杨桂湘

摘 要：在我国经济水平及科学技术得到迅猛发展的大形势下，信息与知识已经成为社会运行与发展过程中的重要资源，很大程度上对档案管理工作提出了越来越高的要求。现阶段档案管理工作必须具备更好的信息处理能力及信息储存能力，从而为社会进一步发展提供良好的档案管理服务。本文主要围绕着数字化档案管理的重要性及积极作用、进一步提升数字化档案管理工作质量及水平的有效途径两个主要方面，旨在进一步提升档案管理工作的数字化水平，实现档案服务质量的全面提升。

关键词：档案服务质量；档案管理；数字化；作用；途径

数字化档案已经实现了我国各领域中的普及与全面应用，各行各业的发展与数字化档案有着极为密切的联系，因此，相关工作人员技术研发及数字化管理水平提升的力度，对现阶段数字化档案的应用起到了一定的帮助作用[1]。因为数字化管理工作的展开具有艰巨性及与规模的浩大性，因此，档案管理人员就必须对数字化管理的意义与重要性给予充分认识，解决好档案管理工作中存在的问题，提出相应的解决措施，实现档案服务质量及效率的提升，为社会进一步发展提供良好的服务。

一、数字化管理工作的重要性及积极作用分析

（一）保护档案原件

我国经济水平的提升加上社会各行各业的迅猛发展，很大程度上对档案管理工作的高效率提出了越来越高的要求。加上人类进入到信息社会之后数字化技术得到了广泛应用，档案管理工作也开始趋于数字化发展并且得到了迅速的壮大。数字化档案信息能够有效保存与使用数字化档案副本，有效避免了因为纸质档案的频繁使用而对档案原件起到了良好的保护作用[2]。除此之外，随着时间的推移纸质档案会因为纸质污损及字迹模糊而出现信息无法辨认的现象，数字化档案就能够保持档案信息的完整性。数字化档案可以有效应用现代化技术对纸质图片档案信息给予修复，不会造成因为纸质档案自然老化而出现失真的情况。

（二）节省存储空间并减少管理成本投入

纸质档案文件不论是在存储上还是在管理上都需要足够大的空间，数字化存储技术的应用降低了档案占有的空间，并且扩大了存储量，数字化档案具有较强的通用性与安全性，还能够防止出现纸质档案在存储时出现的损毁等危险。除此之外，因为传统档案管理的文件录入、归类以及存档等环节都必须手工管理，一方面降低了档案管理的工作效率，另一方面还增加了管理工作的问题。数字化档案管理的深入提高了整个工作的智能化，工作人员可以通过智能化的信息检索轻松找到所需要的文件信息资料[3]。因为传统档案在存储方式及存储载体上具有极大的局限性，造成了不同地区的方案信息资料很难实现共享，而数字化档案诞生之后，可以通过互联网平台及信息技术突破时间与空间的限制，推动档案信息实现了异地共享，从而极大的提升了档案信息的传播范围与使用价值。

二、提升数字化管理工作质量及水平的有效途径

数字化档案管理能够有效改善与优化传统档案管理工作中存在的不足与缺陷，但是因为数字化的管理工作展开具有极大的复杂性与长期性，所以相关工作人员积极找准有效的途径与方法展开档案管理工作至关重要。

（一）提升单位内部档案管理意识

因为长期以来档案管理工作并没有引起单位内部的高度重视，大部分工作人员存在错误认识，认为档案管理工作只是简单的对资料信息信息的收集与保存等内容，该工作被排除在单位核心工作范围之外，他们认为档案管理工作并不能为单位创造利益。因此很多档案管理人员在实际工作过程中只是做好信息资料的不泄露与不遗漏，对外调及查询工作十分敷衍，档案管理工作实际上被单位所忽视。数字化档案的衍生与广泛应用增强了单位内部管理人员的工作意识，要求管理人员应当对数字化档案的具体利用给予充分关注，单位内部必须从投资、工作人员配备、设备优化与改良以及制度贯彻等多个方面实现数字化档案工作的进一步完善，为档案管理工作的顺利进行奠定坚实的基础[4]。

（二）建立健全数字化管理制度

单位想要进一步提升自身数字化档案管理的工作质量及效率，就必须积极结合自身的实际发展情况建立健全具有高度科学合理性的数字化管理制度。各单位管理部门应当立足于时代发展趋势并结合实际工作实情，完善与优化现存的档案管理制度，积极构建出十分完善而系统性的方案管理制度，并且在制度实际的运用过程中通过不断的实践与考证，及时发现并提出工作中存在的不足与缺陷，并找准有效措施予以及完善。数字化管理制度主要包含了数字化档案归档制度、档案收集制度以及档案保管制度，还包括数字化档案信息资料保管期限、档案归档范围等相关规定。在管理工作人员的岗位考核内容中应当收纳这些规定与制度，通过这种方式进一步提升管理工作人员的工作责任意识及工作执行力度，保证工作人员能够严格按照相关流程及规定展开档案信息的规范化管理[5]。数字化档案管理在不断的应用及发展过程中必然朝着互联网化、综合服务化、信息化以及市场化的模式转移。

（三）应用先进信息技术构建数字化平台

首先，定制图片、文档、图像、声音等资料的采集准则，进一步规范文书格式，减少无目的的转换，除此之外还要定制与系统相關的其他应用项目的具体准则，确保信息传递与信息共享过程的顺畅性。其次，通过新时期先进信息技术的应用实现数字化平台的全面构建，科学合理的应用互联网技术、多媒体技术以及数据库技术等信息技术，人员信息数据库的建立初期，工作人员可以采用分布式的多媒体数据库展开工作，注意文档储存模式一定要有一定的复杂性，预防在实际工作过程中出现视频、图片等因为数据容量过大而造成调用速率低等多种问题，全面实现管控、更新、调用以及存放等多种功能。

三、结语：

综上所述，数字化管理是一项具有高度复杂性的技术工程，在实际工作过程中呈现出了极大的困难性，所以现阶段与外包服务商进行联合，是数字化档案的发展机遇同时也是挑战。文章首先从保护档案原件、节省存储空间并减少管理成本投入两个部分阐述了数字化管理的重要性及积极作用，之后又详细分析了管理工作水平提升的措施，包含了提升单位内部档案管理意识、建立健全数字化管理制度以及应用先进信息技术构建数字化平台三个方面。

参考文献

[1]徐忠东.流动人员档案管理实证研究——以江苏省S市人才流动服务机构档案管理为例[J].现代交际，，：2.

[2]姚全珠，杨盛泉.基于C/S与B/S混合架构的高校数字化档案管理系统[J].计算机工程与应用，2005，12：206-208.

[3]张仙木.搭建数字化不动产档案管理利用发展平台的有效策略研究——以泉州市为例[J].江西建材，2017，10：282+286.

[4]刘莹.优化民生档案数据库提升民生服务质量——优化民生档案数据库工作之我见[J].城建档案，2017，05：98-99.

[5]夏群佩，彭君波.诉讼档案管理与司法公开：从法院走向社会——以社会公众需求为视角[J].广西政法管理干部学院学报，2013，2806：67-71.