邓动玲

摘 要：合并大学是国家高等教育管理体制改革的产物，然而，院校的合并给大学的人事档案管理工作的开展带来了诸多困难。文章对合并大学的人事档案管理现状和普遍存在的问题进行了浅析。

关键词：合并大学；人事档案；档案管理

一、人事档案管理工作现状

（1）合并大学一般是以前的高职高专学校并入本科院校或是由专科学校与中职技校合并而成，合并后各校的人事档案集中统一管理。随着合并，大学的人员结构、教职员工的层次变得复杂了，合并后统一管理的人事档案数量和类别也随着教职工人数的增加而增多；由于合并前各学校人事档案的管理部门不同，有的是放在人事部门直接管理，管理档案的人员因为没有档案管理的专业知识和档案整理技能，再加上精力不足，造成整理的档案不够科学、不够规范。纳入集中统一管理后，专职档案管理人员既要保证常规工作的正常开展，又要投入大量的时间和精力对合并过来的档案重新进行规范化整理，档案整理工作任务难免十分繁重。

（2）随着合并大学教职工人数的增多，需要归档的新增材料如教师的培养、读研、访学、进修材料，新任用干部的考察材料，教师每年的专业技术职称晋升材料、师德师风材料，岗位调整变动材料、职务变动、年度考核材料、工资变动材料、学术科研材料等材料的种类和数量越来越多，这样当然就会给人事档案管理人员加大了档案整理工作的压力。

（3）人事档案没有实质性地实现计算机自动化管理。因为人事档案的特殊性质，当前开发出来的人事档案计算机自动化管理软件甚少更谈不上普及使用。目前即使有使用人事档案管理系统的，也只是局限于把个人基本信息（如姓名、性别、出生时间等）录入系统，但是人事档案资料的检索、档案的借阅、查阅利用仍然还是要用人力手工来完成，无纸化管理档案、查阅档案目前只是人事档案人的梦想，更谈不上与组织、人事部门进行信息资源共享。

（四）人事档案范畴的业务培训、交流学习机会甚少。由于缺乏交流学习，档案人员不能及时掌握人事档案管理的新政策和不断推出新的现代化管理知识、技能，只能“闭门造车”“看门守摊”，造成工作效率和质量不理想。

二、人事档案存在的问题

（1）最突出的问题是人事档案材料不齐全。①由于档案意识淡薄，一些教职工在工作调动时、学习深造后没有将应归档的个人资料、取得的学历文凭及时移交给学校人事部门，造成个人档案材料长期分散在个人手中，学历材料缺欠。②由于一些记录干部工作经历的材料如干部工作单位调动、职务提拔升迁、岗位变动等材料欠缺，造成干部的履历衔接不上。③入党材料不完整，如有的缺入党申请书、转正申请书；有的缺政审材料；甚至个别新参加工作的同志干部履历表政治面貌栏填写为“中共党员”，但是档案中未找到入党材料。④由于一些客观因素，档案形成部门不能按时、及时将应当归档的材料移交档案管理部门，致使干部职工的年度考核表、工资变动表、专业技术职称晋升审批表等材料不完善。

（2）有些干部职工在填写自己的出生时间、参加工作时间、入党时间、文化程度、学历学位等信息时由于态度不够严谨、发生前后记载不相同，造成填写的档案材料出现多个年龄，有个别干部在填写“出生年月”方面存在长达2年的时间误差。

（3）干部填写的《干部履历表》，有未加盖供职单位印章就移交归档的现象，没有按正常流程办事。

（4）由于一些档案材料形成的年代不同，材料纸张规格多样化，有16K、8K、A3、A4各种规格的，不符合现行的档案材料、目录统一采用A4纸型的国际标准，造成档案整理困难，档案人员要花费大量时间对不符合用纸规格的档案材料按A4国标进行折叠、修整。

作为大学工作的重要基础之一的人事档案管理工作不应该被忽略。整合后的档案管理存在诸多的问题和困难，大学应该及时对人事档案管理工作存在的问题进行整改，建立相应的人事档案工作领导体制，加大投入，进一步完善、规范人事档案管理工作机制，使人事档案管理水平不断提高，为学校各項工作特别是选人用人干部工作充分发挥基础保障的作用。

参考文献：

[1]张 莉.关于合并高校干部人事档案管理的思考[J].湖北经济学院学报（人文社会科学版），2008（11）.

[2]吕长生.高校合并后档案管理工作研究[J].扬州职业大学学报，2014（4）.