陈曼煜

【摘要】民办高校需要积极推进入事档案信息化的建设和管理工作，基于先进的管理理念，充分利用计算机技术，建立起一套有助于民办高校长远发展，兼具信息共享和资源重组的人事档案信息化管理规范。本文就如何借用现代企业优秀的矩阵管理模式，建立了一套更加灵活、高效的人事档案信息化管理机制进行了研究。

【关键词】新型矩阵 人事档案 信息化

湖北省教育事业发展“十三五”规划进一步明确指出“支持民办高校全面提升教育质量，建设高水平民办高等学校”的目标。民办高校要想确保优质的教学质量，必须拥有一支有实力且相对稳定的师资队伍和管理队伍。目前，民办高校普遍存在师生比例大、从业人员构成复杂、教职工流动性大等现状。如何规范和加强教职工队伍的管理，不断提升自身的办学水平己经成为民办高校能否获得持续发展的关键。其中，人事档案信息化建设就是一个重要环节。

一、民办高校人事档案信息化建设现状

在网络信息化高速发展的今天，档案管理人员己经意识到人事档案信息化建设的重要性，并着力加强人事档案信息化意识，提高人事档案管理的效率，积极开展信息化过程中的各项工作，促使人事档案信息化建设快速有效地开展。目前，民办高校都按照国内外研究人员普遍认为的人事档案信息化建设对策在开展工作：①配置完备的信息化硬件设施，如计算机、打印机、扫描仪、数码摄录机、复印机、服务器、交换器等；②将档案目录与内容进行数字化管理，建立统一的数据格式，实施实体档案盒与数字档案的“双套制”工作模式；③研究开发系统软件，建设和完善档案网络，对于能够上网查询的人事档案信息进行保密定级，如绝密、机密、秘密、内部、公开等级别，对查询者进行网上身份验证，不同身份提供不同级别的信息查询权限，保证档案信息的安全；④加强档案管理工作人员的技能培训，明确责任，不断适应档案管理信息化的新方式。这些工作大多集中于人事档案信息的数字化工作及人事档案信息传输的网络化布局，但几乎不涉及人事档案信息化数据的科学利用及相关管理理论的研究和使用。

二、民办高校人事档案信息化建设引入新型矩阵管理模式的必要性

针对我国民办高校，由于建校时间短，办学经验不足，部分民办高校没有配备专职的人事档案管理人员，甚至没有配置专用的人事档案库房，从而使人事档案工作处于一种无序的状态。因此，人事档案信息化建设工作需要由被动式向主动式转变。同时，随着档案信息化的发展，传统的手工人事档案管理模式己经被数字化管理模式取代，通过计算机软件辅助，已经完成了大部分资料的收集、整理、归类、编目等工作，但仍存在档案查阅困难、信息失真、内容陈旧、自我服务多而社会服务弱等弊端。因此，民办高校需要积极推进入事档案信息化的建设和管理工作，基于先进的管理理念，充分利用计算机技术，建立起一套有助于民办高校长远发展，兼具信息共享和资源重组的人事档案信息化管理规范。

矩阵管理模式最早出现在1979年，瑞典ABB的前身ASEA公司。時任总经理的巴纳维克把公司扁平化，并在公司拓展国际业务时将公司重组为全球矩阵组织而大获成功。接着，这种管理模式在全球普遍流行，IBM、微软等国际巨头，华为、美的、春兰、中联重科等国内知名企业都纷纷实施了矩阵管理并取得了非常大的成功。矩阵管理利用横向及纵向的管理方式，通过跨职能部门的设立，强化彼此间信息的流通，更加灵活、有效地协调各项不同业务的发展。其三大突出优点，即反应更快、资源利用更充分、人才发展更有利，己经被企业管理者普遍认可。民办高校的办学机制一般以市场需求为导向，突破传统办学思维的局限，可以借用现代企业优秀的矩阵管理模式，建立了一套更加灵活、高效的人事档案信息化管理机制。

三、新型矩阵管理模式下的民办高校人事档案信息化建设对策

“矩阵管理”这种先进的模式在民办高校专业建设、教学过程、人才培养中常常以“专项小组”的形式出现，但这种简单的临时建组不足以充分发挥每位教职工的专长，有必要将矩阵管理模式引入人事档案信息化建设，以便更有效地提高民办高校的快速反应机制，适应不断变化的市场需求，扩大学生就业率，实现民办高校特色办学的宗旨。

（1）加强学习，树立全员人事档案信息化建设意识。民办高校应加大宣传力度，让领导层了解档案信息化建设对人才强校的重要作用，转变对人事档案信息化建设的认识，将其纳入学校发展规划，建立人事档案信息化建设的长效机制；让档案管理员增强主人翁意识，积极学习和践行人事档案信息化建设的先进管理理念；让教职工了解人事档案信息化建设与其个人利益息息相关，推进入事档案信息化建设能更好更快地为教职工个人的发展服务。

（2）探索与发展民办高校人事档案信息化管理的新模式，建立基于任务（项目）的横向团队人事档案管理的基本原则、基本内容和基本职责。探索民办高校人事档案信息化矩阵管理模式下的管理制度、工作规范及工作流程。形成普遍适用于民办高校人事档案信息化矩阵管理的实施规范。

（3）优化人事档案管理员队伍，提升业务能力和管理水平。一方面要加强专业人才的引进，改善档案管理员队伍学缘结构，另一方面应定期对现有档案管理员开展人事档案学、计算机技术、网络技术、安全教育等方面的培训，培养一批既懂人事档案管理知识、又懂得信息化建设知识的复合型人才。

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