秦萌萌

摘要：不动产登记工作要坚持服务大局、服务民生的原则，加快实施不动产登记业务档案的扫描，推进数字化建设，建立不动产登记档案管理系统，消除纸质档案安全隐患，切实保障纸质档案和电子数据安全，充分发挥档案利用价值，提高服务效率、服务能力和服务水平。

关键词：不动产；登记业务；档案；数字化

一、不动产登记业务档案数字化的优势

（1）有效保护档案原件。不动产登记业务档案调档利用频率高，许多宗地图纸是采用手风琴式折叠保管的，反复查阅、复印，容易造成折叠部分断裂、污损，影响档案的准确性和分辨率，对档案本身造成巨大损害。档案数字化后，可以通过调阅数字档案来替代直接借阅档案原件，减少了对原始档案的损坏，能够更好地保护档案。

（2）提高档案利用效率。不动产登记业务档案数字化，实现了原始影像信息与业务信息的统一，档案的利用将不会受到时间、地域以及孤本的限制，真正实现了档案资源的信息共享，能够实现异地调阅档案或者数个档案利用主体同时调阅，扩大了档案的利用空间，提高了利用效率，也极大地提升了国土资源部门的服务质量。

（3）整合档案信息资源。一宗土地要经历选址立项到上报审批，再到后期的挂牌、招标、出让，最后到土地使用权属证件的办理等程序。这使得国土资源档案归档周期较长。因此，只有将不同时间段、不同业务部门相互关联的国土业务档案信息进行有机整合，才能如实、完整地展现国土档案信息。不动产登记业务档案数字化，将不同时间段的档案信息通过多媒体、数据以及计算机技术，形成完整有序结构的档案信息库，将档案信息资源有机整合起来，提高国土资源档案现实应用价值。

二、不动产登记业务档案数字化存在的问题

（1）文本档案数量大。目前，许多国土资源管理部门的档案管理还以文本档案为主，电子档案只占很少的一部分，并没有完全实现档案的数字化管理。一般，市级国土资源档案管理部门每年地籍档案的入库量就有1万多宗，建设用地类的卷宗也有四、五百卷，对这些档案进行数字化管理，任务十分艰巨。

（2）“软”、“硬”件需改善。目前，省、市级国土部门纷纷建立了自己的档案管理信息中心，无论是档案室库房、计算机、扫描仪等硬件，还是数字化档案管理软件等方面都有较大改观。但与数字化要求相比，还有较大差距，数据库、与其他部门的信.息共享尚未完全建立，无论是硬件还是软件方面，都还难以有效满足不动产登记业务档案的数字化要求。

（3）复合型人才匮乏。目前，很多不动产登记业务档案管理还没有正式的机构编制，从事档案业务工作的大多是从办公室等综合部门借调的，也有部分离退休人员返聘的，真正的档案专业性人才少之又少，懂档案、不动产登记业务以及信息技术的复合型人才严重匮乏，无论是专业技术还是综合素能都难以满足当前国土资源档案数字化现实需要。

（4）不动产登记档案管理软件差异性较大。笔者研究了不同不动产登记部门使用的档案管理软件后发现，不动产档案管理机构使用的软件差异性较大，在管理对象、采用载体、管理理念等方面都存在着很大的差异。由于各部门管理人员水平、重视程度的不同，导致对不动产档案管理的软件设计、硬件功能、管理流程和管理模式都有所不同，他们对档案数字化管理过程中新技术的应用和软件开发的程度不同。通过对这些不动产档案管理数字化的实际状况的了解，软件在数据采集、系统功能等方面均没有达到国家规定的相关标准。一些不动产登记部门在使用软件的过程中没有即时更新软件动态，发布一些虚假无效的信息，对基础地形图的管理不规范，在信息数据的接收和交换方面存在漏洞。有些部门为了应对统一不动产档案管理软件，防止“倒库”中的信息数据丢失，将旧软件抛弃，重新开发新的档案数字化管理软件，造成了档案管理工作的重复性。

三、有关不动产登记业务档案数字化管理的有效措施探讨

（1）制定严格的规章制度，完善现有的法律法规。面对不动产登记业务档案数字化管理工作中缺乏制度保障的问题，相关管理部门需要及时出台合理的法律法规，明确规范工作职责，做到责任到人，避免责任追究无制度可循；同时有关不动产登记业务档案的数字化管理必须要有统一的评价标准，确保参与相关工作的每个部门的工作达标，避免信息透漏等现象。只有有法可依，有制度可循，不动产登记档案的数字化管理工作才能互惠互通，不动产的登记工作才能顺利开展。

（2）加强领导，加大各登记机构数据信息之间的整合力度，实现数字化的现代管理。要加大各登记机构档案部门之间的整合力度，按照部门岗位职能合理分配任务，使不动产登记业务档案数字化工作落实到位。

（3）做好檔案数字化工作，实现与计算机网络的有机结合。数字化的目的是加快数字化档案信息的利用，在计算机网络环境下进行档案的收集和管理工作是现在不动产登记业务的主要任务和渠道。档案管理所必须首先剔除无用的档案，以鉴定档案开放为主要目标，然后按照需求筛选数字化档案，为数字化信息的实现提供帮助。除此之外，在不动产登记业务档案数字化管理中还要使用统一稳定的管理软件，不断提高工作人员自身的计算机和管理技术，提高专业知识，利用计算机等网络对其进行现代化管理，实现现代化、透明化登记，使登记档案信息的安全性和方便l生有所提高。

综上所述，不动产登记业务档案的数字化管理的重要性以及其现存问题在当代社会尤其显著，我们必须不断加强对此方面工作的改革。在改革过程中，相关职能部门要制定严格、合理的规章制度和规范统一的工作流程，加大各部门之间的协调工作，完善现有工作体制，将信息网络技术应用到此项管理工作中，减少信息透漏现象，提高透明度，为天津市不动产登记工作奠定扎实的工作基础。

（作者单位：浙江合创律师事务所）