对档案管理全过程进行监督检查，及时发现问题、解决问题。在工程建设的计划阶段、实施阶段、总结阶段以及验收阶段均要同步开展相关档案工作，做到工程开展到哪一阶段，基建档案管理工作就跟踪到哪一阶段。手勤和腿勤是同步跟踪的关键，故而，基建档案管理人员必须克服困难，不怕麻烦，积极主动掌握工程项目情况，及时收集和管理相应的文件资料，确保及时归档，切忌将文件资料到处乱放。

3.4 完善管理制度

建立健全完善的管理制度，是开展基建档案管理的重点。高等院校必须结合自身发展实际情况，制定科学合理的规章制度和相应的岗位职责等，将基建档案管理纳入基建项目的日常管理工作中去，予以集中统一管理，并进行全面的监督检查，使得每位档案工作人员的工作有法可依、有章可循。提高档案管理人员绩效优秀分配率，充分调动基建档案管理人员的工作积极性，使其自觉履行自身责任与义务。另外，高校可以结合学校自身特点，制定相关的规范性文件，明确档案资料的归档方式、收集范围、编制格式以及完整性等问题，同时明确文件收集编制的标准和要求。

4 高校基建档案资源开发

4.1 高校基建档案资源开发要点

一是基建项目竣工资料。这部分资料详细记录着基建项目参建方的工作内容、工作重点、施工成果以及验收结果，对接下来基建工作的开展有重要参考价值。但是这部分资料也往往利用率较高，查找利用率高的另一面就是容易对原件产生损耗，因此尤其需要对这些资料进行信息化的开发，特别是将查询使用频率较高的档案内容进行信息化转录，除了方便查找使用，也是使档案资料能够更长久发挥价值的一种途径。

二是基建项目图纸资料。这部分材料是建设项目日后维护改建时参考价值最大、利用率最高的核心档案资料。故而，建议在基建档案资源开发过程中，优先考虑这部分档案资源的开发，尽快形成图纸档案资料的信息化。

4.2 高校基建档案资源开发对策

首先，确定数字化技术。选择合理的基建档案开发方式，对提高档案资源利用价值、节约档案资源开发成本具有重要作用。高校基建档案资源类型复杂、数量众多，而且，高校的历史悠久，基建档案跨越年限较长，每年新增档案情况不一。因此，要结合高校实际情况，合理确定数字化文件的格式、扫描顺序等。另外，很多早期的基建档案图纸、文件等已经发生损害，其图纸型号不一，且缺少备份，站在经济及专业性等角度考虑，如果学校自行购置高昂的扫描仪，未免成本过高，故而，可以委托专业的图文机构来负责材料扫描工作，并将其制成光盘并录入档案数据库中。

其次，优化檢索方式。要合理归档信息化档案资料，制定合理的检索目录，严格档案利用程序，进而全面发挥档案信息化的重要价值。在这一过程中，需注意如下几点：①扫描案卷，需要仔细核对文件目录与实际文件，保证两者完全一致，及时修改不准确的目录，不遗漏档案内容，为接下来的文件利用提供便利。②建立专门的基建档案管理数据库，并完善检索目录，与数字文本有效链接，以方便档案检索，我校已建立校内的“档案网络管理系统”，大大方便了档案资料的查阅。③完善基建档案管理借阅登记表，详细记录档案借出、归还人员、时间与方式等，并在档案资源的开发利用中进行妥善保管，保证不损毁、不丢失。

5 结语

综上所述，本文以高校基建档案归档管理的重要性为切入点，详细论述了高校基建档案归档管理对策，并从档案资源开发要点与开发对策等角度，探究了高校基建档案资源开发的有效模式，多角度入手，旨在全面提升高校基建档案整体的管理质量。

参考文献

[1]陈旭阳.完善高校基建档案管理工作实现其信息资源价值[J].宿州学院学报，2015（6）

[2]谈芳吟.高校档案管理信息化建设的现状及存在问题[J].对策管理观察，2018（6）

[3]顾玮璞.浅谈做好事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].人力资源管理，2016（6）

[4]胡维维.高校档案信息化建设现状与对策探究[J].淮北师范大学学报（哲学社会科学版），2017（3）

[5]程力.浅谈新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J].才智，2016（13）