郑晓稚　宁柠

[摘要] 医院人事档案数字信息化管理的实行，不仅能完善当前医院人事管理工作中的不足，还能合理有效整合医院人力资源，从而提高医院人事档案管理效率；同时还能获得社会对医院及医护人员的认可和满意，进一步促进医院良好的发展，提升医院的整体管理水平。该文通过探讨医院人事档案管理中传统医院人事档案管理中的弊端与不足、数字信息化管理在医院人事档案管理中的应用等方面，通过对医院人事档案管理与数字信息化技术的整合，使人事档案工作得到根本性改变，不仅为人事档案管理提供更好的服务，还有效地提高医院人事档案管理水平，进一步推动医院发展。

[关键词] 管理；医院人事档案；数字化信息化；应用

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）07（a）-0153-02

数字信息化管理，实际上就是通过网络技术，在管理的过程中实行数据信息化，从而形成一种多元化、整合化的档案管理新模式；也是一种先进、科学、有效的管理方法[1]。数据信息化管理在医院人事档案管理工作中能够及时提供准确有效的信息帮助，最大限度发挥人事档案的价值。同时还能有效提升人事档案管理效率与质量，实现医院人力资源的整合。传统医院的人事档案管理存在诸多管理上的问题，针对这些问题，可将数字化信息技术融入人事档案管理工作中，利用数字化信息人事档案管理的优势进行解决，使人事档案管理工作更节省人力及财力的支出。同时，由于人事档案管理直接关系到医护人员的切身利益，更是涉及医院的健康发展，因此应不断加强对人事档案管理数字信息化在实践中的重视，也为医院的发展做铺垫。

1 传统医院人事档案管理的弊端和不足

1.1 传统人事档案管理方式的不足

传统人事档案管理方式，由于归档方案存在一定局限性，普遍采用一次性方法进行归档，从而导致管理方式较单一。一方面：由于人事档案管理工作正处于改革中，一些相关制度无法及时进行补充与完善。一般的管理档案方法既未对档案进行排序和分类，也未把全部档案集中安置，致使医院的档案保存、查询、使用等方面均出现问题，造成档案凌乱，档案缺失及档案错拿等现象，无法快速找出所需档案资料。另一方面，因档案管理工作的管理意识不全面，使档案管理问题发生不能及时采取相应的措施，从而导致资源配置不合理及管理效率低。这就需要转变传统的管理方式，通过利用数字电子化相关系统软件进行管理，避免档案缺失或丢失的现象，从而加强对档案信息安全的保护。

1.2 档案信息更新过慢及保存时间不长

传统人事档案管理方式，普遍由手工记录，不仅造成工作效率低，而且信息的使用价值也难以完成。而通过现代科技数字信息化的应用后，将电子档案的形式融合一起，使档案数据可以直接输入或输出电脑，从而缩短档案的查询和提取时间，也进一步提高医院相关工作的效率。同时由于传统的档案大多以纸质的形式作为档案记录，除了不利于档案长久保存以外，在更新方面还造成诸多麻烦，致使查找时出现很大的困难。不仅更新率较低，也不利于对档案的保护。

1.3 档案信息的保存不够严密

由于大多医主要资金都用在医疗设备和药品采购方面，没有对人事档案投入一定的资金，使档案信息管理方式得不到根本的改变，导致档案信息无法受到保密性以及专业性的保护，因此，在医院的日常管理中，人事档案管理工作通常不被重视[2]。相对于其他档案，医院人事档案的保密工作更严格要求，因此管理人员更需要在档案管理上进行重点管理。此外，纸质档案更容易损坏，还时常发生信息泄漏等问题，管理中也有一定的难度，这些问题直接影响到人事档案管理的质量，从而导致人事档案管理工作得不到很好的改善。同时落后的人事档案管理工作方式，既降低工作效率，也增加工作失误。基于此，进一步实现医院人事档案管理的数字化信息是必然的。

2 数字信息化在人事档案中的应用

2.1 构建人事档案电子信息平台

所谓的建立电子信息平台，就是将各种不同形式的信息内容，包括图片、语言以及数字数据等，利用数据化信息的形式，通过按步骤、按部门分类进行构建，使医院各部门的资源得到合理的配置，最终实现数字化信息的共享平台[3]。与传统的人事档案相比，应用数字化的管理方式，具有以下优点：①使档案的使用时间更长久。传统的纸质档案保存方式，因更容易损坏，造成档案信息的完整及准确性具有一定的影响[4]。而应用数字化进行管理后，不仅人事档案可以延长保存期限，同时还可避免因外界不可改变的因素造成信息流失的现象，既确保人事档案信息的完整，也使档案信息更准确。②使档案信息的管理工作得到有效提高，极大地提升了人事档案管理工作的效率。传统的人事档案管理方式主要是纸质档案管理，既浪费人力、物力资源，也消耗了一定的管理时间，使工作效率无法提高。随着医院工作人员经验的增加，医护人员的工作也需跟随变动。通过实施数字化信息的技术后，将人事档案信息输入电脑中进行储存，在计算机软件中输入关键词，就可快速找出所需要的档案，从而节约了大量的时间，也提高了工作效率。同时计算机的储存量较大，并且计算的精确度更高、速度也更快，从而取代传统纸质档案[5]。因此，只有对档案进行管理技术更新，才能够更完整、准确地提供人事档案资料，医院工作人员才能够更顺利地开展工作。③有利于加强对人事档案的保密。利用数据化信息科技在電脑中进行加密处理的方式，能最大限度对文件进行保密。

2.2 在人事档案中强化信息、智能管理

随着现代电子信息科技化的不断发展，档案管理人员应转变管理理念，通过引进科学、先进的管理模式，实现医院内部人力资源的整合，达到资源共享，最终发挥资源的作用[6]。因此，首先从管理者出发，积极引导管理人员加大重视人事档案管理工作，医院可对人事档案管理人员进行定期或不定期的相关技能培训或管理知识，从而增强管理人员的管理水平和操作技能。其次，管理人员应不断意识到人事档案资源的重要作用，可对人事档案进行备份，以防信息丢失或者档案库被窃取这样的现象。进一步推行并加强数字信息化、智能化的安全管理方式，运用到管理档案工作中，不断更新医院的相关软件和硬件配置，形成一种高效、实用的人事档案管理体系[7]。这种管理模式既减轻了工作人员的负担，还节约了大量时间，有利于把更多精力转移到完善管理制度和模式上，从而有效提高人事档案管理工作的效率，推进医院人事档案管理信息化的进程。

2.3 加强人事档案的安全防护工作

人事档案资料，作为医院的重要信息资源，应对档案管理人员进行加强安全意识的专业培训，使管理人员对网络的安全隐患有基本的了解，并确保管理人员懂得利用网络各种杀毒软件，使计算机不被病毒侵害，从而有效保护档案的安全。安全性和隐私性是人事档案的特性，电子化的人事档案，能在储存中进行相应的加密处理，使人事档案数据在传输或使用过程中得到安全性的保障[8]。另外，由于管理人员的法律意识薄弱，而人事档案资料又记录着大量的医务人员信息，一旦出现档案信息泄露、丢失或破损等问题，修复的可能性是极低的。通过强化管理人员的安全防范意识，将纸质档案换成电子档案，进行加密处理，可有效避免发生以上这些现象。既提高档案信息的真实及完整性，也进一步促进医院发展。

3 结语

随着现代化科技不断发展与改革，医院之间的竞争也越来越激烈。竞争的实质，实质上就是人才的比拼。由于医院人事档案管理是医院管理中的重要部分，积极推进医院人事档案管理信息化的进程，一方面使医院人事档案的管理适应时代的需要，另一方面还可以提升人事档案资源的潜在应用价值。因此，进一步加强对人事档案信息管理系统的建设，走出一条真正的信息化道路，不断对人事档案管理工作进行优化。在提高医务人员管理水平的同时，也为医院的医疗服务提供有力的支持，并提高社会对医院的认可度。

[参考文献]

[1] 龚太晓.浅谈信息技术在医院人事档案管理中的运用[J].才智，2018（1）：232.

[2] 刘冷杉.数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性分析[J].办公室业务，2018（3）：145.

[3] 王啸天.医院人事档案管理中数字信息化的有效运用分析[J].电子世界，2017（23）：27-28.

[4] 赵海龙.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].信息记录材料，2018，19（2）：238-239.

[5] 刘祥.医院人事档案管理的数字化实现过程研究[J].人力资源管理，2017（12）：413.

[6] 官瑞霞，李冬盎.浅议数字化信息应用在醫院人事档案管理中的重要性[J].中国卫生产业，2017，14（19）：70-71.

[7] 梁华.数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].企业改革与管理，2017（16）：71.

[8] 朱学鹏.浅谈基于大数据下的医院人事档案管理[J].山东档案，2017（4）：44-45.

（收稿日期：2018-04-10）